Кто подписывает указ. На подпись или на подписание

Как подписать документ электронной подписью

Кто подписывает указ. На подпись или на подписание

Усиленная ЭЦП дает возможность придавать юридическую значимость любой документации — от квартального отчета в налоговую до заявки на участие в госзакупках.

С ее помощью можно заключать договоры, регистрировать онлайн-кассы, вносить сведения о недвижимости в ЕГРН, обмениваться информацией с ЕГАИС и ГИС ЖКХ, вести документооборот с контрагентами и контролирующими органами.

Расскажем, как подписать документ электронной подписью, воспользовавшись десктопными приложениями и бесплатными онлайн-сервисами. Еще вы узнаете, как настроить рабочее место и где скачать необходимое ПО.

Нужна ЭЦП? Подберем подходящий вид электронной подписи для вашего бизнеса за 5 минут.

Оставьте заявку и получите консультацию.

Как подписать документ ЭЦП

Для ведения документооборота онлайн нужна усиленная ЭП, которую можно оформить только в аккредитованном удостоверяющем центре. Процедура стандартна — выбираете подходящий вариант КЭП или НЭП на сайте, подаете заявку онлайн, приходите с паспортом и пенсионным удостоверением в УЦ, оплачиваете и получаете на руки USB-токен или смарт-карту с личным сертификатом и ключевой парой.

Помимо ключевого носителя, понадобится компьютер или ноутбук с ОС Microsoft Windows, которую поддерживают все информационные системы и торговые площадки. ОС MacOS и Linux также подойдут, но не для каждого портала.

ПК необходимо настроить — установить криптопровайдер (СКЗИ), драйверы для USB-токена или смарт-карты, корневой сертификат и программу для работы с ЭП. Некоторые носители имеют встроенные средства криптозащиты, поэтому могут использоваться без дополнительного ПО.

Для работы с государственными и коммерческими порталами установите в браузере специальные плагины или расширения. Универсального списка программных модулей не существует, поскольку каждая площадка предъявляет свои требования к рабочему месту. Далее расскажем, как подписывать документ ЭЦП, выданными в разных УЦ.

на наш канал в Яндекс Дзен – Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Как подписать документ электронной подписью Контур или Тензор

Вы приобрели ЭП в компании Контур, Тензор или в другом удостоверяющем центре. Что делать дальше? Алгоритм действий зависит от возможностей ключевого носителя и стоящих перед вами задач. Ниже мы пошагово опишем процедуру настройки рабочего места, которую можно автоматизировать с помощью специальных сервисов («Мастер настройки», Контур.Веб-диск и пр.).

  1. Установка драйверов. Чем современнее модель токена, тем проще настроить ПК. Устройства последнего поколения Рутокен ЭЦП 2.0 и Рутокен Lite распознаются Windows автоматически (поддержка CCID), тогда как «старший» представитель линейки Рутокен S может взаимодействовать с операционной системой только при наличии установленных драйверов. Проверить готовность к работе можно по состоянию светодиодного индикатора на корпусе устройства. Если светодиод горит постоянно и не мигает, значит компьютер настроен правильно. Важно: если вы собираетесь использовать Рутокен ЭЦП 2.0 для работы в ЕГАИС, скачайте и установите специальные драйверы с официального сайта производителя «Актив-софт».
  2. Установка криптопровайдера. Второй момент — как подписать документы усиленной подписью Контур или Тензор с помощью СКЗИ. Если вы приобрели Рутокен ЭЦП 2.0, отдельная десктопная программа не понадобится благодаря наличию встроенного криптопровайдера. Если «вшитое» СКЗИ отсутствует, потребуется установка дополнительного ПО. Важно: если на ПК уже установлен криптопровайдер, который не поддерживает вашу КЭП, — удалите его или используйте для работы с носителем другой компьютер. В противном случае может возникнуть конфликт ПО.
  3. Установка модулей поддержки. Некоторые модели токенов распознаются приложениями только при наличии дополнительных программных средств-«посредников».
  4. Настройка браузера. Если вы собираетесь работать с определенной площадкой, узнайте ее требования к браузерным плагинам. В ряде случаев достаточно установить стандартный КриптоПро Browser plug-in (Firefox и Internet Explorer) или CryptoPRO Extension for CAdES Browser Plug-in (Chrome). Но могут потребоваться и дополнительные программные инструменты, например, библиотека Capicom или IFCPlugin.
  5. Регистрация на площадке. Если не планируете работать в информационных системах или участвовать в торгах, пропустите этот шаг. А если планируете, создайте учетную запись и пройдите процедуру аутентификации с помощью усиленной КЭП. Также необходимо установить корневой сертификат УЦ, который требуется для проверки подлинности ЭП.

