Чем отличается политика от положения. Разница между регламентом и положением. Термины и определения

Регламенты по делопроизводству: самые необходимые и просто полезные

Чем отличается политика от положения. Разница между регламентом и положением. Термины и определения

Регламентировать любой производственный или бизнес-процесс – значит установить правила выполнения этого процесса на уровне внутреннего, корпоративного, законодательства. Сделать это можно при помощи локальных нормативных актов. Какие из них могут действовать в организации и понадобятся в первую очередь, рассмотрим в статье.

Признаки локальных нормативных актов (лна)

В юриспруденции существует понятие «нормативный правовой акт». Нормативные правовые акты высшего, государственного, уровня содержат нормы права, обязательные для всех граждан государства.

Это, например, Конституция РФ, федеральные законы, кодексы, указы Президента.

В отличие от общегосударственных локальные нормативные акты действуют в рамках одной или нескольких организаций и обязательны только для их работников.

Проще говоря, локальный нормативный акт «Инструкция по делопроизводству ООО «АБВ» обязательна только для работников ООО «АБВ». За несоблюдение локальных нормативных актов работники организации могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.

Существенные признаки нормативного правового акта перечислены в п. 9 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.11.2007 № 48 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части». По аналогии можно определить и главные признаки ЛНА. Как и все нормативные правовые акты, они:

  • Издаются в установленном порядке. Каждый ЛНА проходит маршрут от подготовки проекта документа до утверждения его генеральным директором либо специально уполномоченным на это должностным лицом (см. Схему).
  • Содержат нормы и правила, которые могут касаться деятельности организации в целом, ее подразделений (отделов, рабочих групп, комиссий), коллегиальных и других органов, выполнения производственных или бизнес-процессов. При этом есть ЛНА, которые должны соблюдать не все работники. Так, если инструкция по делопроизводству обязательна для всех, то положением об экспертной комиссии руководствуются только члены этой комиссии.
  • Применяются неоднократно. Локальные нормативные акты издаются и применяются неоднократно. Некоторые ЛНА сопровождают организацию все время ее существования. Это, например, правила внутреннего трудового распорядка или положение о защите персональных данных работников.

Лна по делопроизводству: виды и назначение

У всех организационно-правовых документов одна цель – регламентировать какой-либо процесс или явление. Поэтому иногда даже опытным секретарям и делопроизводителям трудно выбрать вид документа для каждого конкретного случая. Попробуем разобраться. Источник всех определений – «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации»[1].

■ Положение – нормативный правовой акт, определяющий статус органа власти, организации, структурного подразделения, коллегиального, совещательного, экспертного, методического или иного органа и (или) устанавливающий порядок выполнения деятельности (работ) определенного вида.

Положение устанавливает, какие структурные подразделения или органы есть в организации, определяет их функции, цели, задачи и ответственность. Положения появляются, когда формируются новые структурные подразделения. Например, вместо канцелярии создаются отдел делопроизводства и Архив.

■ Инструкция – правовой акт, который издается для установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан.

В отличие от положения, которое, прежде всего, отвечает на вопросы «кто?» и «что?», инструкция отвечает на вопрос «как?». В ней подробно и всесторонне описывается все, что касается выполнения того или иного процесса.

■ Регламент бизнес-процесса – нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности органа власти, коллегиального или совещательного органа.

Но в случае с ЛНА чаще речь идет о несколько ином документе, особенно в коммерческих организациях. Тогда под регламентом бизнес-процесса понимается разновидность организационно-правового документа, в котором последовательно описываются все этапы процесса и порядок взаимодействия исполнителей на каждом этапе.

Регламент бизнес-процесса отличается от инструкции способом описания операций. В регламенте они описаны последовательно (от первой до последней), а в инструкции выстроены тематически.

■ Правила – нормативный правовой акт, устанавливающий нормы и требования в отношении предмета правового регулирования.

