Как написать письмо клиенту с извинениями. Письмо с извинениями от организации пример образец

Образец письма извинения за задержку оплаты

Как написать письмо клиенту с извинениями. Письмо с извинениями от организации пример образец

Образец письма с извинениями клиенту

Пользуясь случаем, благодарим вас за отзывы, которые позволяют нам лучше обслуживать вас и других клиентов.

Эта ситуация не обычна, и эти инциденты не характерны для нас. Мы ценим, что вы понимаете, что иногда происходят ошибки, несмотря на многочисленные проверки и меры.

Нам очень жаль, что это случилось с вами, но будьте уверены, что этого больше не повторится.

Это самое меньшее, что мы можем сделать, чтобы компенсировать причиненные неудобства.

Бесплатная юридическая помощь

Так поставщик показывает свою цивилизованность, способность к конструктивному диалогу. Инфо Кроме того, ему могут помочь изложить свою позицию дополнения в письмо о задержке поставки товара.

Обоснования Письмо будет воспринято лучше, если поставщик в нем указывает:

  1. Также, помимо этого, следует указать дату, к которому числу товар будет у заказчика. Даже если она приблизительная. Сообщения с конкретикой воспринимаются намного лучше.
  2. Гарантии и заверения. Можно указать, что, как только товар появится на складе, он тут же будет отправлен заказчику.
  3. Форс-мажорные обстоятельства. Внимание Если они произошли, должны быть четко описаны в документе.

Есть много способов «подсластить пилюлю». Через кадровые изменения в нашей бухгалтерии оплата осуществлена ??со значительным опозданием. Просим простить нам 6. Переезд нашей бухгалтерии в новый офис вызвал задержку оплаты счетов.

Извинения за нарушение сроков поставки по договору

В каких бы хороших отношениях вы не были со своим поставщиком, стоит помнить, что при возникновении сложных ситуаций, люди могут начать вести себя совершенно непредсказуемо.

Если дело дойдет до обращения в суд, при устных переговорах, у вас не будет никаких доказательств, указывающих на то, что поставщик отказался от выполнения своих обязательств по договору.

Здесь все должно быть официально.

Адресатом указывается полное официальное название организации-поставщика, имя его генерального директора, ниже так же полностью пишутся данные клиента претензия.

Стиль ее написания может быть произвольным, но не панибратским, а только официальным, с изложением конкретных фактов.

Как написать письмо извинение за несвоевременное предоставление товара

И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом 1.

Искренне извиняемся. Вас за вчерашнее опоздание на встречу 2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась 3. Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил.

Внимание Вас напрасно потратить свое драгоценное время 4.

Я был убежден, что наша встреча должна была состояться (дата). Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для.

Инфо В связи с длительными сроками не поставки товара на

Письмо о задержке поставки товара

В этом случае бумагу следует разослать на большое количество адресов.

Например:

  1. «Из-за халатности логистической фирмы, которая предоставляет услуги по перевозке товара».
  2. «Возникли проблемы на таможне.»
  3. «Из-за проблем компании-партнера и пр.».
  4. «Из-за задержек поставок от дистрибьютора».

Если же адресат недоволен (что естественно), то можно указать конкретных виновных в ситуации работников.

Также в свое оправдание можно рассмотреть меры, которые прилагаются для того, чтобы ускорить поставку товара.

Естественно, каждое подобное письмо должно сопровождаться искренними извинениями. Письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.

Если в организации есть такая практика, то ему присваивается собственный номер.

Письмо организации с извинениями о срыве сроков поставки образец

И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом 1. Искренне извиняемся. Вас за вчерашнее опоздание на встречу 2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась 3.

Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил.

Важно Вас напрасно потратить свое драгоценное время 4.

Я был убежден, что наша встреча должна была состояться (дата). Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для.

Вас время 5. Буду искренне благодарен, если. Вы согласитесь на повторную встречу. Прошу простить, что нанес (а).

Вам неприятностей 6. Мне очень неудобно за опоздание на встречу 7. Прошу прощения (простите) за задержку с ответом на.

