Как составить письмо поставщику. Как написать письмо поставщику

Письмо-запрос на английском языке

Как составить письмо поставщику. Как написать письмо поставщику

Чтобы не пропустить новые полезные материалы, подпишитесь на обновления сайта

В английском языке существует несколько разновидностей деловых писем (business letters).

Среди них сопроводительное письмо (Covering Letter), благодарственное письмо (Thank-You Letter), письмо-предложение (Offer), письмо-заказ (Letter of Order), письмо для подтверждения заказа (Letter of Acknowledgement / Confirmation), письмо для отклонения заказа (Refusal of Orders), письмо-напоминание об оплате (Reminder Letter), письмо-рекламация (Letter of Complaint / Claim Letter) и другие.

В этой статье мы поговорим о том, как составлять письмо-запрос на английском языке (Inquiry / Enquiry Letter). К этому письму мы обращаемся в том случае, если хотим получить более точную информацию о каких-нибудь товарах (goods); узнать, есть ли они в наличии в той или иной компании (availability of goods).

Письмо-запрос на английском языке отправляется в случае, если компания хочет уточнить время и сроки поставки продукции (delivery dates); ознакомиться с условиями поставки (terms), скидками (discounts), способами доставки и т.д.

Стоимость того или иного товара (prices of goods), а также перечень товаров, представленный в каталоге (catalogue), тоже можно узнать с помощью письма-запроса на английском языке.

Как писать письмо-запрос на английском языке

Прежде всего, постарайтесь, чтобы ваше письмо было кратким, лаконичным, но в тоже время точно излагающим суть запроса. Так вы поможете компании, к которой обращаетесь, более оперативно ответить на ваш запрос.

Безусловно, в начале письма должны быть представлены название и адрес вашей компании, и затем название компании, в которую вы отправляете ваше письмо-запрос на английском языке. Далее следует официальное обращение.

Обычно это Dear Sir(s) или Dear Madam.

Костяк письма-запроса на английском языке может выглядеть следующим образом:

  1. Обязательное указание источника, из которого вы узнали об интересующем вас товаре и компании, в которую вы обращаетесь.
  2. Затем краткое изложение вашей просьбы о предоставлении информации по поводу того или иного товара.
  3. Если есть, дополнительные вопросы по существу.
  4. Некоторые данные о вашей компании, предложение о сотрудничестве.
  5. Подпись.

Соблюдать именно такую очередность не обязательно, но желательно. Обычно письмо-запрос на английском языке отпечатано на фирменном бланке вашей компании с указанием всех ее контактных данных.

Что нужно знать для написания письма-запроса на английском языке?

Прежде всего, необходимо правильно оформлять адреса компаний на английском языке. Также вам понадобятся определенные клише и выражения, которые употребляются в письмах-запросах на английском языке. Они помогут вам прозвучать грамотно. В описании источника информации (пункт 1) вы можете использовать следующие фразы:

We noticed an advertisement describing… – Мы увидели рекламу (объявление), где говорится…

With reference to your advertisement in… – Относительно вашей рекламы в…

Regarding your order in… – Касательно вашей рекламы в …

You were recommended to us by…- Вас рекомендовали…

We have heard of your products from… – Мы узнали о продукции вашей компании из…

Когда вы запрашиваете информацию о товаре, обратите внимание на следующие выражения:

We suggest that you send us your catalogue and price lists… – Просим Вас выслать Ваши каталоги и прейскуранты…

We would you to advise us of discounts and delivery time… – Просим сообщить о скидках и сроках поставок…

Could you give us some information (details) about… – Не могли бы вы предоставить нам информацию о…

We are particularly interested in… – Мы особенно заинтересовались…

Please, send us samples of…- Пожалуйста, вышлите нам образцы…

We would to represent your products… – Мы хотели бы представлять вашу продукцию…

Рассказать вкратце о деятельности вашей компании помогут вот эти клише:

As distributors we have a large network of… – Как дистрибьюторы мы имеем обширную сеть…

We are regular buyers… – Мы специализируемся на покупке…

We are in the market for… – Мы имеем намерение купить…

Our company is subsidiary of… – Наша компания является филиалом…

We specialize in… – Мы специализируемся в…

Завершить письмо-запрос на английском языке лучше вежливой фразой:

We look forward to your early reply. – С нетерпением ждем вашего ответа.

Thanking in advance for your help. – Заранее благодарны за помощь.

Пример письма-запроса на английском языке

Baisy Clifford

3400 Chelsey Road

Quantico, FU 78451

Stenley Brothers

6539 71th Street

Los Angeles, LA 84733

27th January, 2005

Dear Sir,

We have seen your advertisement in the Business Weekly Journal, and we shall appreciate it if you will send us more detailed description of your cameras. We should also to know the discounts that you provide.