Основная задача правил – конкретизировать и подробно описать один из процессов, уже утвержденных в инструкции.

Например, в инструкции по делопроизводству правилам ведения электронной переписки может быть посвящен только один абзац.

А самостоятельные правила ведения электронной переписки – это зачастую объемный ЛНА, состоящий из нескольких разделов. В нем процесс создания, отправки, получения и обработки электронных писем описан подробнее.

Если инструкция издается для полноценного описания какой-то из сторон деятельности организации, то правила конкретизируют инструкцию. В них описан не просто каждый шаг, а каждый вдох и выдох исполнителя операции.

■ Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации.

Приказ далеко не всегда является локальным нормативным актом, но вполне может выполнять эту функцию. Здесь будет уместно вспомнить о характерных чертах ЛНА, которые мы рассматривали выше.

Если приказ устанавливает нормы (правила) выполнения процесса, назначает ответственных лиц, применяется неоднократно и обязателен для всех указанных в нем работников, то он может быть признан полноценным ЛНА.

Приказы не описывают порядок выполнения процесса, а фиксируют принятое решение. Например, назначить ответственных за делопроизводство в филиалах или утвердить разработанную систему индексации подразделений.

Таблица 1 поможет определить назначение разных ЛНА и выбрать наиболее подходящий вид документа для каждого случая.

Таблица 1

Виды и назначение ЛНА по делопроизводству

Вид ЛНАНазначение ЛНАПример
ПоложениеОпределяет статус структурного подразделенияПоложение о Службе документационного обеспечения управления
Устанавливает порядок выполнения деятельности (работ) определенного видаПоложение о хранении документов
Определяет статус коллегиального совещательного органаПоложение об экспертной комиссии
ИнструкцияРегулирует одну из сторон деятельности организацииИнструкция по делопроизводству
Регламент бизнес-процессаПоследовательно описывает операции процесса и порядок взаимодействия участников операцийРегламент бизнес-процесса «Контроль исполнения заданий по документам»
ПравилаКонкретизируют уже регламентированный процессПравила отправки и получения почтовой корреспонденции
ПриказФиксирует решение, принятое по процессуПриказ «О назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях»

Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству – центральный из локальных нормативных актов, посвященных ДОУ. Можно, хоть и не рекомендуется, обходиться без положения о службе ДОУ или без регламентов бизнес-процессов делопроизводства.

Но если в организации делопроизводством занимаются хотя бы несколько человек, то соответствующая инструкция просто необходима.

В противном случае каждый участник процессов делопроизводства (то есть каждый работник) будет работать с документами так, как сочтет нужным, опираясь только на свои собственные знания и опыт и считая их единственно верными. Для секретаря это катастрофа. Поэтому без инструкции по делопроизводству не обойтись.

Нормативная база

К сожалению, типовой инструкции по делопроизводству для негосударственных организаций нет и быть не может, потому как они слишком по-разному, хоть и в рамках единых правил, ведут ДОУ.

Общий порядок разработки инструкции по делопроизводству точно такой же, как на Схеме: подготовленный проект документа проходит процедуру согласования и утверждается генеральным директором или уполномоченным на это лицом.

Собственноручно писать инструкцию по делопроизводству с нуля не нужно. Все правила делопроизводства в России прошли проверку десятилетиями и менялись незначительно. Источников для написания инструкции множество. Основными могут стать:

  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации для ФОИВ);

Источник: https://www.profiz.ru/sr/5_2017/poleznye_reglamenty/

Чем регламент отличается от положения: описание и отличия

Чем отличается политика от положения. Разница между регламентом и положением. Термины и определения

Регламент – это технический документ, в котором фиксируется свод правил, которые касаются определенной отрасли. Эти правила могут относиться как к отдельно взятой организации, так и к целому союзу государств.

Положение – свод взаимосвязанных норм, регламентирующих узкую область жизни организации, общества или государства. С их помощью определяется порядок формирования и обеспечения работы учреждения.