Одним из обязательных профессиональных качеств менеджера, работающего

Как написать письмо поставщику

3 Если ваше письмо поставщику касается ненадлежащего исполнения им обязательств по контракту, несвоевременной доставки товаров или товаров не того качества, сорта или вида, используйте обороты «Настоящим письмом извещаем вас.», «Сообщаем вам.». Четко пропишите причину, по которой вы не можете принять отгруженный товар.

Обратитесь к контракту или договору-заявке, где указано, сколько единиц и какого именно товара поставщик должен был вам отправить. В этом случае поставщику проще будет исправить свою ошибку. 4 Если ваше письмо касается невозможности оплаты товара в установленные контрактом сроки, уведомите об этом поставщика в максимально мягкой, но в то же время официальной форме.

Используйте обороты «Приносим свои извинения за задержку оплаты.», «В силу сложившихся обстоятельств мы не можем оплатить счета в срок до.». 5 Сообщите контрагенту, в какие именно сроки вы намерены

Образец письма поставщику о том что выплата задерживается

N На N от » » г. О задержке оплаты по счету N Уважаемый !

НапоминаемВамодопущеннойзадержкеоплатыпосчету от » » г. N за поставку комплекта оборудования . Прошло дней после направления Вам счета по факсу.

В соответствии с пунктом контракта N через банковских дней начинается начисление пени за просрочку платежа. Мы надеемся, что Вы незамедлительно решите этот вопрос. Руководитель / (подпись)(Ф.И.О.) P.S.ЕсликмоментуполученияэтогонапоминанияВыуже произвели оплату, примите нашу благодарность.

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится. Вы нашли то что искали? * Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов.

Самый действенный метод – выразить откровенно, какие факторы способствовали задержке и какие меры производятся для того, чтобы ускорить поставку товара и не допустить такой ситуации в будущем.

Источник: http://juristmsk.com/obrazets-pisma-izvineniya-za-zaderzhku-oplaty/

Примеры бизнес-писем (примеры и советы по написанию)

Как написать письмо клиенту с извинениями. Письмо с извинениями от организации пример образец

В профессиональном мире вам часто нужно будет написать деловое письмо.

От подачи заявки на новую работу, написания благодарности, отправки заметки об извинениях или отправки прощального письма при отъезде, существует множество обстоятельств, для которых требуется соответствующее отформатированное письмо.

Ниже вы найдете список примеров деловых писем для разнообразной переписки с занятостью и бизнесом, а также советы о том, как написать подходящее и эффективное деловое письмо.

Используйте эти образцы в качестве отправной точки, когда вам нужно написать собственное письмо.

Примеры бизнес-писем: A-Z List

Письма о апологии
Когда и как извиняться на работе, а также примеры писем с извинениями для работодателей и коллег. Используйте эти буквы, когда вы допустили ошибку, плохо себя чувствовали, пропустили собеседование или в других обстоятельствах, когда вы перепутались, и вам нужно извиниться.

Оценочные письма
Очень часто в обратной связи на работе преобладает негатив. Если кто-то, с кем вы работаете, делает отличную работу, не упустите возможность похвалы и положительных отзывов. Отправка письма – это хороший способ позволить сотрудникам, коллегам, коллегам, клиентам и другим людям знать, насколько вы их цените.

Бизнес Спасибо вам письма
Если кто-то делает вам одолжение или помогает вам в любом случае, всегда помните, чтобы отправить благодарственное письмо. Просмотрите бизнес, спасибо письмам образцов для различных сценариев, связанных с бизнесом и занятостью.

Письмо с отказом от кандидата
Когда вы отвечаете за найм, вам нужно будет сообщить кандидатам на работу, когда они не получат эту должность. Вот пример письма отклонения кандидата для отправки человеку, который не был выбран для задания.

Поздравительные письма
См. Примеры поздравительных писем для новых рабочих мест, новых предприятий, рекламных акций и других связанных с бизнесом начинаний.

Примеры сообщений электронной почты
Хотя часто бывает приятно отправить рукописную или распечатанную заметку по почте, в наши дни это чаще встречается по электронной почте. См. Примеры сообщений электронной почты, относящиеся к бизнесу и занятости.