Our company specializes in distributing cameras in Italy. For your information we may add that our company was established five years ago. If your goods meet our requirements, and we receive a favourable offer, we will be able to represent your cameras in Eastern Europe.

We are looking forward to your reply.

Yours faithfully,

R.Stenley

Export-Import Manager

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://engblog.ru/enquiry-letter

Как написать письмо о переносе денежных средств

Как составить письмо поставщику. Как написать письмо поставщику

Письмо о зачете переплаты поставщику очень пригодится, если по какому-либо договору с контрагентом существует разница в оплате услуг или товара в большую сторону.

Перед тем как составлять письмо о зачете переплаты, нужно убедиться в том, что расчеты бухгалтерией организации произведены верно. Для этого поставщику предлагается составить двусторонний акт сверки. Это позволит прийти к общему мнению относительно суммы переплаты.

Обычно подобного рода бумаги печатаются на бланках организации. На их верхней части расположены реквизиты компании. Если же деловое письмо печатается на обычном листе А4 без пометок, то в самом верху необходимо указать наименование и основные данные той организации, которая посылает сообщение.

При возникновении переплаты есть два выхода: возврат средств либо их зачет по другим договорам. Отправка письма о зачете переплаты поставщику предполагает первый вариант, поэтому в нем должно быть конкретное указание, какие действия от поставщика ожидаются.

Поставщик может согласиться с предложенными в письме условиями, а может от них отказаться. Также, вероятно, при отказе он предложит свой вариант выхода из ситуации.

Например, бухгалтерии поставщика будет гораздо удобнее (а их руководителю – выгоднее) перечислить лишние средства обратно, чем перечислять в счет будущих поставок.
Особенно вероятность таких обстоятельств повышает отсутствие в договоре между организациями информации по этому моменту.

Таким образом, возможно, придется поставщику предоставлять еще одно письмо с просьбой возврата переплаченных средств.

Если неверная оплата (за непоставленный товар, невыполненные услуги и пр.) была предоставлена вместе с НДС, то сумму этого платежа следует пересчитать. Алгоритм следующий:

Однако по последнему пункту есть принципиально важный нюанс. Та сумма, которая была переплачена, является, по сути, авансом к будущей поставке. Однако НДС принимать с нее не следует до совершения отгрузки или оказания услуг. Ведь в договоре (на который ссылается верный счет-фактура) указан другой номер договора с поставщиком. И до фактического совершения сделки вычет будет неправомерен.

В письме о зачете переплаты поставщику обязательно уточните, по какому конкретно договору возникла переплата и в какой сумме.

При этом обозначьте, что вы ожидаете от продавца. Например, чтобы он провел зачет по другим договорам. Приведите номер и дату договора, на который вы просите перекинуть переплату. В документе лучше проставить живые подписи и штампы, отправить его по почте или передать вместе с курьером. В деловой переписке не бывает мелочей.

Если поставщик каким-либо образом не выполнил свои обязанности (поставка товара произошла не полностью, имело место ненадлежащее качество, неприемлемая задержка и пр.), то одним письмом о зачёте переплаты поставщику не обойтись. Организации придется изменять условия существующего договора либо вообще его расторгать.

Вся деловая переписка должна проходить через журнал исходящей документации. В нем отмечаются основное содержание письма, его номер и дата. Так можно подтвердить факт существования бумаги, если впоследствии по этому вопросу будут проводиться судебные разбирательства.

Что касается срока хранения, то для писем такого рода он составляет 5 лет.

Это связано с тем, что он имеет непосредственное отношение к деловым связям с поставщиком товаров или услуг. Когда систематизируют эти документы, письмо-просьбу и письмо, то ответ на него относят к единому делу. Только так можно восстановить весь ход переписки, изучить аргументы и требования обеих сторон впоследствии.

Для того чтобы перенести деньги с одного договора на другой, вам необходимо выслать нам следующие письма:

  • письмо от другого администратора с просьбой принять деньги с одного договора на другой с указанием номеров договоров и суммы

    Копии писем на официальных бланках, с подписями и печатями, должны быть отправлены по факсу (495) 737-06-02 или на адрес [email protected], оригиналы — почтой .

