Нумерация исходящих писем в делопроизводстве. Помощь: Правила регистрации исходящих документов. Журнал регистрации исходящих документов: как исправлять ошибки

Книга регистрации входящей и исходящей корреспонденции – Юридический справочник

Нумерация исходящих писем в делопроизводстве. Помощь: Правила регистрации исходящих документов. Журнал регистрации исходящих документов: как исправлять ошибки

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов

Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:

  • Различные рекламные листовки;
  • Ознакомительные материалы;
  • Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция.

Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.

Его предназначение

Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность

  • Упростить работу по обработке и учету корреспонденции;
  • Ускорить срок выполнения указаний руководителя;
  • Повысить дисциплину и производительность труда в организации.

Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции. В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:

  • Входящих документов;
  • Исходящих документов;
  • Для внутренних документов.

Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет.

Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом:

Форма

Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации.

Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради.

 В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала здесь.

В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы:

  1. Порядковый номер входящего или исходящего документа;
  2. От кого получен документ или кому отправлен;
  3. Направленность документа (судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.д.);
  4. Ответственный исполнитель документа;
  5. Примечание.

Правила и требования по заполнению

  • Для начала нужно заполнить титульный лист журнала. Если на вашем предприятии ведется отдельный учет входящих и исходящих документов, то на журнале обязательно нужно указать направленность учета. Например, журнал учета входящих документов или журнал учета исходящих документов.
  • Также здесь указывается дата начала записей, и оставляется графа для даты окончания журнала. Ее заполняют обычно 31 декабря текущего года, чтобы с начала года начать новый журнал, или фактической датой окончания журнала, если предприятие закрыло свою деятельность.
  • Графа «Ответственный сотрудник за ведение журнала» тоже должна быть заполнена соответствующим образом.
  • Страницы в журнале необходимо пронумеровать.
  • После того как будет подписан документ руководителем или другим ответственным сотрудником, его можно регистрировать в журнале.

В случае, когда это входящие письма или документы, то при их регистрации в журнале должна быть поставлена отметка на документе о его принятии. В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале.

Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео:

Исправление ошибок

Все мы люди и можем ошибаться. И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера. Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку. Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить.

  • Например, если оказалось, что допущен пропуск порядкового номера документа, и после номера 125 идет регистрация номера 225, нужно внести соответствующую запись в журнал. Эта запись может выглядеть таким образом: «Пропущены номера со 126 по 224. Делопроизводитель Соловьева В.А». Обязательно подпись ответственного за ведение журнала работника и печать предприятия. Подобная ошибка может быть сделана механически только в том случае, если вы до сих пор заполняете документ вручную. При оформлении журнала электронным способом, такая ошибка невозможна, так как там порядковые номера устанавливаются автоматом.
  • Если письмо оприходовано неверно. Например, секретарь случайно записал в журнал сведения о поступившем письме, поставил номер и свою подпись. А через некоторое время оказалось, что письмо ненужно было регистрировать. В этом случае, чтобы не нарушать нумерацию стоит сделать запись под следующим номером о том, что предыдущая запись была сделана ошибочно. Таким образом не будет нарушен порядок регистрации писем.
  • Аналогичным образом можно фиксировать и другие ошибки, допущенные при регистрации входящих и исходящих документов.

Чтобы не допускать подобных недоработок в будущем будьте внимательнее при заполнении. Ну, а если случился такой казус, первым делом не паникуйте и не торопитесь. Оцените ситуацию и выберите подходящий вам вариант исправления ошибки.

От правильной регистрации входящих и исходящих документов и тщательного заполнения журнала порой зависит порядок и на предприятии. Если при проверке контролирующими органами окажется, что у вас безупречный порядок в документах, к вам будет лояльное и уважительное отношение.

Образец заполнения журнала регистрации входящих и исходящих документов 

Сроки хранения

После того как журнал будет закрыт, его хранят в архиве предприятия в течение 3-5 лет (те же 5 лет хранятся и такие документы как журнал кассира-операциониста, журнал учета рабочего времени, журнал учета проверок органами государственного контроля, учета бланков строгой отчетности, и журнал проверок осуществления воинского учета. Но есть документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего времени. Это касается основной работы предприятия, кадровых документов и т.д.

В этом случае стоит вести отдельный учет постоянных документов в другом журнале. Это относится как к ручному заполнению, так и к электронному.