Письма служащих
Просмотрите примеры писем и писем сотрудников для заявителей на работу, включая письма с рекомендациями сотрудников, письма с предложением о работе, благодарственные письма и поздравительные письма и другие примеры писем.

Письмо о подтверждении занятости
Частным лицам, занимающимся вопросами проверки занятости, часто запрашиваются владельцы, чтобы подтвердить, что лицо работает в компании. См. Информацию о том, что должно быть включено в письмо и образец письма с подтверждением занятости.

Прощальные письма
Примеры прощальных сообщений, позволяющие коллегам, клиентам и вашим соединениям знать, что вы двигаетесь дальше.Отправка прощального письма – это хороший способ обновить людей новыми контактными данными, чтобы вы могли поддерживать связь в будущем.

Письма с запросами
Используйте запрошенные письма для запроса собраний и для изучения возможностей трудоустройства.

Письма с предложением о работе
Примеры писем с предложением о работе, письма о отказе от работы, письма с подписью и другие письма, связанные с предложениями о работе.

Письмо о продвижении по службе
В письме о содействии работе содержится информация о продвижении по службе, включая новый заголовок сотрудника, зарплату и дату перехода сотрудника на новую роль.

Сетевые письма
Пример поиска работы и письма о карьере, в том числе письма с рекомендациями, письма с информацией и сетевые письма.

Письмо с новым сотрудником
Образец приветственного письма для отправки новому сотруднику, а также сведения о информации, которая будет включена в этот тип письма.

Объявление о продвижении
Пример сообщения электронной почты, уведомляющий сотрудников компании о продвижении по службе.

Справочные письма
См. Примеры справочного письма, рекомендательного письма, персональной ссылки, профессиональной справки и академических справочных примеров.

Реферальные письма
Примеры справочных писем, включая письма и сообщения электронной почты с просьбой о направлении, письма со ссылкой на сотрудников, коллегу или знакомых на работу, а также примеры обратных сопроводительных писем и благодарственных писем.

Письма об отставке
Если вы планируете отказаться от работы, просмотрите эти письма с отставкой и примеры электронной почты, которые могут использоваться в различных ситуациях, откладывать уведомление, откладывать на электронную почту и немедленно уходить в отставку.

Письма о выходе на пенсию
См. Примеры с примерами для выхода на пенсию и поздравления.

Письмо о прекращении действия
Образец заявления о прекращении работы с компанией.

Welcome Back Letters
Примеры приветственных обратных писем для новых сотрудников и сотрудников, возвращающихся на работу.

Шаблоны писем Microsoft Word
Когда вам нужно написать письмо о занятости, полезно начать с шаблона. Шаблоны Microsoft Word доступны для резюме, сопроводительных писем, писем об отставке, справочных писем и писем для интервью.

Как написать бизнес-письмо

Бизнес-письмо – это формальный документ с установленной структурой. Как видно из приведенных выше примеров, бизнес-письмо имеет очень определенный формат. Бизнес-письмо включает контактную информацию, приветствие, тело письма, бесплатное закрытие и подпись.

Существуют правила для всего, от того, насколько широкими являются поля письма, к какому размеру шрифта использовать. В общем, разумно держать тело вашего делового письма прямым и кратким.

Объясните, почему вы пишете в своем первом абзаце, укажите более подробно в следующем абзаце и используйте свой заключительный абзац, чтобы подтвердить свою причину написания, поблагодарить получателя за чтение и, возможно, упомянуть о последующих планах.

См. Полное руководство по написанию бизнес-письма.

Источник: https://ru.routestofinance.com/business-letter-examples

Составляем письмо-извинение правильно

Как написать письмо клиенту с извинениями. Письмо с извинениями от организации пример образец

Всем секретарям очень часто приходится составлять различные письма, в том числе и с извинениями.

Оформление текста письма-извинения может стать настоящей проблемой, если не знать правил делового этикета и требований к оформлению.

В данной статье мы подробно рассмотрим, как составить письмо извинение (образцы писем доступны для скачивания) как для организации, так и для клиентов компании.

Из этой статьи вы узнаете:

  • в каких случаях нужно писать письмо-извинение?
  • содержание письма извинения;
  • наглядные примеры оформления писем с извинениями.