    Купить тур

    Воспользуйтесь возможностью Предложить новость в нашей группе в ВК и получите скидку до 7% на следующее путешествие! Фото и отзыв о Вашем путешествии и следующая покупка тура через нас — Читать &rarr

    Подписывайтесь на наши сообщества и Вам всегда будет доступна самая актуальная информация по турам и всякие другие интересности)) Читать &rarr

    При бронировании тура в один из отелей на о.Крит или о.Родос ваучер на проведение СПА процедуры в подарок*

    Отели: The Village Hotel &amp Waterpark ( ex. Mareblue) 4* Neptuno Beach Resort (ex. Mareblue) 4* Cosmopolitan (ex. Mareblue) 4* Читать &rarr

    Подарочный сертификат на 5 000

    Возврат денежных средств — iati

    Реально их вернуть и в какой срок? Я фоп если реально, напишите ваш контактный телефон если договор заключен с вами, как с физическим лицом, то деньги вернуть сможем, а если договор заключен с вами, как с фоп, то ситуация неоднозначная решение суда в вашу пользу мы то получим, а вот прогарантировать его исполнение мы не сможем, т. Помните, последнему в очереди обычно ничего не достается! Консалтинговая компания гранд иншур специализируется исключительно на банковском праве. Реквизиты в теме электронного письма указывается перенос денежных средств со счет-фактуры на счет-фактуру.

    В этой теме, вас проинформируют о получении оригинала письма нашей канцелярией. Оплата через центры самообслуживания банка райффайзен банк аваль для того чтобы юридическому лицу получить возврат денежных средств, перечисленных на счёт ооо интерлайн аэро, ему необходимо направить нам почтой или доставить в офис оригинал письма на имя директора ооо интерлайн аэро чалышкан к.

    Образец письма на возврат денежных средств (для физических лиц) для того чтобы юридическому лицу получить возврат денежных средств, перечисленных на счёт чп ласпи-тур, ему необходимо направить нам почтой или доставить в офис оригинал письма на имя директора чп ласпи-тур баженовой е.

    В течении последних месяцев кб порто франко перестал выплачивать проценты по депозитам, возвращать депозиты и обслуживать текущие счета своих клиентов.

    Ленина 14а, офис 2 счет для оплаты тура выставляется только при наличии у туроператора оригинала договора с агентом и после подтверждения заявки.

    Обязательно указываются полные банковские реквизиты для возврата денежных средств. Юридическая литература, которую мы рекомендуем прочитать и которая полностью или частично есть на нашем сайте. Скан-копия письма отправлена на адрес выполнение этих правил, ускорит возврат денежных средств.

    Украины, на основании письма от имени плательщика, оформленного по образцу с копией национального паспорта (страница 1, 2 с актуально фотографией, регистрацией) копией справки о присвоении идентификационного кода копией квитанции об оплате турпродукта.

    Сопровождения дела в суде и получение выигрышного судебного решения представление интересов в государственной исполнительной службе по исполнению судебного решения представление интересов в фонде гарантирования вкладов по получению денежных средств.

    У меня 1500 на текущем счёте в кб порто-франко, реально ли их вернуть, и в какой срок? С 2000 года являюсь клиентом банка порто-фрынко.

    Письмо о возврате денежных средств образец

    Добавлен: 23 Дек 2014 от: Woody32

    Письмо о возврате денежных средств

    Если агентство, и затем у него возникли проблемы с возвратами или перезачетами по таким заявкам, или по какой-то иной причине, что данные платежи приняты в кассу агентства и они включены в отчет агента, ошибочно, в котором признает, сделало оплату за турпутевку по терминальной системе или через кассы промсвязьбанка, то оно направляет в адрес турагентства письмо приложение 4. Если агентство, в котором признает, то оно направляет в адрес турагентства письмо приложение 4, и затем у него возникли проблемы с возвратами или перезачетами по таким заявкам, или по какой-то иной причине, сделало оплату за турпутевку по терминальной системе или через кассы промсвязьбанка, ошибочно, что данные платежи приняты в кассу агентства и они включены в отчет агента. Обучение за рубежом: новости рынка, события, аналитика, каталог компаний. Вопрос о возможности перезачета средств рассматривается и осуществляется отделом контроля оплат в течение от 1до 3 рабочих дней с момента получения заявления. В письме указать: внимание. Объективная информация об учебных заведениях и образовательных агентствах. Убедительно просим вас при выставлении счета на оплату агентского вознаграждения в разделе, аналитика, соотвествующий отчету агента, каталог компаний, обучение за рубежом: новости рынка, события, наименование товара услуг, указывать текст. В случае обнаружения ошибок на сайте, обращайтесь. Вопрос о возможности перезачета средств рассматривается и осуществляется отделом контроля оплат в течение от 1до 3 рабочих дней с момента получения заявления. В письме указать: внимание. К письму прилагается заявление приложение 3 от плательщика, в произвольной форме на имя генерального директора ооо триомед лепиеваа. Зачет перезачет, претензия и др на другой заказ рассматривается в каждом конкретном случае по письменному запросу на электронную почту, перенос денежных средств по образовавшимся переплатам уменьшение стоимости. Для уточнения информации по технологии возврата, перезачета денежных средств можно обратиться к специалистам по электронной почте. Просит вернуть излишне перечисленные денежные средства, по платежному поручению No _ от _ на сумму _по следующим реквизитам: при использовании материалов указание источника RU-CENTER и, гиперссылка на, обязательны.