Подготовка рабочего места завершена. Теперь вы можете вести удаленный документооборот, подписывая файлы разных форматов присоединенными или отсоединенными ЭП. Ниже мы объясним, как подписать электронной подписью документы PDF, Word и Excel и расскажем, как работать с приложениями и сервисами для удаленного подписания документации.

Подберем ЭЦП для вашего бизнеса, установим и настроим за 1 час!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Как подписать электронной подписью документ PDF

Для работы с документацией в формате PDF вы можете  воспользоваться бесплатным онлайн-сервисом, десктопным приложением или плагином КриптоПро PDF. Каждый из этих способов имеет свои особенности, достоинства и недостатки, которые представлены в таблице.

Как называетсяКак работаетНужно ли платитьБесплатный тестовый периодПреимуществаНедостатки
Веб-сервисыКонтур.КриптоРусТендерНеобходимо настроить ПК (Контур.Загрузочный диск). Процесс подписания осуществляется на компьютере, а документация сохраняется в облаке.НетНетОтсутствие абонентской платы и привязки к рабочему местуМожно создавать только отсоединенные ЭП
ПО для компьютераКриптоАРМКриптоПро CSPVipNet CSPМожно выполнять операции в главном окне или через контекстное менюДаОт 14 до 90 днейШирокий перечень функций, позволяет создавать присоединенные и отсоединенные ЭПЛицензия распространяется только на один ПК
Программный модульКриптоПро PDFВыполнение операций через Adobe AcrobatДа (только для Adobe Acrobat, c Adobe Reader поставляется бесплатно)3 месяцаПозволяет работать непосредственно в приложениях AdobeМожет использоваться только на одном ПК, узкий перечень функций, совместим только с ОС Windows

Как подписать ЭЦП документ PDF в Adobe Acrobat

Используя Adobe Acrobat/Reader совместно с утилитой КриптоПро PDF и криптопровайдером КриптоПро CSP, вы сможете выполнять все операции в одном приложении. Модуль совместим с модификациями Standart и Pro версий 8, 9, X, XI, DC.

Бесплатную тестовую версию приложения можно загрузить с официального сайта разработчика. Пробный период составляет 3 месяца, а в дальнейшем вы сможете использовать ПО только при наличии платной лицензии. Еще один вариант — приобрести лицензию Adobe Acrobat, вместе с которой поставляется модуль. Как подписать ЭЦП документ PDF:

  1. Загрузите дистрибутив и инсталлируйте.
  2. Откройте приложение и зайдите в раздел «Редактирование». Кликните «Установки» — «Подписи» — «Подробнее».
  3. Выберите модуль в окне «Установки создания и оформления».
  4. Из вкладки «Инструменты» зайдите в раздел «Формы и подписи». Кликните «Сертификаты».
  5. Нажмите «Поставить цифровую подпись» и укажите тип подписи (видимая или невидимая).
  6. Выделите курсором область размещения ЭП и выберите ключевой сертификат из списка.

Последний шаг — нажмите «Подпись», дайте файлу название и укажите папку, в которой он будет сохранен. Нажмите «ОК».