В каких случаях нужно писать письмо-извинение?

Понятно, что составлять письмо с извинениями требуется в том случае, когда их действительно требуется принести. Каждая уважающая себя организация должна уметь признавать свои ошибки и исправлять их: это является неотъемлемой частью деловой этики.

Более того, своевременно принесенные извинения помогут сохранить репутацию, важных клиентов или партнеров компании и избежать убытков. Порой именно вовремя отправленное деловое письмо с извинениями может помочь избежать судебных споров и широкой огласки.

Поэтому составлять подобные письма должен уметь каждый секретарь. Причем делать это нужно качественно и искренне.

Когда требуется писать письмо-извинение

  • Нарушение обязательств по договору. Данная причина является одной из самых распространенных. При этом неважно, требуется адресовать письмо с извинениями организации или клиенту: частота нарушений обязательств в обоих случаях примерно одинакова. Однако следует понимать всю серьезность нарушений, вполне возможно, что одних извинений будет недостаточно и понадобится дополнительно отправить подарок, предоставить скидку и т.д.
  • Некорректное поведение сотрудников компании также требует принесения извинений. В данном случае важно понимать, что каждый сотрудник компании является ее лицом и его поведение скажется в целом на репутации всей организации.
  • Форс-мажор. Никто не застрахован от форс-мажорны ситуаций, которые могут отрицательно повлиять на деятельность компании. При этом важно объяснить своим клиентам, что причиной каких-либо проблем являются обстоятельства, которые не зависят от вас.

письма извинения

Официальное письмо с извинениями должно состоять из нескольких абзацев, содержание которых строго регламентировано. Первый абзац письма должен содержать само извинение (одного извинения на все письмо будет достаточно).

Второй абзац полностью описывает причины и проблемы, по которым возникла текущая ситуация, которая и потребовала письменных извинений.

При этом не следует намеренно занижать масштабы события, называя его маленькой оплошностью или недоразумением.

В случае, даже если ваша организация не считает себя виноватой, это не должно быть заметно в письме. В противном случае весь смысл извинений исчезает, а вина так и остается не заглаженной.

Последний абзац необходимо посвятить огорчению и сожалению по поводу возникшей ситуации. Также можно указать меры, которые были приняты, чтобы подобных ситуаций больше не возникало. Письмо с извинениями клиенту (пример представлен ниже) может также содержать информацию о бонусах, предоставленных дополнительно в качестве извинений.

В заключении можно выразить надежду на то, что подобные ситуации больше не возникнут. Более того, можно упомянуть, что ваша компания надеется, что это никак не повлияет на дальнейшие отношения и сотрудничество.

Наглядные примеры писем с извинениями

В данном абзаце мы наглядно покажем, как должно выглядеть письмо с извинениями клиенту (образец) и письмо с извинениями от организации (образец).

Образец письма с извинениями клиенту

Доброго времени суток, ХХХ!

Меня зовут YYY, я – руководитель компании ООО. Вчера случилась проблема: служба доставки, с которой мы сотрудничали на протяжении трех лет, не справилась с объемами возложенной на нее работы.

Не дожидаясь окончания судебных разбирательств, нам пришлось искать новые пути доставить вам заказ. Проблема была решена, а потому заказ уже готов к отправке.

В ближайшее время с вами свяжется оператор и уточнит, когда вы готовы его принять.

Чтобы загладить свою вину, вместе с заказом вам будет доставлен уникальный подарок. Не позднее, чем 15 апреля, заказ и подарок приедут к вам.

С уважением, руководитель компании ООО YYY.

Ниже по ссылке вы можете скачать письмо образец с извинениями клиенту.

Рекомендуем материалы по теме:

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210861-qqq-17-m4-pismo-izvinenie

Письмо-извинение

Как написать письмо клиенту с извинениями. Письмо с извинениями от организации пример образец

Бывает так, что возникает конфликтная ситуация или недопонимание с клиентом/заказчиком. И даже не имеет значения, кто в этом виноват: клиент есть клиент, и, если он недоволен, то будет ать рублем и просто больше никогда не обратится в вашу компанию.

