Пожелания в деловом письме. Примеры подписи в электронных письмах: правила оформления, требования и рекомендации

Как писать деловое письмо – Ответы на все вопросы

Пожелания в деловом письме. Примеры подписи в электронных письмах: правила оформления, требования и рекомендации

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто.

Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать.

В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

  • Наименование.
  • Адрес.
  • Контактные телефоны.
  • Сайт.
  • Электронную почту.
  • Логотип.
  • Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат.

Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор.

Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

  • Изучение вопроса.
  • Написание проекта письма.
  • Его согласование.
  • Подписание.
  • Регистрация.
  • Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным.

В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации.

Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма — заключительной его части – представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

  • Позицию адресата.
  • Характер отношений.
  • Официальность.
  • Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «…Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)…». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

  • Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
  • Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
  • Предметом общения является деятельность компании.
  • Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
  • Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

  • Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
  • Адресной, предназначенной конкретному адресату.
  • Актуальной в момент написания письма.
  • Достоверной и беспристрастной.
  • Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
  • Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

  • Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
  • Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
  • Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
  • Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
  • Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
  • Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
  • Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
  • Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
  • Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
  • Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

  • Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)
  • Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
  • Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)
  • Информационными.
  • Инструктивными.
  • Поздравительными.
  • Рекламными.

Также бывают письма:

  • Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.
  • Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
  • Запросы.
  • Извещения.
  • Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

  • Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
  • Одинаковые языковые средства.
  • Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
  • Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Источник:

Деловое письмо: виды, правила составления, образец и пример

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.

Сегодня вы узнаете:

  1. Почему деловая переписка не потеряла своей актуальности;
  2. Какие бывают деловые письма и как они оформляются;
  3. Как правильно написать деловое письмо.

Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.

Зачем нужна деловая переписка

Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.

Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.

Отличия деловых писем от других

Основные отличия состоят в следующем:

  • Стилистика изложения;
  • Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
  • Оформляется на официальном бланке компании;
  • Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
  • Редко занимают объем более 1 страницы;
  • Наличие строгой служебной субординации.

Секреты правильного оформления

Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.

Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.

  1. Стилистика.
  2. Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.
  3. Требования к изложению информации.
  4. Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:
  • Адресно, предназначается конкретному лицу;
  • На дату написания вся информация должна быть актуальна;
  • Достоверно;
  • Беспристрастно;
  • Аргументировано;
  • Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.
  • Бланк.
  • Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.
  • Далее, рассмотрим основные требования:
  • Для написания делового письма используются листы формата А4;
  • Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
  • Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
  • Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
  • Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.

Источник: https://school5mih.ru/kak-najti/kak-pisat-delovoe-pismo.html

➤ Образцы писем-поздравлений

Пожелания в деловом письме. Примеры подписи в электронных письмах: правила оформления, требования и рекомендации

Предлагаем вам примеры поздравлений клиентов с Новым годом. Объясним, как правильно составить структуру письма-поздравления, каких ошибок избегать.

Материалы по теме:

Как оформить новогоднее поздравление клиентам

На дизайн новогоднего поздравления все обращают внимание. Во многих организациях есть правила использования основных элементов фирменного стиля – логотипа, цветовых сочетаний. Если же в вашей организации нет таких требований, то выберите цвета сами, исходя из своих предпочтений. Есть 4 варианта оформить поздравления с Новым годом клиентам.

Новогоднее поздравление на бланке письма. Так оформляют официальные поздравления, например, для государственных организаций. Поздравления, оформленные на бланке письма, должны включать все необходимые реквизиты.

Новогодняя открытка. Всем приятно получить красивую бумажную открытку. Выбирайте оригинальные, стильные открытки. Обратите внимание на открытки ручной работы. Такая открытка даст понять вашему клиенту или партнеру, что он уникален.

Новогодняя email-рассылка. Такое письмо может включать новогоднюю шапку с логотипом вашей компании и новогодние картинки. Если есть возможность, привлеките дизайнеров, которые создадут стиль по вашим пожеланиям.

Новогодние электронные открытки. Вы можете создать ее с нуля или отредактировать шаблон открытки из Интернета. Сделать это можно в графическом редакторе — например, в Adobe Photoshop. В качестве бесплатной альтернативы используйте онлайн-фоторедакторы — Avatan, Pixlr, Picmonkey.

Как составить текст новогоднего поздравления

Поздравительное письмо чаще всего пишут в свободной форме, но используют деловой стиль. Не бойтесь теплых слов, ведь Новый год и Рождество — праздники веселые, радостные, семейные.

Если адресаты поздравлений отличаются по статусу и рангу, подготовьте несколько поздравительных текстов. Неэтично отправлять один и тот же текст поздравления, например, директору компании-партнера и менеджеру фирмы-партнера, с которым у вас в силу одного возраста или постоянных профессиональных контактов сложились дружеские отношения.

Поздравительное письмо должно иметь структуру, так вы не забудете написать все, что хотели, и текст будет лучше восприниматься адресатом. Поздравительное письмо включает: обращение, основную часть с поздравлениями, пожеланиями, словами благодарности и планами на будущее и заключительную часть. Если вы отправляете письмо на бланке или по электронной почте, укажите тему письма.

Образец структуры текста новогоднего письма клиентам

Посмотреть другие элементы структуры в журнале

Обращение. Традиционная в деловой среде форма обращения начинается со слова «Уважаемый (ая)…». Для новогоднего поздравления можно использовать менее официальные обращения: «Дорогой…», «Дорогие партнеры (коллеги)». Постарайтесь подготовить шаблоны рассылок или открытки с индивидуальным обращением для каждого адресата.