Есть несколько способов, как подписать документ электронной подписью в Word и Excel — через онлайн-сервисы или десктопные приложения, либо использовать платный модуль КриптоПро Office Signature. Мы рассмотрим последний вариант. Инструкция (на примере Word):

  1. Установите модуль, следуя подсказкам инсталлятора.
  2. Вставьте токен в USB-разъем.
  3. Откройте текстовый файл.
  4. Найдите сертификат в разделе «Цифровые подписи» («Сервисы» — «Безопасность»).
  5. Зайдите в «Файл», перейдите в «Сведения» и кликните «Защитить документ».

В списке выберите «Цифровая подпись», нажмите «Подписать» и введите PIN-код.

Как подписать документ ЭЦП онлайн в сервисах Контур Крипто и РусТендер

Если не планируете покупать лицензию и «привязывать» себя к одному рабочему месту, ведите электронный документооборот бесплатно онлайн. Такую возможность обеспечивает ряд веб-сервисов, в числе которых Контур.Крипто и РусТендер. В облачных приложениях можно создавать только отсоединенные ЭП с расширением .sig.

Сервисы функционально отличаются, к примеру, в Контур Крипто вы можете подписать документ ЭЦП онлайн, а также зашифровать, проверить и отправить его по e-mail. В РусТендер функции шифровки и проверки отсутствуют.

Контур.Крипто:

  • Зарегистрируйтесь и войдите в онлайн-сервис. Скачайте расширение и Диаг.Плагин. Настройка ПК будет выполнена сервисом «Контур.Установочный диск» автоматически.
  • Нажмите «Выберите файлы» и найдите нужный вариант.
  • Выберите КЭП или НЭП из списка и кликните «Подписать».
  • Нажмите «Отправить » или «Скачать все».

РусТендер:

  • Инсталлируйте или обновите плагин (версия 2.0 для пользователей), перезагрузите браузер.
  • Пройдите регистрацию на сервисе РусТендер.
  • Выберите ЭП и файл, кликнув на соответствующие кнопки.
  • И последнее: кликните «Подписать» и «Скачать».



Как подписать документ электронной подписью средствами КриптоПро CSP и КриптоАРМ

Для работы с КриптоАРМ установите криптопровайдер КриптоПро CSP (если отсутствует встроенный), а также личный и корневой сертификаты. Включите «Упрощенный режим» в разделе «Режимы» («Параметры»). Для сохранения настроек параметров используйте профили. Как подписать документ электронной подписью, используя КриптоАРМ и КриптоПро:

  1. Наведите на файл курсор мыши и кликните правой клавишей. Нажмите КриптоАРМ и «Подписать». Запустится «Мастер создания ЭП».
  2. К выбранному варианту можно добавить один или несколько файлов/папок. Можно посмотреть содержимое, нажав «Просмотр».
  3. Выберите кодировку (DER или BASE64), укажите путь к каталогу, при необходимости подключите функцию архивирования. При выборе кодировки ориентируйтесь на требования площадки.

Источник: https://online-kassa.ru/blog/kak-podpisat-dokument-elektronnoj-podpisyu/

Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов

Кто подписывает указ. На подпись или на подписание

Начнем с самого простого варианта — подписание различных гражданско-правовых договоров. Тут в полной мере действует общее правило о том, что договор от лица компании подписывает ее руководитель (ст. 53 ГК РФ). Но при этом директор может делегировать данное право любому другому лицу. Для этого достаточно оформить от лица организации соответствующую доверенность (ст. 185 ГК РФ).

 Обратите внимание, что доверенность можно составить не только на работника организации, но и на человека, который не состоит в штате организации и даже не имеет с ней гражданско-правового договора. Более того, выдать доверенность можно и юридическому лицу.

В этом случае действовать от имени компании сможет руководитель уполномоченной фирмы или назначенное им лицо (также на основании доверенности).

Общие правила оформления доверенности на подписание договоров приведены в  статье 185.1 Гражданского кодекса(заметим, что эти же положения применяются и при оформлении доверенностей для большинства иных целей, например, для налоговых).