Оба этих документа являются техническими и издаются по мере необходимости. Они взаимодополняют друг друга и затрагивают немало пересекающихся вопросов.

Положение создает общую базу для определенной сферы жизни, а в регламенте фиксируются более конкретные вопросы. Регламенту не нужны уточнения.

Что несут в себе данные документы

Положение – в положении регламентируется общие права, обязанности, правила для организации работы определенного структурного подразделения.

Регламент – более точный документ, в котором изложены по порядку все шаги, которые должны выполняться участниками, с заданными сроками, стоит отметить, что все эти шаги и сроки устанавливают для себя сами участники процесса, с целью достижения желаемого.

Положение

Положение – свод норм, регламентирующих узкую область работы учреждения. Положение имеет свою определенную структуру написания, а именно:

  1. Название органа, который выпускает документ.
  2. Гриф утверждения.
  3. Заголовок.
  4. Констатация.
  5. Основной текст.
  6. Подпись ответственного за подготовку документа и дата.

Обязательными к выполнению являются пункты 2 и 5. В некоторых случаях при создании положения пункты 1 и 2 объединяются. Пункт 6 обычно необходим, если подготовку и утверждение документа производят разные люди.

Как правило, заголовок текста положения должен отвечать на вопрос «О чем?». Заголовок к инструкции должен содержать в себе ответ на вопрос «Кого? Или Чья?» В констатирующей части указывается назначение нормативного акта и ответственность, которую будут нести нарушители установленных правил и технологий. Эту часть документа выделяют.

Регламент – документ, в котором определены правила, согласно которым, участники определенного процесса обязуются взаимодействовать в соответствии с требованиями указанными в регламенте. Цель регламента – взаимодополняемая и взаимовыгодная работа сотрудников организации, уравнение их прав и обязанностей. Эта цель достигается за счет четко установленных правил, которые прописаны в регламенте.

Регламент можно рассматривать как своего рода договор, который заключают между собой работники одной организации, для достижения единой цели. Зачастую, работники одной организации идут к единой цели, но разными путями.

Цель должна быть достигнута и именно поэтому участники одного процесса создают регламент, по которому потом и происходит рабочий процесс.

В его разработку включаются все участники процесса, а также потребителя результата данного процесса.

Регламент может корректироваться, в него могут быть внесены дополнения и изменения. Это вполне нормальный рабочий процесс. Бывает так, что изменений и дополнений становится слишком много и тогда следует выпускать новую, обновленную версию регламента.

Регламент имеет достаточно сложную структуру:

  • 1. Общие положения.
  • 1.1. Назначение.
  • 1.2. Область применения.
  • 1.3. Нормативные ссылки.
  • 1.4. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений.
  • 2. Термины, определения и сокращения.
  • 2.1. Термины и определения.
  • 2.2. Сокращения.
  • 3. Описание требований, процессов, методов работы.
  • 4. Ответственность.
  • 5. Контроль.
  • 6. Приложения.
  • 6.1. Классификаторы и справочники.
  • 6.2.Формы и правила оформления документов.
  • 6.3. Схемы процессов.
  • 6.4. Алгоритмы расчетов.
  • 6.5. Таблицы ролей исполнителей процессов.

Главные отличия регламента от положения

  1. Значимость обсуждаемых вопросов. Положение включает лишь общие вопросы, а в регламенте все вопросы рассмотрены более глубоко.
  2. Конкретизация. Регламенты, в отличие от положений, конкретизируют вопросы более точно и в деталях.
  3. . Положение – это круг общих вопросов, а регламент – это правила и требования.
  4. Наличие технических требований. Положение включает поверхностные вопросы, в регламент включены требования и правила.

Источник: https://vchemraznica.ru/chem-reglament-otlichaetsya-ot-polozheniya-opisanie-i-otlichiya/

Искарик
Добавить комментарий