Да еще и расскажет всем вокруг, как плохо у вас с ним обошлись… Поэтому, если ваша компания заинтересована в сохранении хороших отношений с посетителями, клиентами и покупателями, надо уметь извиняться за вольные, невольные и даже несуществующие промахи.

Инструмент для этого – письмо-извинение. 

В ситуации конфликта необходимо как можно скорее сгладить острые углы.

Одним из обязательных профессиональных качеств менеджера, работающего с людьми, является умение предвидеть официальную претензию, текст которой уже бойко составляется в голове пышущего яростью клиента (хорошо, если в адрес организации, а ведь существуют еще УФАС, Роспотребнадзор и другие, не менее приятные, контролирующие органы), и предотвратить ее появление.

Письмо-извинение является одним из самых сложных писем, относящихся к деловой переписке.

Во-первых, крайне сложно удержать равновесие между желанием сохранить неплохие отношения с заказчиком и тем, чтобы ваша компания не «потеряла лицо».

Во-вторых, очень часто автор извинений просит прощения не за свои ошибки, а за оплошность подчиненных сотрудников или вовсе работников другого отела. Но в любом случае – извиняться необходимо.

Когда пишут письмо-извинение?

Направлять письмо-извинение клиенту, по возможности, не дожидаясь претензий с его стороны, желательно в случаях:

— Неисполнения пунктов договора или принятых на себя обязательств.

— Нарушение делового этикета или некорректное поведение сотрудников вашей компании в отношении или в присутствии сотрудников компании клиента/заказчика.

— Форс-мажорные обстоятельства, приведшие к нарушению договора. Да, вы не несете ответственности за массовое отключение электричества в городе, наводнение или землетрясение. Но об этом надо сказать.

Структура письма-извинения

Письмо-извинение – это вид делового письма, поэтому правила его составления и структура не особенно отличаются от правил составления и структуры любого другого письма. Универсальные правила написания деловых писем описаны здесь.

В теме письма не нужно специально указывать, что это именно извинение. Пусть она будет нейтральной: «О поставке по договору №…», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д.

Текст письма-извинения пишется от имени руководителя отдела или, еще лучше, организации. Тем самым демонстрируется, что руководство в курсе проблемы и лично стремится к ее решению. Из этих же соображений лучше обойтись без реквизита «Исполнитель».

Письмо печатается на бланке компании для писем и регистрируется как исходящее в общем порядке.

письма-извинения

Текст письма можно разделить на несколько смысловых частей:

Извинение

Это первый абзац или предложение. Извинения приносятся только один раз в начале письма!

Например:

Уважаемый Александр Олегович!

В связи со сложившейся ситуацией мы хотели бы принести вам свои извинения за действия нашего сотрудника…»

Объяснение причин

В данной части письма вы пишете о причинах, приведших к конфликтной ситуации. Не стоит приукрашивать детали или, тем более, придумывать несуществующие – ни к чему хорошему это не приведёт.

Так же желательно избегать таких фраз как «произошло недоразумение», «небольшая проблема», «случайная задержка» и.т.д.

Даже если вы считаете, что возникшая ситуация действительно является маленьким недоразумением, то стоит подумать о том, что для клиента это может быть большая неприятность.

Например:

Поставка продукции была задержана из-за ошибки, произошедшей в отделе продаж: в заявку по недосмотру был веден неверный код товара.

Выражение сожаления, огорчения

Здесь главное – не повториться и не начать вновь извиняться. Один раз в начале письма это уже было сделано, больше не надо. Цель этой части – дать понять клиенту, что неприятный инцидент – исключение из общего правила.

Например:

Мы крайне огорчены тем, что вам пришлось напрасно потратить время на поездку в наш офис.

Сообщение о мерах, принятых для решения проблемы

Тонкость этого фрагмента письма-извинения состоит в том, что здесь надо избегать будущего времени. Фразы «мы постараемся разобраться», «сотрудники, виновные в этой ситуации, будут наказаны», «меры будут приняты» и.т.д. Пишите так, как будто все это уже сделано. А в идеале так и должно быть.