Итак, доверенность от имени юрлица выдается в простой письменной форме (за исключением случаев, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости — в этих случаях доверенность придется заверить у нотариуса). Никаких унифицированных форм для доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимые образцы. Утверждать их каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить форму доверенности.

Из обязательных реквизитов для доверенности ГК РФ называет только подпись руководителя организации и дату выдачи документа (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Ни срок действия доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами, но могут включаться в текст документа, если доверитель считает это необходимым.

Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность.

На практике для идентификации в доверенности юридического лица (как доверителя, так и уполномоченного) указывается его организационно-правовая форма, фирменное наименование, ОГРН и ИНН.

А для идентификации физического лица в качестве доверенного — его фамилия, имя и отчество (полностью), дата и место рождения, место жительства, а также данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и данные подразделения, выдавшего документ (наименование и номер)).

Соответственно, доверенность будет действительна только при предъявлении паспорта уполномоченного лица (где, кстати, имеется и образец подписи — именно поэтому в доверенности он необязателен).

Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Если этого не сделать, то она будет действовать ровно один год с момента выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает.

При этом устанавливать срок доверенности в виде события (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает.

При этом устанавливать срок доверенности в виде события (например, получение товара или подписание договора) нельзя, так как такой подход противоречит общим правилам статьи 190 ГК РФ.

 Эта статья разрешает определять срок указанием только на такое событие, которое должно наступить неизбежно, то есть оно не может зависеть от воли и действий сторон (п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).

Резюмируем. Право подписывать гражданско-правовые документы от имени организации можно передать любому лицу. Передача оформляется письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы данного документа не установлено. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.

Подписание кадровой документации

Трудовой кодекс не содержит прямых норм, регулирующих передачу полномочий руководителя организации по подписанию трудовых договоров и иных кадровых документов другим лицам, однако неоднократно упоминает саму возможность такой передачи.

Так, в статье 20 ТК РФ определено, что права и обязанности работодателя в трудовых отношениях могут осуществляться, в том числе, уполномоченными лицами.

При этом сказано, что полномочия таких лиц оформляются в порядке, установленном учредительными документами организации и локальными нормативными актами.

А в статье 57 ТК РФ отмечено, что одним из обязательных условий трудового договора являются сведения о представителе работодателя, который подписал трудовой договор, и основание, в силу которого этот представитель наделен соответствующими полномочиями. При этом какой-либо конкретизации порядка делегирования полномочий эта статья не содержит.

На возможность подписания приказов и других локальных нормативных актов по кадровой тематике не только руководителем организации, но и иным уполномоченным лицом, указывают и подзаконные акты, которые регулируют порядок заполнения первичной учетной кадровой документации. Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв.

постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1; далее — Указания по заполнению унифицированных форм) сказано, что приказ о приеме на работу (форма № Т-1) может быть подписан не только руководителем, но и уполномоченным лицом. Однако в этих Указаниях не оговаривается, как оформить полномочия такого лица, и какие изменения нужно внести в форму № Т-1, если ее подписывает уполномоченное лицо.

К сожалению, Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 17.03.04 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» также не дал ответа на вопрос о том, как оформить делегирование права подписи кадровых документов.

В пункте 12 этого постановления сказано лишь о том, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями.

Другими словами, для того, чтобы передать право подписи кадровых документов, нужно предусмотреть порядок такой передачи в локальном нормативном акте организации или сделать соответствующую оговорку в трудовом договоре, заключенном с уполномоченным лицом.

Однако судьи ВС РФ не уточнили, какими конкретно документами можно подтвердить временную передачу полномочий руководителя, и частности, нужно ли оформлять доверенность на уполномоченное лицо.

Формальных оснований для выдачи доверенности в данном случае нет, поскольку трудовое законодательство не содержит такого требования. Нормы статьи 185 ГК РФ о том, что для делегирования полномочий руководителя издается доверенность, не являются обязтельными при передаче полномочий по подписанию кадровых документов.

Ведь в силу положений статьи 5 ТК РФ трудовые отношения регулируются трудовым законодательством, которое состоит из Трудового кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права.

