Распоряжение о порядке предоставления документов в бухгалтерию. Образец приказа о предоставлении документов в бухгалтерию

Кадровые приказы

Распоряжение о порядке предоставления документов в бухгалтерию. Образец приказа о предоставлении документов в бухгалтерию

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания “Кадры в порядке” разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов.  В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги – дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной “Журналы регистрации кадровой документации”.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

  • Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
  • Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
  • Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
  • Т-1. Приказ о приеме по совместительству
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
  • Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
  • Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
  • Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
  • Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
  • Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
  • Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
  • Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ 

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

  • Приказ Об изменении фамилии
  • Приказ Об изменении отчества

Кадры в порядке – работа в удовольствие!

При покупке на сумму от 10 тыс. рублей

в подарок супер-чашка!

Начинайте свой день с улыбки!

При заказе на сумму
от 7 000 рублей
(по Москве в пределах МКАД)

Источник: http://www.hr-ok.ru/kadrconsalt/100prikazov/

Все первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Распоряжение о порядке предоставления документов в бухгалтерию. Образец приказа о предоставлении документов в бухгалтерию

Первичный документ бухгалтерского учета — это документы, которые оформляются для любой хозяйственной операции. Они служат основанием для отражения операций на счетах бухгалтерского учета. Посмотрим, какие реквизиты обязательно должны содержать первичные документы бухгалтерского учета.

Активировать пробный доступ к журналу “РНК” или подписаться со скидкой

Первичка является свидетельством совершения хозопераций компании. Первичные документы бухгалтерского учета, которые применяются при той или иной сделке, различаются в зависимости от особенностей каждой. Как правило, набор документов, сопровождающих сделку, готовит продавец.

В этой статье Вы найдете:

  • первичные документы бухгалтерского учета перечень
  • какие применяются первичные документы бухгалтерского учета
  • как оформить первичные бухгалтерские документы

Какими первичными документами оформить сделку

Первичные документы бухгалтерского учета готовятся для каждой сделки, в том числе, чтобы подтвердить ее реальность. Сначала необходимо заключить договор с покупателем.

Компания вправе составить один договор на несколько сделок, обговорив детали дальнейшего сотрудничества (порядок расчетов, отпуска товаров, выполнения работ и условия оказания услуг).

Затем продавец выставляет покупателю счёт на оплату. Покупатель должен этот счет оплатить.

Перед тем, как заключать сделку, обязательно проверьте компанию на налоговые риски. Иначе налоговики могут признать сделку нереально и доначислить налоги. Быстро сформировать все отчеты по контрагентам для инспекторов можно в сервисе “РНК: Проверка контрагентов”.

Если покупатель оплачивает счет наличными, то продавец обязан ему выдать кассовый, товарный чек или бланк строгой отчетности. При оплате товара за безналичный расчет у покупателя остается платежный документ, который заверен банком и подтверждает оплату.

Если товар отгружается, то продавец выставляет клиенту товарную накладную, счет-фактуру. Если продавец оказывает услугу, то по ее завершении он выдает покупателю акт оказания услуг / выполненных работ и счет-фактуру (при наличии).

Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Перечень первичных документов бухгалтеркого учета не ограничен. Компания может самостоятельно разработать те формы первичных документов, которые она собирается применять. Единственный момент, их нужно закрепить в учетной политике. Ниже мы привели стандартный перечень первичные документы бухгалтерского учета, которые применяют компании на практике.

1.Договор.

Он регламентирует права и обязанности субъектов сделки. Нужно стараться делать так, чтобы каждая сделка сопровождалась письменным договором на поставку товара/подряда/займа/возмездного оказания услуг и т д.

 Гражданским Кодексом разрешается заключение договора в устной форме. Однако заключение письменного договора надежно защитит как продавца, так и покупателя, в случае нарушений или взаимных претензий и т.д.

Кроме того на основании письменного договора намного проще доказать свою правоту, в том числе, в суде.Но для некоторых видов сделок письменная форма договора вообще не нужна.

Например, договор купли-продажи считается заключенным в надлежащем порядке уже с момента выдачи покупателю или заказчику кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты товара/услуги.  