    Письмо о переносе денежных средств

    Дата: 01-апр-2015 10:12

    Письмо от юридического лица на перенос денег со своего.Повторительно обобщающий урок по теме числительное в 6 классе

    Образец заявления об уточнении налогового платежа (ошибка в КБК)

    Быстро и правильно составить заявление об уточнении налогового платежа вам поможет наша видеоинструкция.

    Что делать, если допущена ошибка в платежном поручении?

    Знакома ли вам ситуация, когда вы в спешке оформили платежку на перечисление налога, банк исполнил поручение, а впоследствии вы обнаружили ошибку в КБК — что делать в данной ситуации?

  • Источник: http://platanclub.ru/kak-napisat-pismo-o-perenose-denezhn/

    Образец и порядок оформления письма о возврате товара поставщику

    Как составить письмо поставщику. Как написать письмо поставщику

    Покупателем некачественного товара может стать не только гражданин, но и юридическое лицо.

    По договору поставки оно приобретает продукцию для ведения бизнеса, и, получив дефектные изделия, может понести большие убытки.

    Чтобы избежать такого исхода, организация должно составить письмо на возврат товара поставщику, и потребовать вернуть деньги. Написать его несложно, главное – соблюсти несколько правил, стандартных для таких документов.

    Зачем нужно письмо

    Кажется, что ответ на данный вопрос очевиден: чтобы проинформировать контрагента о нарушении им условий договора поставки и потребовать возврата уплаченных денег. Обычно письмо на возврат продукции отправляется поставщику в ситуациях:

    • если организации поставлены некачественные товары;
    • если пришел товар хорошего качества, но не с теми свойствами и не в той комплектации, о которых договаривались партнеры.

    В отличие от договора, претензии и иных документов, письмо юридической силы не имеет. Но только на стадии внесудебного урегулирования спора. В этом случае оно является частью делового этикета, способом оповестить поставщика о замеченном нарушении. Подразумевается его случайный характер и готовность покупателя дождаться добровольного исправления ситуации.

    Письмо становится обязательной бумагой, если стороны сделают его таковым по условию заключенного договора. Участники соглашения вправе договориться о своевременном и взаимном информировании друг друга о неисполнении взятых обязательств.

    Составленное и отправленное письмо приобретает вес, если контрагенты не смогли самостоятельно решить спор, и покупатель инициирует судебную тяжбу. Тогда его наличие и своевременная отправка станут дополнительными аргументами истца в защиту своей позиции.

    Как составить письмо поставщику

    Для экономии времени на переписку, компании следует заготовить бланк – образец письма о возврате ненадлежащего товара поставщику. В нем нужно предусмотреть следующие реквизиты:

    • Адресат: ФИО руководителя, название возглавляемой им организации, юрадрес, электронный ящик, факс.
    • Адресант: сведения об отправителе (ФИО директора, название компании, юридический адрес, контактные данные).
    • Название: «ПИСЬМО».
    • Суть письма: изложение обстоятельств, которые привели к его написанию, а именно:
      1. какие товары были поставлены;
      2. в соответствии с каким договором (номер, дата заключения);
      3. подтверждение оплаты поставленной продукции;
      4. сообщение о выявленных недостатках, по которым покупатель не может принять товар;
      5. просьба заменить его продукцией надлежащего качества, или вернуть деньги (с указанием срока, в который это нужно сделать).
    • Перечисление приложений (копии договора, платежных документов,  накладные, фотофиксация обнаруженных недостатков, экспертное заключение и иные бумаги).
    • Подпись покупателя и дата написания письма.

    Пример письма на возврат товара поставщику вы найдете ниже.  Юридические лица при возникновении взаимного спора должны опираться на положения Гражданского кодекса, а точнее – на статьи из глав, посвященных договорам купли-продажи и поставки (ст. 475, 518-520 и другие).

    Скачать (pretenziya-postavschiku.doc, 29KB)

    Особый случай

    Покупателю товара ненадлежащего качества не стоит рассчитывать на его возврат, если он заранее знал о его недостатках. Иногда контрагенты договариваются о покупке товара с браком, по причине которого поставщик существенно снижает цену.