Как правильно прошивать такой журнал и другие документы, расскажет этот видеоролик:

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/zhurnaly/registratsii-vhodyashhih-i-ishodyashhih-dokumentov.html

Как вести журнал входящей корреспонденции

В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции. Для этих целей на предприятиях заводят специальный журнал, в который заносят сведения обо всех поступающих письмах и других документах. Как правильно вести такой журнал, рассказывается в данной статье.

Прием поступающих документов осуществляет секретарь или делопроизводитель. Всем письмам присваивается регистрационный номер, они сортируется и передаются адресатам.

Некоторые современные предприятия ввели у себя систему электронного документооборота. Однако программное обеспечение для этого нововведения установлено пока еще не во всех организациях, в связи с чем поступление новых писем регистрируется в отдельном бумажном журнале. Данная процедура – неотъемлемая часть системы управления любого предприятия.

Журнал входящей корреспонденции

Журналом входящей корреспонденции называется специальная тетрадь, в которой фиксируется факт поступления корреспонденции и приводится информация о ее последующем распределении по организации.

Тетрадь может иметь обычную бумажную форму или электронную. Право выбора способа ведения журнала остается за руководством компании.

Электронные журналы дают больше возможностей для систематизации и поиска информации, в связи с чем они стали приобретать все большее распространение.

Регистрация входящей корреспонденции производится в день ее поступления в канцелярию или секретариат организации. Книга учета входящей корреспонденции служит для облегчения и формализации процесса регистрации поступающих писем.

Справка

Основными функциями данной книги являются:

  1. Регистрация, учет и дальнейшая обработка поступающей корреспонденции;
  2. Оперативная реакция на требования руководства;
  3. Осуществление контроля за работой с письмами сотрудникам организации;
  4. Выдача справок по входящей документации.

Источник: http://allelets48.ru/kniga-registratsii-vhodyaschey-i-ishodyaschey-korrespondentsii/

Документооборот как нумеровать исходящие письма

Нумерация исходящих писем в делопроизводстве. Помощь: Правила регистрации исходящих документов. Журнал регистрации исходящих документов: как исправлять ошибки

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота.

Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу. При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

Важно Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера.

Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный.

Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи.

По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа.

10 любимых ошибок в управлении документами

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации.

Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами.

Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале.

Однако такой подход ошибочен.

■ Исправляем. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов – совсем другие (Таблица 1).

Трудно сказать, как удается секретарям, совершающим эту ошибку, помещать два совершенно разных набора сведений о документах в одну и ту же регистрационную форму. Во-вторых, документы даже одного вида, например поступающая корреспонденция или исходящая

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов.

Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря.

Инфо Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #4[45202] 23 апреля 2009, 13:40 Как вариант — да.

Нумерация исходящих писем и приказов

По материалам форума.

— Добрый день коллеги! Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама.

— Регистрация начинается с первого номера.

— То есть получается так: 11.01.08 № 01? — Порядковый регистрационный номер присваивается, начиная с номера 1, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей: — порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года; — номера дела по номенклатуре дел. Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой: — для входящих документов: 218/08-17,

yurburo61.ru

Исходящий номер формируется следующим образом.

Сначала укажите номенклатурный номер папки, в которой хранятся копии исходящих писем.

Запечатайте первый экземпляр письма (без виз согласования) в конверт и оправьте адресату.

Копию документа подшейте в соответствующую папку-дело. При проверке специальными сервисами Вашего сайта на наличие нежелательных исходящих ссылок, можно обнаружить, что их очень много и Вы их не ставили.Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.

Важно Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании.

Нумерация исходящих писем в делопроизводстве.

Помощь: Правила регистрации исходящих документов. Журнал регистрации исходящих документов: как исправлять ошибки

Такой журнал должен заполняться в каждой или на . Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия.

Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:

  1. Различные рекламные листовки;
  2. Ознакомительные материалы;
  3. Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция.

Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.

Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность

Некоторые секреты входящих документов

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне.

На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов.

Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.

На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами.

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково

Журнал регистрации исходящих документов

7037 , образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации.

В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам.

Источник: http://pdd5.ru/dokumentooborot-kak-numerovat-ishodjaschie-pisma-58747/

Журнал регистрации входящих и исходящих документов образец скачать – Законники

Нумерация исходящих писем в делопроизводстве. Помощь: Правила регистрации исходящих документов. Журнал регистрации исходящих документов: как исправлять ошибки

Breaking News

Home / Трудовое право / Журнал регистрации входящих и исходящих документов образец скачать

Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания. Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте.

В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить. Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек.

При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек. Электронная Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel.

Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

  1. Порядковый номер входящего или исходящего документа;
  2. От кого получен документ или кому отправлен;
  3. Направленность документа (судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.д.);
  4. Ответственный исполнитель документа;
  5. Примечание.

В некоторых случаях еще можно добавить графу «Куда отправлен документ».

Здесь указывается отдел или офис, куда был перемещен документ после его регистрации в журнале.

Важно

Оформление документа Правила и требования по заполнению

  • Для начала нужно заполнить титульный лист журнала.

Если на вашем предприятии ведется отдельный учет входящих и исходящих документов, то на журнале обязательно нужно указать направленность учета.

Внимание

Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.

  • Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
  • Завершаться визой руководства.

В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц.
Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа.

Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа.

Образец журнала регистрации входящих документов

При отсутствии в организации СЭД можно вести журнал регистрации с помощью таких программ, как Word или Excel.

Регистрация входящих и исходящих документов образец Необходимо понимать, что журнал регистрации исходящих писем должен иметь такой же срок хранения, как и сами письма, зарегистрированные в нем.

Как правило, срок их хранения не превышает 3-5 лет, однако, существуют исключения.

Так, приказы по основной деятельности и кадровые документы имеют постоянный срок хранения, что подразумевает и наличие постоянного срока хранения у журнала регистрации.


Чтобы избежать путаницы и не хранить большое количество журналов в архиве, рекомендуем завести отдельный журнал регистрации для исходящих документов с постоянными сроками хранения.

В данном журнале будут регистрироваться только те документы, срок хранения которых является постоянным.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно

Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.

Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту.

Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов.

В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.
К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Его предназначение Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность

  • Упростить работу по обработке и учету корреспонденции;
  • Ускорить срок выполнения указаний руководителя;
  • Повысить дисциплину и производительность труда в организации.

Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции.

В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:

  • Входящих документов;
  • Исходящих документов;
  • Для внутренних документов.

Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет.

Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом: Форма Они не имеют официально утвержденной формы.

Источник: http://advokat55.com/zhurnal-registratsii-vhodyashhih-i-ishodyashhih-dokumentov-obrazets-skachat/

Журнал регистрации исходящих документов образец скачать

Нумерация исходящих писем в делопроизводстве. Помощь: Правила регистрации исходящих документов. Журнал регистрации исходящих документов: как исправлять ошибки

В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации.На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и оформить документ в целом.Порядок составления и утверждения номенклатуры дел был рассмотрен в предыдущей статье.

Вы можете скачать представленный пример номенклатуры дел коммерческой организации, которая не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива.С помощью приведенного образца номенклатуры дел организации вы теперь имеете возможность составить и правильно оформить свой вариант.

Это может быть отчет по этому вопросу, переписка и т.д.Осталось только пояснить методику заполнения граф таблицы – это смотрите в следующей статье на этом сайте.

Статьи о сроках хранения документов, касающихся экологии, надо искать в “Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном приказом Минкультуры России от № 1182, в разделе 12 (охрана окружающей природной среды).

Научно-справочный аппарат к номенклатуре дел – это оглавление, список сокращенных слов, предисловие (рекомендации по применению номенклатуры дел). Возник вопрос по учету переходящих дел и их отражению в графе 3 номенклатуры, а также заполнению итоговой записи.

Если переходящее дело ведется даже 10 лет (например, книга учета трудовых книжек), то оно учитывается в номенклатуре дел каждый год.Евгения Полоса *** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА.

Размещается НСА после титульного листа перед самой номенклатурой дел. В подразделении всего два дела (один том в каждом), переходящих с 2014 г. новых дел не заводилось, в 3 графе номенклатуры дел пишем 0, в итоговой записи в 2 графе — 0, в 3 графе – 2 ? Вы же ведете это дело, каждый год делаете записи в нем, оно должно быть учтено в итоговой записи конкретного года как переходящее. Отметка об электронном носителе дела или документа проставляется в примечании номенклатуры дел («в электронном виде»).

Журнал входящей и исходящей документации образец скачать

Рекомендации по применению составляются в необходимых случаях. Пример: журнал инструктажа по пожарной безопасности создан в 2013 г. писать переходящее, или это указывать уже в номенклатуре на 2014 г.

Или в 3 графе номенклатуры пишем 1 из года в год пока дело является переходящим, тогда каждый год мы будем заново «считать» эти два тома и общее кол-во дел будет увеличиваться каждый год на два, хотя по факту их всего два и были заведены, посчитаны еще 2014 году? При этом дела на электронном и бумажном носителе формируются отдельно.

