Общие правила составления и оформления протокола.

Подготовка совещаний и оформление протокола

Общие правила составления и оформления протокола.

В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания ­и протоколы счетной комиссии.

Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций – протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.

Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия – собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального ­оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:

  • и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),
  • и распорядительным документом (фиксируется принятое ­в результате обсуждения решение).

В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы ­конференций, собраний, семинаров и т. д.

Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит.

Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться.

Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.

Подготовка к проведению совещания

Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов

Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.

Выражается это в наличии:

  • регламента работы;
  • плана работы на ближайший год;
  • собственного аппарата, возглавляемого секретарем.

Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа ­(программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.

В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного ­коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.

Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления ­(т.е. ­распорядительного документа) данного коллегиального органа.

Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год, в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.

Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат, который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.

), который относится к категории специалистов или руководителей.

Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.

Подготовка собраний

Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа.

Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек.

Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.

В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.

Первым документом из этого ряда является повестка дня. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.

Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.

В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании ­и приглашением участников.

Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый – более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.

Пример 1

Пример 2

В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений, а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их (таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.). Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им.

Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики.

Задача секретаря – своевременно получить эти документы и размножить в необходимом (по числу участников) количестве экземпляров.

Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться ­к обсуждению. Для рассылки часто используют электронную почту.

В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников (см. Пример 13).

Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек (тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу), а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа (на нем важно наличие кворума).

Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным – данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что ­подтверждается, как правило, личной подписью в списке.

Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание. Второй распространенный способ сбора подписей и контроля числа присутствующих – это проведение регистрации участников. Регистрация обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала заседания.

Таким образом, еще до начала заседания / собрания секретарь должен иметь следующие документы: повестку дня, тезисы выступлений и проекты решений по каждому вопросу, список участников.

Типовые правила оформления протокола

Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.

Заголовочная часть протокола

В заголовочной части протокола размещают следующие реквизиты:

  • полное наименование организации;
  • вид документа (протокол);
  • номер и дату;
  • место составления протокола;
  • заголовок к тексту.

Наименование организации всегда указывается вместе с организационно-правовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.

Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования (см. Пример 3).

Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации – автора документа, желательно в сокращенном виде (см. Пример 5).

Итак, посмотрите на возможные варианты оформления:

Пример 3

Пример 4

Пример 5

Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия).

Источник: https://www.ippnou.ru/print/006175/

Оформление протокола | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Общие правила составления и оформления протокола.

Многим секретарям довольно часто приходится сталкиваться в работе с таким организационно-распорядительным документов, как протокол. Особенно это актуально, если в организации часто проводятся различные заседания и собрания, в ходе которых секретарь должен вести протокол. Поэтому в сегодняшней статье мы подробно рассмотрим правила оформления и составления протокола.

Из данной статьи вы узнаете:

  • существующие требования к оформлению протокола;
  • правила оформления протокола;
  • порядок оформления протокола;
  • как осуществляется оформление протокола совещания.

Протокол является документом, который ведется для фиксирования хода различных совещаний, собраний и заседаний. От правильности его заполнения зависит приобретение данным документом юридической силы. Поэтому к оформлению и составлению протокола необходимо отнестись со всей полнотой ответственности.

Требования к оформлению протокола

В должностные обязанности секретаря довольно часто входит обязанность фиксировать ход заседаний, собраний и совещаний в организации. Независимо от того, как фиксируется обсуждение (стенографируется или записывается на пленку), после мероприятия должен быть составлен протокол. От навыков секретаря и его умения выделять важные моменты, возникающие по ходу обсуждения.

Требования к оформлению протокола заключаются в четком соблюдении правил оформления. Протокол составляется на бланках формата А4.

В число обязательных реквизитов протокола входят: наименование организации, ведомства (структурного подразделения), наименование вида документа, дата заседания (совещания, собрания), номер, место заседания, заголовок, текст, подписи и гриф утверждения (если требуется).

Должностная инструкция секретаря: оформляем правильно

Следует учитывать, что в протоколе указывается именно дата заседания, а не дата составления документа.

В случае, если заседание длилось на протяжении нескольких дней, дату следует проставлять через тире, например, 12-15.06.2016.

Номер протокола определяется по порядковому номеру заседания, начиная с календарного года. Под местом заседания подразумевается город, в котором проходило мероприятие.

Правила оформления протокола

Правила оформления протокола подразумевают разбитие текста на две части: вводную и основную. Словом «председатель» начинают протокол.

Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы.

Так же оформляется слово «секретарь». Например: Председатель — Матвеев В.И. Секретарь — Иванова СБ.

Данная часть протокола опускается при фиксировании оперативного совещания. Далее идет перечисление присутствующих. После необходимо перечислить фамилии приглашенных лиц с указанием их должностей.

Также отметим, что на расширенных собраниях и заседаниях с большим количеством присутствующих лиц их состав указывается лишь количественно, а пофамильный список в дальнейшем прикладывается к протоколу.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Порядок оформления протокола

Только правильно порядок оформления протокола в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. 

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Инструкция по делопроизводству. Нюансы оформления

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) строго по центру.

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов определяются требованиями действующего законодательства, основами делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления основываются на общем алгоритме, который сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Оформление протокола совещания

Оформление протокола совещаний требует указания вопросов, которые решаются по ходу собрания. В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, его содержания и принятые по ходу совещания решения.

Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога “О” (“Об”). Наименование вопроса следует печатать по центру страницы и подчеркивать чертой. Далее под чертой необходимо указать фамилии сотрудников, выступивших при обсуждении данного вопроса.

Далее указывается принятое решение.

Самокоучинг для помощника руководителя: 8 полезных инструментов

Копии протоколов при необходимости следует отправить в организации и должностным лицам, присутствовавшим на собрании. Список рассылки должен составлять ответственный исполнитель подразделения, которое занималось подготовкой вопроса.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210603-qqq-16-m8-oformlenie-protokola

Протокол общего собрания бригады

Общие правила составления и оформления протокола.

Голосовали: за – 95,47 %, против 2,81 %, воздержались 1,72%. По решению общего собрания бригады в ней может создаваться совет бригады. Основные правила составления и оформления.

ПРОТОКОЛ № 1Общего собрания учредителейОбщественной организации ПРОТОКОЛ № 1 Общего собрания учредителей Общественной организации “Военно-патриотический клуб “Православные Витязи” городского округа Железнодорожный Московской области. повестка дня собрания: Выбор способа управления многоквартирным жилым домом.

На Студопедии вы можете прочитать про: Протокол общего собрания рабочих,. ПРОТОКОЛ № 1 общего собрания жильцов домов № 42/1, 44, 48, 50, 52, 54 по Рязанскому проспекту и дома № 8 по ул.

Бланки и образцы> Протокол> Протокол общего собрания собственников многоквартирного дома: образец. Решение принимается на собрании бригады.

Протокол общего отчётно-выборного собрания 26. 04.2014

Время проведения общего собрания: с 14 часов 30 минут до 15 часов 00 минут. Единые требования к протоколу общего собрания. Протокол собрания учредителей (образец).

И второй вопрос: место проведения общего собрания должно быть строго по юридическому адресу или же можно по домашнему адресу? Общее собрание коллектива бригады определяет, по каким Функции общего собрания коллектива бригады многообразны. Выбрать следующий состав правления.

rІастие в данном собрании; Решение общего собрания собственников помещений дома от l0.1 1.2Ol4 г, (протокол Ns l3).

Протокол общего собрания жителей (представителей жителей) (приложение к примерному уставу домового комитета). Общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме.

Общество с ограниченной ответственностью “Заря”. После завершения любого годового собрания должен быть составлен протокол.

За проведением годового общего собрания участников хозобщества (далее — годовое собрание) следует ряд процедур.

Протоколы, решения общих собраний и собраний Правления кооператива ЖСК-944 Председатель кооператива ЖСК-944 Пономарёв А. Г. отказался предоставить.

Типовой шаблон протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме (жильцов, членов ТСЖ). ПРОТОКОЛ N ___. общего собрания участников Общества с ограниченной ответственностью Фея.

Перечень таких вопросов приведен в статье 32 закона “Об ООО”. За экспериментальный образец сравнительных расчетов взят один.

Реквизиты и квитанции. проект протокола внеочередного общего собрания; проект выписки из списка участников общества; проекты бюллетеней для ания по вопросам повестки дня; иные необходимые документы.

ПРОТОКОЛ №____. отчетно-выборного профсоюзного собрания (конференции). Избрание счетной комиссии общего собрания. Совет бригады организует не менее одного общего собрания бригады в месяц для подведения итогов, постановки задач и решения вопросов распределения зарплаты.

О выборе места размещения сообщений в доме о проведении общего собрания собственников помещений и его решениях. Протокол может быть составлен на фирменном бланке организации, но это не обязательное требование. ПРОТОКОЛ № 4 общего собрания членов СНТ “Весна-2” в форме собрания уполномоченных от “02” апреля 2016г.

Образец протокола общего профсоюзного собрания. (наименование предприятия) (дата).

Место проведения собрания: Д/К “КамАЗа” Время проведения: с 10.00 до 14.00.

Годовое (очередное) общее собрание участников — Юринформ

Если весь процесс записывается на диктофон, то составить протокол можно и после заседания. Присутствует на собрании – 450 человек (список прилагается).

Протокол общего собрания участников сооо (утрата статуса коммерческой организации с иностранными инвестициями). По повестке дня слушали: По первому вопросу В связи с рассмотрением всех вопросов повестки дня, собрание объявляется закрытым.

Зачастую на практике протокол общего собрания подписывает только председатель общего собрания. Формирование современной городской среды.

Протокол общего собрания трудового коллектива (образец его представлен далее) ведется во время самого заседания. 59. общего собрания (собрания уполномоченных) трудового. фамилия, имя, отчество) (должность, N отделения, бригады, фермы. ПРОТОКОЛ общего собрания участников Межрегионального общественного движения наблюдателей “СОНАР”. Оформляют ее тоже по Оформляется протокол собрания.

Посмотрите заполненный образец протокола общего собрания собственников помещений о выборе способа Внимание! Образцы протоколов общего собрания жильцов многоквартирного дома и порядок их составления. ПРОТОКОЛ № ___ Общего собрания участников Общества с ограниченной ответственностью “_”. Председатель обязан, провести встречу и предоставить слово для каждого желающего из собравшихся.

Источник: http://rudimentari.gq/4742-protokol-obschego-sobraniya-brigady

Искарик
Добавить комментарий