Обратите внимание, что если Вы хотите обговорить какие-либо особенности продажи товаров или дополнительные условия, то вы вправе прописать их в письменной форме договора. 

Образец договора подряда

Подробный образец можно скачать здесь>>>

2.Счет.

Покупатель, который оплачивает указанную сумму в счете, принимает условия договора. Унифицированной формы данного документа нет, поэтому каждая компания может разработать собственную форму счета на оплату.Кроме того, счет может содержать дополнительную информацию об условиях сделки.

Например, сроки и порядок оплаты и поставки, самовывоза товара, уведомления о предоплате и т д. Статья 9 Федерального Закона от 06.12.11 № 402- ФЗ «О бухгалтерском учете» говорит о том, что подпись главного бухгалтера, руководителя компании или уполномоченного лица не являются обязательным реквизитом для данного документа. Кроме того, печать также не требуется.

Образец счета на оплату

Подробный образец можно скачать здесь>>>

3.Платежные документы.

Они подтверждают факт оплаты товаров работ или услуг. Платежным документом может быть платежное поручение, платежное требование, кассовый и товарный чек, БСО (бланк строгой отчетности).

Платежное поручение покупатель получает в банке, производя оплату по безналу. Кассовый, товарный чек или БСО покупатель получает от продавца в момент оплаты наличными.

Обратите внимание, что бланки строгой отчетности можно применять не во всех случаях.

Источник: https://www.rnk.ru/article/209267-pervichnye-dokumenty-buhgalterskogo-ucheta

Директор или главный бухгалтер уходит в отпуск: нюансы оформления

Распоряжение о порядке предоставления документов в бухгалтерию. Образец приказа о предоставлении документов в бухгалтерию

Директор и главный бухгалтер имеют такое же право на отпуск, как и остальные работники. Однако оформление отпуска этих должностных лиц имеет свои особенности.

Ведь в связи с их временным отсутствием возникает ряд вопросов: кто может исполнять обязанности директора и главбуха в случае их отсутствия, нужно ли о такой временной замене извещать госрегистратора, налоговую и другие госорганы и т. д.

В консультации расскажем обо всех нюансах данной процедуры, которые могут возникать на практике.

Оформление отпуска директора

Сразу отметим, что законодательством этот вопрос недостаточно урегулирован. С директором (генеральными директором) заключается трудовой договор, поэтому он, как и остальные сотрудники, является наемным работником. Поэтому процедура оформления ежегодного отпуска директора такова:

  • отпуск предоставляется директору согласно графику отпусков (ст. 10 Закона № 504). График может утверждаться собственником или уполномоченным им органом (например, самим же директором) совместно с профсоюзом (если он есть на предприятии);
  • за две недели до начала установленного графиком срока кадровая служба направляет директору уведомление с указанием даты начала отпуска. Заявление работника о предоставлении отпуска не является обязательным документом. Однако на практике оно подается, чтобы уточнить продолжительность ежегодного отпуска. Поэтому директор может тоже подать такое заявление, адресованное самому себе. Вместе с тем в уставе юрлица может быть предусмотрен и другой порядок подачи заявления директором, например, на имя председателя собрания участников ООО;
  • издается приказ о предоставлении отпуска в 2 экземплярах. Приказ, как и заявление, директор тоже оформляет на себя. Полномочия директора на издание приказов (распоряжений) закрепляются в уставе (положении). Типовая форма такого приказа законодательством не установлена, поэтому директор может составить его в свободной форме, но с указанием обязательных реквизитов (см. образец 1).

Что касается других видов отпусков (социальных, без сохранения зарплаты и т. д.), то они предоставляются директору в таком же порядке, как и остальным работникам, за исключением того, что директор оформляет такие приказы тоже на себя.

Как оформить возложение обязанностей директора на другое лицо?

Оформить временного преемника директора можно путем:

  • временного заместительства (замещения). Работник освобождается от своей основной работы и исполняет исключительно обязанности директора (п. 1 Порядка № 30/39);
  • исполнения обязанностей временно отсутствующего работника. В таком случае работник будет исполнять обязанности директора без освобождения от своей основной работы (ст. 105 КЗоТ).

В то же время Минсоцполитики в Письме от 21.07.11 г. № 590/13/84-11 указывает, что исполнение служебных обязанностей по более ответственной должности за временно отсутствующего работника, когда это связано с распорядительными функциями, является временным заместительством.