Подскажите, пожалуйста, зачем в форме номенклатуры дел в правилах работы архивов 2015 г. Обычно номенклатуру дел составляет делопроизводственная служба. В приведенной форме номенклатуры дел указана подпись руководителя службы ДОУ.

https://www.youtube.com/watch?v=zUem2JTUGcI

Согласно «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от N 526, эти дела учитываются отдельно, на них составляются разные описи.

нужна виза руководителя архива, значит ли это, что составляется она им? Визирует номенклатуру дел ответственный за архив или руководитель архива. В любой организации приказы, распоряжения вышестоящих организаций имеют срок хранения ДМН (до минования надобности) согласно ст.19а Перечня 2010 г.

Только приказы, распоряжения, касающиеся непосредственно деятельности этой организации, могут быть отобраны на постоянное хранение.

Это логично, так как архивный работник должен участвовать в составлении номенклатуры дел (определение сроков хранения документов согласно действующим перечням, редакция заголовков и др.).

Скажите, пожалуйста, в дошкольном учреждении приказы, письма, информации вышестоящих организаций и учредителя сколько хранятся и по какой статье перечня 2010г. Переписка с вышестоящими организациями имеет срок хранения 5 лет ЭПК (ст.

ЭПК означает, что наиболее важные письма могут быть отобраны на постоянное хранение.

То есть, правильно ли я понимаю, нужно отдельно хранить приказы Управления образования — ДМН, а информационные письма Управления образования, которые присланы для сведения — 5 лет вместе с остальной перепиской по основной деятельности? Приказы вышестоящей организации формируются отдельно от писем.

Если объем документов небольшой, то вся переписка по основной деятельности может формироваться в одном деле, включая письма вышестоящей организации.

Можно разделить дела с перепиской по корреспондентам, например, выделив переписку с вышестоящей организацией в отдельное дело. Подскажите, обязательно ли в ООО и у ИП создавать номенклатуру дел (руководителю она не нужна).

И ещё один вопрос: как хранить персональные данные в ООО и у ИП?

(как мне известно, в личных делах ПД хранить запрещено, так как при проверке проверяющие органы могут выписать штраф до 75000 руб.) Здравствуйте! Однако она необходима в практике работы самой организации.

Практически все документы личного дела – это персональные данные работника.

Нет запрета на их хранение, есть запрет на незаконное использование их.

Во-первых, работодатель должен получить от работника письменное согласие на обработку личных данных.

Доступ к личным делам должен быть ограничен как к конфиденциальной информации.

Словом, в работе с персональными данными надо соблюдать требования Федерального закона от №152-ФЗ (с изменениями 2017 г.). Если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то вам не надо представлять номенклатуру дел в архивный орган.

Потребовать номенклатуру дел может ваша вышестоящая организация или организация-учредитель при проверке ведения делопроизводства.

Если таковых нет, то никто не может требовать наличия номенклатуры дел, тем более выписать штраф за её отсутствие.

Она нужна, прежде всего, для вас, чтобы навести порядок в делопроизводстве, и главное – установить сроки хранения документов и дел.

А вот за досрочное уничтожение документов предусматривается административная ответственность согласно Федеральному закону от № 125-ФЗ.

Ниже Вы сможете легко заполнить форму для создания квитанции на оплату в онлайн режиме и так же легко ее распечатать или сохранить у себя на компьютере, при этом Вам не потребуется ни каких специализированных программ.

При помощи этой формы можно распечатать квитанцию формы ПД-4 и ПД-4 налог.

Квитанция на оплату – это официальный документ служащий для безналичных платежей через кассу банка.

В квитанции указываются реквизиты получателя платежа из обязательных являются: наименование получателя платежа ООО или ИП и его индивидуальный налоговый номер (ИНН), так же необходимо казать банковские реквизиты: БИК банковский индификационный код (банка), корреспондентский счет, расчетный счет или код бюджетной квалификации (КБК), необязательными реквизитами являются: код ОКТМО.

Помимо реквизитов получателя платежа необходимо указать реквизиты плательщика, его Фамилию Имя Отчество, домашний адрес, дополнительно можно указать контактный телефон и ИНН лица осуществляющего платеж.

В квитанции отражается сумма платежа, дата ее составления и подпись плательщика.

Квитанция на оплату состоит из двух частей: Извещения и Квитанции.

Оби эти части одинаковы по своему содержанию, разница состоит лишь в том, что извещение остается и храниться в банке а квитанция отдается плательщику и является документом подтверждающим прием денег банком.