Например:

С работниками торгового зала проведена беседа о недопустимости некорректного поведения с посетителями. В отношении Симагина П.А. применено дисциплинарное взыскание в виде замечания.

Заключение

Здесь стоит поблагодарить клиента за проявленное понимание, терпение, выразить надежду на то, что подобные ситуации не будут повторяться в дальнейшем.

Например:

Благодарим вас за проявленное понимание и надеемся, что этот инцидент не сможет повлиять на наше давнее и плодотворное сотрудничество.

Случаи, в которых стоит написать письмо-извинение вашим партнёрам или клиентам, могут быть самые разные. Действуя грамотно, вы имеете все шансы получить не недовольного вашими действиями клиента, а лояльного и доброжелательного партнёра.

Image by www.freedigitalphotos.net

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=2760

Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме

Как написать письмо клиенту с извинениями. Письмо с извинениями от организации пример образец

Чем больше известна фирма, тем чаще на контактный адрес поступают различные предложения, причем как от партнеров, так и от компаний, не имеющих с вами деловых связей.

Невозможно посещать все деловые встречи и бизнес-семинары, на которые приходят приглашения. Это понимает не только приглашенный, но и приглашающая сторона, ведь зачастую предложение поучаствовать в мероприятии приходит с массовой рассылкой.

Но не стоит игнорировать подобные письма только потому, что они вам не интересны.

Молчание в ответ на приглашение может быть расценено как оскорбление. Поэтому обязательно нужно выслать корреспонденту то, что утвердит ваш отказ от участия в мероприятии – деловое письмо с извинениями и искренними сожалениями. Грамотно сформулированный отказ позволит сохранить лояльные отношения с адресатом, несмотря на решение пропустить организуемое им мероприятие.

Сложности при написании писем-отказов

Проще всего сформулировать вежливый отказ, если вы не заинтересованы в сохранении деловых связей с адресатом. В этом случае достаточно придерживаться делового тона и опираться на базовые правила по написанию писем-отказов. Если вам пришлось «переписываться» с массовой рассылкой, то задача упрощается еще больше: скорее всего, ваше ответное письмо даже не прочитают.

Но в некоторых случаях написание делового письма превращается в тщательный подбор слов, позволяющих выразить максимум сожаления в рамках деловой лексики. К ним относятся следующие ситуации:

  • Вы переписываетесь с потенциальным партнером, но вынуждены отказать по объективной причине. Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества. Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.
  • Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера. Вам нужно сформулировать отказ так, чтобы передать это понимание, обозначив тем самым заинтересованность в деловом успехе партнера. В то же время, ваши причины должны звучать достаточно убедительно.
  • Вы переписываетесь с «живым» адресатом и знаете, что ваше письмо будет внимательно прочитано. У вас нет объективных причин для отказа от участия, но нет и причин соглашаться. В то же время, вы хотите сохранить расположение вашего корреспондента.
  • Вы переписываетесь с влиятельным игроком вашей бизнес-ниши или представителем популярного издания. Вы вынуждены отказать, но не хотите портить себе репутацию.

Каждая из этих ситуаций потенциально опасна для вашего успеха.

Но аккуратно составленное деловое письмо об отказе от участия в мероприятии поможет честно предупредить о своей позиции, не усугубляя текущего положения.

Возможно, вы не укрепите отношения с партнером таким образом – но вы их и не испортите. Отказы – нормальная практика в деловом мире. Чем раньше вы научитесь корректно их преподносить, тем лучше.

Как оформить письмо-отказ?

Реквизиты любого делового письма с официальным отказом соответствуют обычным реквизитам для делового письма фирмы. Если вы отсылаете письмо по почте или с помощью факса, обязательно придерживайтесь следующих правил:

  • Пишите ответ только на фирменном бланке организации.
  • Убедитесь, что отказ заверен либо генеральным директором, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия.
  • Обязательно зарегистрируйте отказ, чтобы он имел официальную силу.

Если вы отправляете отказ по электронной почте, то большое значение имеет заголовок. Он позволяет составить первое впечатление о письме, и во многом задает настроение от прочтения.