Основная часть. Опишите причину написания письма — поздравление с Новым годом, напишите о значении праздника и его важности. Поблагодарите за сотрудничество.

Напишите пожелания: в поздравительном письме желают благополучия, процветания, успехов в работе и личной жизни, надежных партнеров, завоевания новых рынков и лояльных клиентов.

Также можно пожелать здоровья и счастья семье адресата.

Заключительная часть. В заключении напишите этикетную формулу вежливости. Она может быть нейтральной: «С уважением,…».

В поздравительном тексте допускаются и другие заключительные фразы: «С наилучшими пожеланиями,…», «С пожеланием удачи и успехов,…», наконец, «С наступающим Новым годом!».

Подписи в поздравительных письмах оформляются в соответствии с общими правилами оформления деловых писем.

Образец поздравления с Новым годом клиентам

Скачать образец

Каких типичных ошибок стоит избегать

Поздравление в стихах. У адресата может возникнуть ощущение, что вы использовали первый же найденный в Интернете вариант. Если ваша организация выбрала стихотворную форму поздравлений, закажите или напишите оригинальный текст.

Сленг или разговорные слова. Использовать их для поздравления деловых партнеров и клиентов нельзя. Такие поздравления больше подходят для друзей и членов семьи.

Неудачное оформление письма. Не используйте слишком много изображений в письме, яркий фон и узоры. Избегайте броских, вычурных шрифтов.

Стандартные тексты и картинки из Интернета. Не пожалейте времени, чтобы составить разные тексты для рождественско-новогодних поздравлений. Пусть среди множества поздравительных писем деловым партнерам запомнится именно ваше поздравление.

Образцы писем-поздравлений с Новым годом клиентам

Поздравление общего характера для клиентовУважаемые господа клиенты! /Дирекция и весь коллектив фирмы «________» сердечно поздравляют вас с Наступающим Новым годом и Рождеством Христовым!Пусть этот год принесет в ваши дома радость, свет, счастье, улыбки и хорошее настроение.Мы благодарим вас за то, что в уходящем году вы были нашими клиентами, и хотим заверить вас, что искренне ждем каждого вашего визита в 2017-ом году!

Счастливого вам Нового года и веселого Рождества!

Ответное поздравление

Уважаемая ____________!Я искренне признателен Вам за поздравление с Новым годом и Рождеством.В свою очередь я также хочу Вас поздравить с наступившим Новым годом и с прошедшим праздником Рождества Христова.

От всей души желаю Вам и Вашим близким самого доброго здоровья, удачи, радости, благополучия во всем.Я также хочу выразить Вам свою благодарность за совместную работу в прошлом году, за приятное профессиональное общение.

Надеюсь, что наступивший год станет для нас новым этапом дальнейшего конструктивного сотрудничества.

С уважением и благодарностью,

Поздравительные письма в адрес корпоративных клиентов

Уважаемая ____________!Примите наши самые сердечные поздравления по случаю наступления Нового года и Рождества!Мы выражаем Вам и в Вашем лице всем Вашим коллегам искреннюю признательность за наше плодотворное взаимодействие в 2016 году, за уважительный и толерантный характер нашего делового диалога.От души желаем Вам, уважаемая ____________, и Вашим коллегам много светлых и радостных дней в наступающем 2017 году, тепла и полного благополучия в семьях, исполнения всех желаний, удачного осуществления всех планов и новых креативных идей.

С уважением,

Персональные поздравительные письма в адрес руководителей

Уважаемая ____________!Примите в канун наступающего Нового года и Рождества мои сердечные поздравления и самые добрые пожелания.Я искренне признательна Вам за наше плодотворное сотрудничество и надеюсь, что новый год принесет нам еще большие успехи в работе над совместными проектами.Пусть наступающий год будет для Вас и Ваших близких удачным и счастливым!

С уважением,

Поздравительные письма в адрес зарубежных партнеров

Вариант № 1Уважаемый господин ________!Примите мои искренние поздравления и самые добрые пожелания в канун Рождества и наступающего Нового года!Благодарю Вас за Ваши усилия, которые Вы приложили в уходящем году для того, чтобы наши партнерские отношения развивались в позитивном русле, укрепляя тем самым экономическое сотрудничество между нашими странами.Желаю Вам удачи и благополучия, счастья и здоровья, новых профессиональных идей и их успешной реализации.

С искренним уважением,

Скачайте 10 образов писем-поздравлений

ВыводПоздравительное письмо должно иметь структуру, так вы не забудете написать все, что хотели, и текст будет лучше восприниматься адресатом. Вы можете менять структуру. Избегайте стихотворных поздравлений, текстов и изображений из Интернета. Это разочарует вашего адресата. Используйте индивидуальный подход и подключите вашу креативность!

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/76790-qqq-08-m12-obrazcy-pisem-pozdravleniy

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Пожелания в деловом письме. Примеры подписи в электронных письмах: правила оформления, требования и рекомендации

Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

Бланк письма

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать.

Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

Правила деловой переписки

Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:

  • «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
  • «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
  • «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

  • сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
  • затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
  • завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

Как излагается деловое письмо:

  • Просим предоставить данные о…, подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
  • Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

 
В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

  • «С уважением,» «Искренне Ваш»

или в более позитивном ключе –

  • «С наилучшими пожеланиями»,
  • «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
  • «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
  • «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка».

Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма.

Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.

Евгения Полоса

К записи 335 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/oformlenie-dokumentov/delovaya-perepiska-blank-pisma.html/comment-page-3

Искарик
Добавить комментарий