В квитанции на оплату может быть размещен QR код с информацией о платеже, данный код значительно сокращает время ввода платежной информации, считывания кода осуществляется при помощи сканера.

Трудовые книжки сотрудников, вкладыши к ним и новые бланки должны находиться на хранении у работодателя.

Для ведения учета этих документов применяется журнал выдачи трудовых книжек.

Трудовое законодательство РФ предполагает обязательное ведение журнала учета и движения трудовых книжек на предприятиях и в организациях любой формы собственности.

Журнал учета выдачи трудовых книжек дает возможность подтвердить подлинность трудовой книжки, при необходимости или восстановить документ, в случае утери.

Ответственность за ведение документа, согласно «Правил ведения журнала учета трудовых книжек» несет работодатель.

Соответствующим приказом, руководителем назначается ответственное лицо — специалист отдела кадров.

В организациях, где такого отдела нет, ведение журнала может быть делегировано секретарю или другому сотруднику, на усмотрение руководителя.

Нарушение правил ведения журнала учета (отсутствие или небрежное ведение) чревато административным наказанием.

Для должностных лиц штраф составляет от 1 до 5 тысяч рублей, а для организаций — от 30 до 50 тысяч рублей.

Стандарт ведения данного документа регламентирован Трудовым кодексом, «Правилами ведения журнала учета трудовых книжек № 225» от года.

Форма журнала выдачи трудовых книжек, включающая 13 граф, утверждена постановлением Министерства труда РФ от года.

В журнале регистрируются трудовые книжки, поступающие, при принятии сотрудника на работу.

Регистрация исходящих документов

Нумерация исходящих писем в делопроизводстве. Помощь: Правила регистрации исходящих документов. Журнал регистрации исходящих документов: как исправлять ошибки

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь.

Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.

Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. 

Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо.

Подготовка исходящего письма

Алгоритм работы над письмом, которое планируется отправить из организации, выглядит так:

  • исполнитель готовит проект письма,
  • если нужно, проводит процедуру согласования,
  • генеральный директор (или уполномоченный руководитель) подписывает проект,
  • письмо передается для регистрации секретарю или исполнитель делает это сам, если в организации действует система электронного документооборота,
  • письмо отправляется,
  • основной или визовый экземпляр письма помещается в дело.

Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо – не письмо, а только его проект.

Какие письма не регистрируются:

— коммерческие предложения;

— рекламные материалы;

— прайс-листы,

— поздравления;

— приглашения на различные развлекательные или промо-мероприятия (приглашений на совещание это не касается).

Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то регистрации подлежит сопроводительное. То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены. Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо.

Дата и номер письма

На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма:

_____________ № _______

Обычно эти поля располагаются под «шапкой» с наименованием организации, адресами и реквизитами.

Для визового экземпляра письма, которое готовится не на бланке, а на обычном листе бумаги, секретарь может заказать специальный штамп, чтобы не писать номер и дату от руки:

Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо!

Если одно и то же письмо будет отправлено в несколько адресов, оно все равно должно быть зарегистрировано один раз и получить один номер. В этом случае все адресаты помещаются в реквизит «Адресат», а если их больше четырех, то в реквизит вписывается фраза «Согласно списку рассылки», и письмо (вместе со списком!) отправляется каждому получателю.

Скачать Журнал регистрации исходящих документов, .xls, 23,0 КБ

Скачать Образец заполнения журнала исходящих документов,

xls, 26,0 КБ

Регистрация исходящих документов: учетная форма

В учетную форму регистрации исходящих документов (журнал, книга) вносится следующая информация:

— номер письма

— дата регистрации

— адресат

— заголовок к тексту письма (тема)

— информация о приложении (количество листов и экземпляров, возможно наименования прилагаемых документов)

— информация об исполнителе: либо отдел, либо фамилия и инициалы работника

— метод отправки (почта, курьер, электронная почта, другое)

— примечание

Регистрация исходящих документов подразумевает заполнение всех этих граф учетной формы. После присвоения номера на бланке заполняются соответствующие строки, и затем письмо сканируется. Электронная копия с помощью гиперссылки присоединяется к журналу. Теперь копию документа можно будет распечатать в любое время.

Предложенная форма журнала регистрации исходящих документов близка к универсальной. Каждая организация при желании может приспособить ее под свои потребности.

Основной и визовый экземпляры письма

Сколько экземпляров исходящего письма нужно подготовить? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно точно знать, как именно оно будет отправлено и учитывать, что в организации обязательно должен остаться оригинальный экземпляр документа.