То есть Гражданский кодекс, содержащий нормы гражданского (а не трудового) права, не является нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения.

Однако суды не всегда признают, что для передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов достаточно издать соответствующий локальный нормативный акт (например, приказ). Зачастую арбитры требуют, чтобы в этом случае на уполномоченное лицо была дополнительно оформлена доверенность (см.

постановление ФАС Московского округа от 09.01.04 № КГ-А41/10211-03). Хотя иногда организациям все же удается отстоять в суде кадровые решения, принятые уполномоченным лицом, которое действовало только на основании приказа (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.03.

09 № А19-7218/07-57-5-52-Ф02-826/09).

Сделаем вывод. Чтобы избежать оспаривания и признания незаконными кадровых решений, принятых уполномоченным лицом, лучше все же оформить на него доверенность. Тем более что это не противоречит законодательству.

Ведь понятно, что уполномоченное лицо, подписывая трудовые договоры, локальные акты и прочие кадровые документы, действует не от своего имени, а представляет интересы организации-работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами Гражданского кодекса.

Поэтому если организация, чтобы избежать рисков, решит оформить доверенность на подписание кадровых документов, то при ее составлении надо учитывать положения ГК РФ о доверенности.

В доверенности, выданной уполномоченному лицу, нужно указать, какие именно действия по «кадровой части» от имени организации оно вправе совершать, и установить срок полномочий.

Также целесообразно отметить, что уполномоченное лицо действует от имени организации не как физическое лицо, а как работник организации, занимающий определенную должность.

Это не позволит ему злоупотреблять предоставленными правами в случае увольнения, а также ограничит сферу деятельности доверенности «территорией» организации, поскольку для подтверждения его полномочий будет необходима информация из штатного расписания компании.

Формулировка доверенности в данном случае может быть такой:

Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице директора Николаева Дмитрия Анатольевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Ивана Дмитриевича (указываются паспортные данные, дата и место рождения, место жительства и т.д.), занимающего должность руководителя отдела кадров Общества с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС»,…

Подытожим. Трудовое законодательство предусматривает возможность передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов третьим лицам.

При этом ТК РФ не дает четкого ответа на вопрос о том, как оформить делегирование полномочий руководителя организации, требуя, лишь, чтобы порядок такого делегирования был зафиксирован в локальных нормативных актах или учредительных документах. Судебная практика зачастую требует дополнительного оформления доверенности.

Поскольку уполномоченное лицо в рассматриваемой ситуации представляет интересы юридического лица, а порядок оформления такого представительства зафиксирован в Гражданском кодексе, то в случае делегирования полномочий по подписанию кадровых документов доверенность оформляется по правилам, предусмотренным этим кодексом.

Как оформляется подпись уполномоченного лица

Отдельно остановимся на особенностях оформления самих документов, завизированных уполномоченным лицом.

Когда представитель действует по доверенности, то «шапка» гражданско-правового договора составляется следующим образом. В качестве стороны по договору указывается организация-доверитель, а дальше оговаривается, что от ее лица действует представитель по доверенности. При этом в текст договора вносятся реквизиты доверенности (дата, номер, если есть).

Подробные сведения об уполномоченном лице (дата, место рождения, место жительства и т.п.) в договоре можно не указывать. Но иногда это лучше сделать. Например, если речь идет о крупных сделках, либо сделках с недвижимостью, которые подлежат регистрации.

Сведения об уполномоченном лице вписываются в договор в точном соответствии с тем, как они указаны в доверенности.

«Шапка» договора, заключенного доверенным лицом от имени организации, может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице Николаева Дмитрия Анатольевича (при необходимости указываются его паспортные данные, дата и место рождения и т.д.), действующего на основании доверенности от 16.09.2019 года…

Несколько иначе оформляется представительство, когда уполномоченное лицо подписывает от имени доверителя односторонние документы, например, заявления, претензии и т.п. В этой ситуации непосредственно рядом с подписью делается надпись «представитель по доверенности» и отображаются реквизиты доверенности.