Если вы уверены, что ваш ответ будет прочитан, и планируете дальнейшие деловые отношения с адресатом, то постарайтесь избегать негативных формулировок в заголовке.

Вполне вероятно, что у вашего корреспондента не появится желания открывать письмо с заголовком вида «Отказ от участия в мероприятии», поэтому лучше использовать более нейтральный вариант. Например: «О мероприятии», «Об участии в семинаре» и так далее.

письма с отказом

Чтобы вежливо выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме, необходимо соблюдать все нормы делового этикета. Обязательно начните с обращения, при этом ориентируйтесь на данные, указанные в приглашении. Если вы знаете имя и отчество корреспондента, то можно воспользоваться приветствием вида:

Уважаемый Николай Николаевич!

Бывает и так, что известны только фамилия и инициалы отправителя. В этом случае стоит ограничиться фамилией и принятым в России деловым обращением (господин, госпожа):

Уважаемый г-н Николаев!

Использовать инициалы не следует: это не только неряшливо смотрится, но и невежливо. Если послание было отправлено от имени фирмы и об адресате неизвестно ничего, то используется универсальное «общее» обращение «Уважаемые господа!» Этого достаточно, чтобы выразить уважение при отсутствии других данных.

Даже если вы отвечаете на письмо по электронной почте, позаботьтесь о том, чтобы уведомить отправителя, на какое именно обращение направлен заказ.

Вы можете оформить эти данные двумя способами: либо вынести ссылку на запрос в отдельном реквизите под номером и датой письма (обычно такие реквизиты присутствуют в общих официальных бланках), либо сообщить эти данные в начале обращения. Если вы выбрали второй способ, то письмо должно начинаться со следующих строк:

В ответ на ваше письмо от 01.02.2017 №341 сообщаем, что…

Желательно не сообщать об отказе «в лоб», особенно если данные о письме вы прописали в реквизитах. Первые строки обязательно должны иметь позитивное содержание. Вы можете выразить благодарность за присланное приглашение и отметить уникальные возможности, которые были предоставлены вам адресатом.

Также можно начать письмо с вежливого сожаления о том, что приглашение, несмотря на то, что оно было желанным, по объективным причинам придется отклонить.

Чтобы облегчить себе задачу, можно составить список «универсальных» фраз, которые в дальнейшем можно будет корректировать под особенности ситуации:

Благодарим за крайне интересное предложение, но к сожалению…

Мы очень ценим ваше приглашение и надеемся на дальнейшее сотрудничество…

Спасибо за предоставленную возможность принять участие в…

К сожалению, у нас нет возможности принять участие в мероприятии в связи с…

Указание заинтересованности в партнерстве – обязательный момент. Даже если вы не планируете иметь каких-либо деловых связей с корреспондентом, выразите желание укрепить деловые связи.

Это базовое правило делового этикета: вашего внимания достоин каждый, кто прислал вам письмо с приглашением. Отказ – явление повседневное, и за оскорбление не засчитывается.

Но несоблюдение элементарных норм вежливости может существенно подпортить вам репутацию, особенно если вы будете отвечать таким образом всем деловым корреспондентам.

Проявляйте заинтересованность на каждом этапе. Если к приглашению прилагались дополнительные файлы, отметьте, что ознакомились с ними:

Мы подробно рассмотрели представленное вами предложение…

Мы внимательно изучили представленные документы…

Только после того, как все позитивные посылы, включая благодарность за проявленный интерес, будут выражены, можно перейти к причине отказа. Указать ее необходимо непременно: это показывает вашу заинтересованность в мероприятии, от которого вы отказываетесь, и позволяет лишний раз проявить уважение к корреспонденту.

После соблюдения всех формальностей необходимо закончить на очередном позитивном посыле. Упомяните, что будете с нетерпением ждать дальнейшего сотрудничества (новых мероприятий, возможностей и т.д.). Так вы очередной раз «подсластите» пилюлю отказа и передадите желание сохранить деловые отношения.

Источник: https://buyingbusinesstravel.com.ru/glossary/term/otkaz-ot-uchastiya-v-meropriyatii-v-delovom-pisme/

Искарик
Добавить комментарий