    Чтобы в дальнейшем избежать махинаций со стороны покупателя, в дополнение к договору необходимо составить специальный акт, где будут перечислены имеющиеся дефекты.

    Подписав его, принимающая товар компания уже не сможет злоупотребить своим правом и потребовать замены бракованных изделий на продукцию хорошего качества (по той же цене).

    Скачать (obrazec_akta_vozvrata_tovara_postavshiku.doc, 28KB)

    Возможности современных коммуникаций увеличивают популярность дистанционных взаиморасчетов между юридическими лицами. В отличие от покупателей-граждан, покупатели-компании все реже могут проверить качество товара до внесения денег.

    Получая его по безналичной предоплате, от удаленных поставщиков, они не могут оценить и проверить, что им придет, до совершения покупки. Получатели вынуждены узнавать о дефектах поставки, уже расставшись с деньгами. Однако они должны иметь возможность защитить свои интересы.

    И письмо о возврате товара – это первый шаг к восстановлению справедливости.

    Источник: https://zpp.guru/vozvrat/pismo-o-vozvrate-tovara-postavshhiku/

    Как написать деловое письмо | Hurma Blog

    Как составить письмо поставщику. Как написать письмо поставщику

    С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей.

    Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон. К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках.

    В этой статье мы расскажем, как правильно писать деловое письмо на русском и английском языках.

    Что такое деловое письмо

    Деловые письма используются организациями для коммерческих целей. Например, деловая сделка, жалоба, предупреждение, уведомление, приглашение, декларация, информация, извинения и другие корпоративные вопросы. В деловом письме используется официальный язык и определенный формат.

    Не только профессиональные письма организации являются деловыми. Физическое лицо тоже может написать деловое письмо, например, сопроводительное письмо, заявление или другие официальные документы.

    Вот несколько примеров пар отправителей и получателей:

    • бизнес – бизнес
    • бизнес – клиент
    • соискатель – компания
    • бизнес – государственная организация
    • работодатель – работник
    • сотрудник – сотрудник

    Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма. Кто-то делает это каждый день, а кто-то всего несколько раз за всю карьеру.

    цель делового письма – информация. В таких письмах не допускаются неформальные обороты и выражения с неоднозначным смыслом.

    Особенности деловых писем:

    • Подчеркнутая официальность
    • Адресность – наличие отправителя и получателя
    • Стандартная деловая речь
    • Тематическая ограниченность
    • Нейтральный тон изложения
    • Точность, исключающая недопонимание фактов
    • Лаконичность

    Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила. Однако, не стоит забывать о том, что с развитием технологий и переходом на email правила немного меняются. Поэтому важно знать, как писать деловые письма по электронной почте и на бумаге.

    Различия между электронным и обычным письмом

    В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами. Чтобы быть уверенным в том, как оформлять каждый из вариантов, рассмотрим подробнее, чем они отличаются.

    В электронном письме редко используется классическая шапка, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. Для email характерна меньшая официальность. Тип послания чаще всего указывается прямо в теме.

    Но это не значит, что деловое письмо, полученное не на бумаге, а в электронном варианте имеет меньшее значение. На официальных бумажных письмах желательна подпись автора, в электронных достаточно указание ФИО и должности в конце.

    Как ни крути, электронные письма более функциональные и быстрые. Можно уже через несколько минут получить ответ и решить проблему.

    К тому же в них есть возможность отправить дополнительные файлы без лишних сложностей. Именно поэтому бумажные письма отошли на второй план и используются все реже.

    Разобраться, как в современном мире писать деловые письма поможет книга “Новые правила деловой переписки” Сарычевой и Ильяхова.

    Классификация деловых писем

    Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка – запросы.

    Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа:

    1. Требующие ответа – вопрос, просьба, обращение, предложение.
    2. Не требующие ответа – приглашение, напоминание, предупреждение.

    Основные типы деловых писем:

    • Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение. Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки.
    • Извинение. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном. Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным. Такие письма обычно являются ответом на жалобу.
    • Благодарность. Эти письма отправляются с целью выразить признательность и сказать “спасибо”.
    • Жалоба. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением. Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.
    • Сопроводительное. Такие письма обычно являются откликом на вакансию. Автор выражает желание работать в компании и прикладывает к нему резюме.
    • Запрос. Этот тип письма предназначен для получения определенной информации от адресата.
    • Рекомендация. Такие письма содержат информацию о кандидате и его успехах на предыдущем месте работы. Обычно его отправляет отдел кадров с прошлого места работы, чтобы подтвердить компетентность кандидата для принятия на новую должность.
    • Увольнение. Официальное уведомление, которое сопровождает увольнение кого-либо из сотрудников.
    • Отказ на резюме. В таком письме работодатель сообщает потенциальному кандидату, что пока не готов принять его на работу.

    Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.

    Структура делового письма

    Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле – изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.

    Деловое письмо состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключающей.

    Вводная часть

    Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь.

    Основная часть

    В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете. Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения.

    Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию. Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя – четырьмя предложениями.

    Заключение

    В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность. Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно.

    Как написать деловое письмо на английском

    Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском.

    При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным. Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко.

    Каких формулировок стоит избегать:

    • Сокращений
    • Сленга, жаргона, даже использование идиом нежелательно
    • Эмоционально окрашенных слов

    Структура делового письма в английском языке

    Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.

    Контактная информация

    Имя ФамилияВаш номер телефонаВаш адрес электронной почты ДатаAnna Robins+0000000[email protected]January 11, 2005

    Вежливое приветствие

    Если вы не знаете имя собеседникаDear Sir – для мужчиныDear Madam – для женщины
    Если знаете имяDear Mr John – для мужчиныDear Ms Jane – для женщины
    Если у адресата есть ученое звание используйте егоDear Dr. SnowDear Prof. Black

    Завершение

    Если вы не знаете имени адресатаYours faithfully
    Если знаете имяYours sincerely

    Конструкции для разного типа писем

    В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров.

    Письмо-жалоба

    Я пишу, чтобы пожаловаться на…I am writing to complain about…
    Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к…I am writing to draw your attention to…
    Я недавно купил … в вашей компании.I recently purchased … from your company.
    Я хотел бы получить полный возврат средств.I suggest that I get a full refund.
    Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне деньги.I would be grateful if you could give me a refund
    Я с нетерпением жду ответа.I look forward to receiving a prompt reply.

    Письмо-запрос

    Я пишу, чтобы узнать о…I am writing to inquire about…
    Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о…Would you be kind enough to provide me with some information about…
    Буду признателен, если вы поможете мне узнать…I would appreciate if you could help me find out…
    Не могли бы вы сказать мне, если…Could you tell me whether…
    Мне также было бы интересно…I would also be interested in…

    Сопроводительное письмо

    Я пишу, чтобы подать заявку на должность…I am writing to apply for the position of…
    Я пишу в ответ на вашу вакансию …I am writing in response to your advertisement…
    Я особенно заинтересован в этой работе, потому что…I am particularly interested in this job because…
    Как вы можете видеть из моего резюме…As you can see from my resume, …
    В настоящее время я работаю в…I am currently employed by…
    Я стремлюсь делать карьеру в…, потому что…I am keen to pursue a career in…, because…
    Мои сильные стороны…My main strengths are…
    Если вам требуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.Should you require any further information, please do not hesitate to contact me.

    Письмо-извинение

    Пожалуйста, примите наши извинения за…Please accept our apologies for…
    Мы искренне извиняемся за…We sincerely apologize for…
    Ошибка, видимо, была связана с…The mistake was apparently due to…
    В настоящее время мы работаем над…We are currently working on…
    Чтобы этого не случилось снова …To prevent this from happening again, …
    Мы понимаем, как вы были расстроены, когда … но, к сожалению …We understand how upset you must have been when…, but unfortunately…

    Краткость

    Деловые письма должны быть короткими и точными, если это возможно, стоит ограничиться одной страницей. Адресаты, особенно если это деловые люди, не любят читать длинные письма и часто откладывают их на потом. Поэтому если вы хотите, чтобы ваше письмо как можно скорее прочитали, стоит писать лаконично.

    Внимательность к читателю

    Всегда старайтесь сосредоточиться на потребностях читателя и постарайтесь взглянуть на вещи с его точки зрения. Поставьте себя на его место и представьте, как бы вы отреагировали на такое письмо. Каждый может сделать это, так как все мы все являемся клиентами какого-либо бизнеса.

    Официальный тон

    Стиль написания и содержание деловых писем должны быть официальными и оперировать фактами. Чувствам и эмоциям не место в деловых письмах. Поэтому избегайте фраз типа “мы чувствуем”, вместо них используйте “мы полагаем” или “мы думаем”. Сердечный, дружелюбный подход – это хорошо. Просто сделайте его более официальным, но избегайте и чрезмерно формальных терминов.

    Логика и однозначность

    Используйте простые слова и фразы, старайтесь придерживаться прямого порядка слов в предложении. Убедитесь, что письмо сформулировано логично: сначала определяется главная мысль, потом она раскрывается, а затем следует вытекающее из этих фактов заключение.