Что касается кадровой документации, то и здесь порядок оформления подписи доверенного лица зависит от вида документа. Так, при составлении трудовых договоров применяется точно такой же подход, как и при оформлении гражданско-правовых договоров.

То есть в «шапке» трудового договора указывается, что он заключен юрлицом, от лица которого действует уполномоченный представитель. А для подписания уполномоченным лицом иных кадровых документов (например, приказов) можно внести соответствующие изменения в реквизит «подпись» издаваемого документа.

То есть в таком приказе будет указано не «Руководитель организации», а «Уполномоченное лицо», а также добавлены поля для отражения реквизитов доверенности.

Но можно пойти и другим путем. Как уже отмечалось, Указания по заполнению унифицированных форм прямо предусматривают возможность подписания таких форм не руководителем, а уполномоченным лицом. Но при этом никаких оговорок о том, что в этом случае надо изменить реквизит «подпись» самой формы в Указаниях нет.

Поэтому можно сделать следующий вывод: уполномоченное лицо вправе поставить свою подпись в соответствующей графе вместо подписи руководителя. То есть никаких изменений в форму вносить не нужно. А полномочия подписанта в случае необходимости (по запросу работника, трудинспекции, суда и т.д.

) будут подтверждены приказом и доверенностью.

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2016/9/11537

Популярные программы для подписи ЭЦП

Для того чтобы иметь возможность производить электронный документооборот недостаточно просто заказать ЭЦП, необходимо также установить специальное программное обеспечение на компьютер.

Подписать деловые бумаги электронной подписью можно с помощью следующих программ:

  • КриптоАРМ;
  • КриптоПРО;
  • Крипто ТРИ;

Это наиболее популярные программы, используемые для заверения документации. Но пользователи могут применять и другие.

Наиболее часто используется ПО КриптоАРМ. Она имеет простой интерфейс и может использоваться как для заверения, так и для проверки подлинности ЭЦП на других бумагах.

На какие файлы можно поставить ЭЦП

Обычно при применении ЭЦП речь идет о текстовых файлах (отчетности, заявках). Как подписать файл электронной подписью и возможно ли это?

Заверить электронной подписью можно файл любого формата. Как текстовой, так и сканированный или в виде рисунка. Технология заверения одинакова для всех форматов.

К основным ситуациям, когда документы нужно подписать ЭЦП можно отнести:

  • Предоставление отчетности в различные государственные органы (ФНС, ФСС, ПФР и т.д.). В этом случае появляется возможность передать необходимые файлы электронно. Идти и отдавать отчеты лично уже не нужно.
  • Применять ЭЦП при пользовании порталом Гослуг. Этот сервис предлагает пользователя большое количество услуг, который можно получить, не выходя из дома. При использовании ЭЦП их список значительно увеличивается.
  • Подача заявлений и исков в арбитражный суд. Согласно законодательству ЭЦП в данном случае приравнивается к той подписи, которая сделана собственноручно.
  • Внедрение электронного документооборота. Особенно это актуально, когда организация имеет много обособленных подразделений. В этом случае подписание ЭЦП значительно упрощает, и ускорят оборот деловых бумаг. Также можно использовать электронный документооборот при обмене файлами с другими организациями.

Существует несколько видов ЭЦП. Это определено ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Все ЭЦП делятся на три вида:

  • Простая. В основном используется для применения во внутреннем документообороте. Ее подлинность обеспечивается использованием паролей или кодов.
  • Неквалифицированная усиленная. Для нее используется закрытый ключ. Подпись формируется посредством криптографической обработки информации. При ее использовании можно установить, кто подписал файл, и определить имел ли место факт внесения изменений в документ.
  • Квалифицированная усиленная. Отличается от неквалифицированной тем, что для шифровки подписи используются методы криптозащиты, которые имеют сертификат ФСБ. Такая подпись может создаваться только организациями, которые имеют соответствующую аккредитацию для такой работы.