Так, если планируется выслать письмо по факсу или по электронной почте, то очевидно, что независимо от количества адресатов будет достаточно и одного экземпляра, который после отправки или сканирования будет помещен в дело.

Если же письмо будет отправлено по почте или его доставит курьер, то количество экземпляров должно равняться количеству адресатов плюс еще один – визовый – останется в организации.

В отличие от основного экземпляра письма, который будет выслан адресату, визовый распечатывается не на фирменном бланке, а на обычном листе бумаги. Если проект письма проходил процедуру согласования, то все визы ставятся именно на этом экземпляре (если письмо готовится без визового варианта, то визы пишутся на оборотной стороне).

Визовый экземпляр исходящего письма – это не копия. Он имеет ровно такую же юридическую силу, как и основной экземпляр, помещенный на бланк. На нем идентичный текст, стоит «живая» подпись руководителя и заполненный от руки штамп исходящего.

Как уже говорилось, визовый экземпляр исходящего письма помещается в дело, то есть подшивается в папку, где хранится переписка по той конкретной теме или именно с тем контрагентом, которому оно адресовано. В папке (деле) письма располагаются по принципу «запрос-ответ» в хронологическом порядке.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1248

Как правильно регистрировать входящие и исходящие документы. Помощь: Правила регистрации исходящих документов

Нумерация исходящих писем в делопроизводстве. Помощь: Правила регистрации исходящих документов. Журнал регистрации исходящих документов: как исправлять ошибки

Регистрация входящих документов – обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная.

От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений.

Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы.

Виды входящих документов

Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации.

Основным видом такого взаимодействия является обмен документами – исходящие отправляет само предприятие, входящие – его контрагенты и партнеры по бизнесу, вышестоящие и государственные органы, иные юридические и физические лица.

Входящие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке. осуществляется с целью их учета и контроля исполнения. Поэтому нецелесообразно регистрировать всю входящую корреспонденцию, имеющую справочный или ознакомительный характер, не требующую исполнения.

Основные виды входящих документов, поступающих в организацию, это:

  • письма, в том числе, заказные;
  • бандероли;
  • пакеты;
  • газеты и журналы;
  • рекламные издания.

Но, чтобы не засорять архив и не хранить ненужную макулатуру, не все виды входящих документов необходимо регистрировать. Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости. Обычно, к этой категории относятся:

  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения и пригласительные билеты;
  • рекламные и подписные издания, каталоги;
  • материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
  • документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
  • сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.

Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю

Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов.

В том случае когда письмо, особенно если его адресатом является юридическое лицо, оформлено неправильно, то есть не имеет обязательных к заполнению реквизитов, оно не может рассматриваться как юридически значимый документ.

Например, если оно написано от руки на тетрадном листе, или на стандартном, но без указания исходящего номера и печати предприятия. У секретаря в этом случае есть полное право отказать в приеме и регистрации такого документа.

Обратите внимание:Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью.

Регистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе.

Это же может случиться, когда пакет с деловыми бумагами был передан с поврежденной упаковкой.

В такой ситуации необходимо составить акт, подтверждающий отсутствие документов, указанных как приложения, и направить его вместе с исходным письмом в адрес отправителя.

Обратите внимание:Если на письме, направленном в адрес предприятия стоит пометка «Лично», его, не вскрывая и не регистрируя, необходимо передать адресату.

Регистрация входящих документов: чья это обязанность

Ответ на этот вопрос зависит от того, какая форма приема документов установлена в конкретной компании. Это может быть одна из двух форм:

централизованная;

децентрализованная.

При централизованной форме приема документов вся почта передается в руки лица, ответственного за регистрацию входящих документов. Это, чаще всего, является одной из обязанностей секретаря или одного из работников канцелярии. Как правило, такая форма характерна для небольших предприятий, объем документооборота которых сравнительно невелик.

Децентрализованная форма приема входящей корреспонденции означает, что после предварительной сортировки и обработки документы направляются в разные структурные подразделения, по принадлежности.

Регистрацию входящих документов в этом случае осуществляют сотрудники данных подразделений, эта обязанность закрепляется соответствующим приказом.

Децентрализованная форма более удобна для крупных организаций и предприятий с большими объемами документооборота.

Источник: https://feorum.ru/kak-pravilno-registrirovat-vhodyashchie-i-ishodyashchie-dokumenty/

Искарик
Добавить комментарий