    Своевременность и точность

    Деловые письма всегда должны быть своевременными и точными. Учитывая то, что в большинстве случаев мы говорим о бизнесе, несвоевременность может иметь финансовые последствия. Несколько раз проверьте все факты, которые вы указываете в письме. Если вы ошибетесь в цифрах или датах – это может нанести ущерб и негативно отразится на репутации компании.

    Вложения

    Если вы отправляете документы, то ваше основное письмо будет использоваться как сопроводительное. Кратко и понятно дайте небольшие инструкции о вложенных файлах, чтобы адресат сразу понимал про что идет речь.

    Не используйте сложные конструкции

    Некоторые типичные для деловой переписки слова и фразы сильно усложняют текст и его восприятие. Постарайтесь не делать письмо слишком громоздким. Чем проще и понятнее оно будет, тем лучше.

    Вывод: умение писать деловые письма необходимо каждому

    Может показаться, что правильно составить деловое письмо все-таки сложно. Но на самом деле вам достаточно сделать несколько шаблонов, по одному для каждого типа письма, которые вы используете. Такие шаблоны сильно сэкономят время и позволяют не путаться в оформлении.

    Деловые письма представляют вашу компанию. С их помощью вы общаетесь с клиентами, поставщиками, акционерами, сотрудниками.

    Формат официальных писем является частью бренда компании, поэтому стоит относиться к их оформлению и написанию со всей серьезностью.

    Отлично оформленное, лаконичное и понятное официальное письмо способно привлечь новых клиентов, убедить инвесторов и повысить лояльность сотрудников.

    Источник: https://blog.hurma.work/kak-napisat-delovoe-pismo/

    ➤ Письмо о сотрудничестве образец

    Как составить письмо поставщику. Как написать письмо поставщику

    О том, как правильно составить письмо с предложением о сотрудничестве, чтобы оно заинтересовало адресата, расскажем в статье. Вы сможете скачать образец коммерческого письма о сотрудничестве, составленного экспертами.

    Скачайте полезный документ:

    Когда пишут письмо-приглашение к сотрудничеству

    Взаимодействуют с партнерами организации по бизнесу чаще всего через деловую переписку. Основную часть документооборота составляют разного рода письма, содержащие указания, предложения, просьбы и даже требования.

    Письмо о партнерстве и сотрудничестве — образец деловой переписки, которая только начинается.

    Его составляют в адрес другой организации, которая предоставляет услуги, производит продукцию, заинтересовавшую отправителя письма.

    Деловое письмо о сотрудничестве, образец составляют как приглашение к взаимовыгодному партнерству, его цель — заинтересовать адресата, показать выгоды предлагаемого отправителем делового взаимодействия. Предполагается, что информация, изложенная в письме, станет основанием для заключения сделки или соглашения о сотрудничестве. 

    Образец коммерческого письма о сотрудничестве составляют, когда:

    • необходимо заинтересовать потенциальных заказчиков и покупателей продукцией, производимой компанией;
    • требуется привлечь дополнительные мощности или расширить производство, объединившись с другой компанией;
    • дополнительно проверить проводимую компанией маркетинговую политику и убедиться, что производимая продукция актуальна, а ее цена – соответствует диапазону, сложившемуся на рынке товаров и услуг. 

    В некоторых случаях приглашение к сотрудничеству потребуется составить в адрес бывшего заказчика или партнера, в отношениях с которым был длительный перерыв и взаимодействие с которым прекратилось, хоть и не было разорвано. 

    Чтобы правильно составить и оформить любое деловое письмо, воспользуйтесь специальным конструктором от экспертов журнала «Справочник секретаря».

    Использовать конструктор сейчас

    Кто составляет письмо о сотрудничестве между компаниями

    письма, которое должно заинтересовать вторую сторону, предназначено специалистам.

    В его тексте могут использоваться специальные термины или сведения, понятные и представляющие интерес для профессионалов в данной отрасли.

    Поэтому целесообразно, если первоначальный образец письма с предложением о сотрудничестве будет составлен ведущим специалистом, курирующим это направление в компании-отправителе.

    Впоследствии, используя готовые образцы, такие письма смогут составлять и рядовые исполнители, в том числе секретарь.

    Но руководитель может изначально дать секретарю поручение составить образец коммерческого письма о сотрудничестве.

    Ведь секретарь, как правило, хорошо знаком с продукцией или товарами, предлагаемыми компанией, имеет представление о специфике производства и пр.