Получатель файла с ЭЦП может проверить подпись. Это можно сделать с помощью данных из самого подписанного документа. Либо произвести проверку по специальному справочнику.

При проведении процедуры проверки определяется, действительна ли подпись и соответствует ли она открытому ключу и документу. Если в ключ или файл вносились изменения после подписания, то результат проверки будет отрицательным.

Проверка ЭЦП позволяет обезопасить электронный документооборот.

Как поставить в КриптоАрм

Рассмотрим, как подписать электронной подписью документ Word с помощью программного обеспечения КриптоАРМ.

Для этого нужно произвести следующие действия:

  • Установить программное обеспечение и его компоненты.
  • Найти файл, который нужно подписать и нажать на его ярлычок правой кнопкой мыши (то есть сам файл не открывать).
  • В появившемся меню выбрать пункт КриптоАРМ и нажать на него.
  • В появившемся списке выбрать пункт «Подписать».
  • После этого открывается Мастер создания электронной подписи, который предлагает пройти несколько шагов.
  • Выбираем необходимые файлы. Документ, с которого мы начинали подпись уже присутствует в списке, но можно добавить еще файлы.
  • Нажимаем кнопку «Далее».
  • В следующем окне нужно выбрать формат подписи и снова нажать кнопку «Далее».
  • Выбираем параметры подписи. Здесь нужно указать прикрепить ли ее к самому документу или сохранить в отдельном файле. Нажимаем кнопку «Далее».
  • Выбираем нужный сертификат и снова нажимаем кнопку «Далее».
  • В следующем окне проверяем все параметры заверения и если все правильно нажимаем кнопку «Готово».

Программа КриптоАРМ позволяет создать шаблон с выбранными параметрами, чтобы в дальнейшем использовать его не проходя процедуру установки параметров.

Как подписать файл PDF электронной подписью c помощью программы КриптоАРТ? Нужно пройти такую же процедуру, как и в случае с текстовым документом. Данное программное обеспечение также позволяет одновременно подписывать разные форматы документов. Для этого их нужно добавить в окно Мастера создания подписей.

Как поставить в КриптоПРО

Теперь рассмотрим, как подписывать файлы электронной подписью с помощью другой программы – Крипто ПРО.

Для этого на компьютер необходимо установить следующее элементы данного программного обеспечения:

  • КриптоПРО CSP;
  • Корневой и личный сертификаты;
  • Библиотеку Capicom.

После того, как данные элементы установлены на компьютер нужно убедиться, что для подписи документа используется самая новая версия программы.

Как подписать PDF файл

Пошагово процедура полписания такого документа выглядит следующим образом:

  • Открываем нужный документ.
  • Выбираем пункт меню «Инструменты» и нажимаем на него.
  • Находим подпункт «Сертификаты», выбираем его.
  • Далее выбираем пункт «Поставить цифровую подпись».
  • После этого нужно будет выбрать область на самом документе, где она будет проставлена.
  • Затем в появившемся окне выбора цифрового удостоверения отмечаем нужное и нажимаем кнопку «Продолжить».
  • После этого программа покажет, как будет выглядеть подпись на документе. Если ошибок нет, то жмем кнопку «Подписать».
  • На экране появляется сообщение о том, что подписание прошло успешно.

Как подписать файл Word

Текстовый документ подписывается следующим образом:

  • Открываем нужный документ;
  • Выбираем пункт меню «Файл».
  • Затем выбираем подпункт «Сведения» и выбираем функцию «Добавить цифровую подпись (КриптоПРО)». Если данная функция отсутствует, это значит, что данная программа не установлена на ПК.
  • После этого отмечаете необходимую ЭЦП и нажимаете ярлык «Подписать».
  • После подписания в пункте меню «Сведения» можно увидеть информацию об этом.

  Обратите внимание!

После того, как текстовой файл подписан ЭЦП в него нельзя вносить правки. Если это необходимо, то нужно удалить подпись, внести изменения, а затем подписать заново.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/102823-kak-podpisat-dokument-elektronnoy-podpisyu

Искарик
Добавить комментарий