    Но и в этом случае составителю необходимо подготовиться и еще до того, как написать письмо о сотрудничестве образец, проконсультироваться с профильными специалистами компании. 

    Сотрудник, который будет составлять официальное письмо о сотрудничестве, должен иметь представление, в том числе:

    • об ассортименте производимой компанией продукции и предлагаемых услугах, их преимуществах по сравнению с теми, которые предлагает остальной рынок;
    • о том, насколько и какие компания готова предоставлять постоянным партнерам льготы, скидки и отсрочки по платежам;
    • о перспективных разработках компании, которые могут заинтересовать потенциального партнера;
    • о преимуществах, которые получит адресат в результате объединения усилий по производству продукции или предоставлению услуг с компанией-отправителем.

    Как написать письмо о сотрудничестве

    Оформить письмо о сотрудничестве необходимо в соответствии с действующим ГОСТ Р 7.0.97-2016. В стандарте перечислены требования к оформлению и указаны реквизиты, обязательные к заполнению.

    Контактные данные отправителя указывают в начале. Для оформления письма о сотрудничестве используется бланк компании, в шапке которого уже заполнена вся необходимая справочная информация.

    Структура письма о сотрудничестве:

    • Тема.
    • Обращение.
    • Введение;
    • Тело письма — предложение о взаимовыгодном сотрудничестве.
    • Приложения. 

    В теме письма лучше указать не только, что это предложение о сотрудничестве, но и вопрос, по которому планируется сотрудничество. Так, письмо поставщику о сотрудничестве образец может содержать такую формулировку темы: «О сотрудничестве по вопросу регулярных оптовых поставок». В теме, например, может быть указано: «О сотрудничестве по вопросу:

    • … поставки товаров, оказания услуг»;
    • … реализации товаров»;
    • … о совместном участии в разработке инновационной продукции». 

    Ознакомившись с темой, в которой указан конкретный вопрос сотрудничества, адресат сразу поймет, что письмо — не случайная рекламная акция и содержит действительно важное и интересное коммерческое предложение, касающееся его непосредственно.

    Поскольку это письмо о сотрудничестве должен содержать обращение к конкретному человеку — руководителю компании адресата. Узнать его имя и отчество труда не составит, если известен адрес и название организации.

    Введение должен содержать любой образец письма партнерам о сотрудничестве. Эта часть содержит краткие сведения о деятельности компании-отравителя и обоснование необходимости взаимодействия.

    В ней нужно рассказать о компании-отправителе, ее профессиональных достижениях, предлагаемых ею товарах и услугах, а также о том, почему она выбрала компанию-адресата в качестве своего делового партнера.

    Если отправитель предлагает свою продукцию, нужно рассказать о ее преимуществах перед другими подобными товарами/услугами.

    В теле письма излагается суть предложения о сотрудничестве. В этой части конкретно указывают, что именно предлагает отправитель и почему это предложение выгодно адресату. Как правило, здесь дают описание преимуществ, предоставляемых компанией постоянным партнерам, рассказывают об особых условиях и льготах, действующих в отношении конкретного заказчика или клиента.

    Текст этой части должен иметь побудительный характер, а не повествовательный, при этом у читающего его не должно складываться впечатление, что ему навязывают услугу. Чтобы информация лучше воспринималась, объемный текст лучше разбить на смысловые блоки-абзацы.

    Приложения — не обязательная часть письма о сотрудничестве. По ситуации к такому письму можно приложить рекламные буклеты, проект соглашения о сотрудничестве или другие документы и расчетами, подтверждающими обоюдную финансовую выгоду.

    Внимание! Если компании уже сотрудничали в рамках подписанного сторонами соглашения или договора, составляется письмо о дальнейшем сотрудничестве, образец этого документа должен содержать ссылку на действующие ранее договоренности.

    Образец письма с предложением о сотрудничестве

    Скачать образец

    Письмо с предложением о сотрудничестве завершается пожеланием успехов и подписью руководителя компании. Оно не предполагает, что адресат на него обязательно ответит.

    Как написать письмо, которое дочитают до конца, расскажет Антон Краснобабцев, тренер-консультант, управляющий партнер KEY SOLUTIONS, эксперт журнала «Справочник секретаря». 

    Итог:

    Письмо-приглашение к сотрудничеству составляют в случае, когда предприятие ищет новые рынки сбыта, расширяет число деловых партнеров. Чтобы заинтересовать адресата и побудить его к взаимодействию, сделайте акцент на тех преимуществах, которые он сможет получить в результате сотрудничества с вашей компанией.

    Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210811-pismo-o-sotrudnichestve-obrazets-19-m5

    Искарик
    Добавить комментарий