Мы считаем, что предприятие вправе самостоятельно определять, какой вариант оформления временно исполняющего обязанности директора выбрать в таком случае. Ведь в законодательстве по этом поводу ограничений не установлено.

На кого можно возложить исполнение обязанностей директора?

Если процедура назначения исполняющего обязанности директора не предусмотрена в учредительных документах предприятия, то назначить временного преемника директор должен сам.

На практике чаще всего обязанности директора выполняет его заместитель, если заместителя нет – руководитель структурного подразделения и т. д. Советуем решить вопрос о назначении врио директора заблаговременно.

Ведь директор может отсутствовать не только в период отпуска, но и, к примеру, в связи с командировкой. В должностной инструкции работника, который будет временно его заменять, желательно прописать этот момент.

Обратите внимание: нельзя принудительно возложить на работника исполнение обязанностей директора. Надо обязательно получить его согласие.

На практике работник пишет заявление с просьбой оформить ему временное заместительство или временное исполнение обязанностей другого сотрудника. После издания такого приказа врио директора должен расписаться в нем (см.образец 2).

В приказе о назначении врио директора можно установить:

  • круг его полномочий – право подписи финансовых документов, бухгалтерской, налоговой отчетности;
  • ограничение сумм совершенных им операций;
  • размер доплаты за исполнение обязанностей руководителя и т. д.

Также временному директору следует выдать доверенность для представления интересов предприятия перед третьим лицами (например, для заключения хозяйственных договоров).

Важно! Выдавать дополнительно доверенность не нужно, если согласно учредительным документам работник, замещающий директора, имеет право действовать без доверенности.

Оформление отпуска главного бухгалтера

Как оформить отпуск и назначить временного заместителя бухгалтера?

Ежегодный и другие виды отпусков главного бухгалтера оформляется так же, как и для других работников (см. образец 3).

Однако, как и в случае с директором, на время нахождения главного бухгалтера в отпуске, исполнение его обязанностей нужно кому-то поручить.

Временное возложение обязанностей главбуха на другое лицо тоже можно оформить как временное замещение или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (см. образец 4).

На практике врио главбуха назначают его заместителя или рядового бухгалтера. В то же время предприятие вправе привлечь и стороннего специалиста, заключив с ним срочный трудовой договор на время отпуска главбуха.

Нюансы оформления отпуска директора и главного бухгалтера

Нужно ли уведомлять госрегистратора о временной замене директора/главбуха?

Нет, госрегистратора уведомлять об этом необязательно.

Делать это необходимо в случае смены директора, то есть назначения директором другого лица. В п. 13 ч. 1 ст.

 9 Закона № 755 сказано, что по желанию юрлица в ЕГР могут быть внесены сведения о лицах, которые могут совершать юридические действия от имени юрлица, в том числе и подписывать договоры (т. е. такое лицо может действовать без доверенности).

Проще говоря, данные о врио директора юрлицо может подать в ЕГР, если захочет. Но такое лицо указывается в ЕГР не вместо директора (данные о директоре остаются неизменными), а дополнительно как лицо, которое может действовать без доверенности.

Что касается главбуха, то тут ситуация иная. Данные о главном бухгалтере в принципе не вносятся в ЕГР, поэтому нет необходимости информировать госрегистратора о его временной замене.

Подавать информацию в ЕГР не нужно, даже если главбух уволился и назначен новый (правда, надо уведомить орган ГФС, см. об этом ниже). Однако юрлицо вправе внести в ЕГР данные о главбухе и лице, которое его заменяет.

В таком случае главбух (его временный заместитель) вносится в ЕГР тоже как лицо, которое вправе действовать от имени юрлица без доверенности (п. 13 ч. 1 ст. 9 Закона № 755).

Нужно ли уведомлять орган ГФС по форме № 1-ОПП о временном заместителе директора/главного бухгалтера?

Нет, не нужно. Законодательством не установлена обязанность подавать в орган ГФС заявление по форме № 1-ОПП (приложение 5 к Порядку № 1588) в случае временной замены директора или главбуха.

Вместе с тем, по мнению ГФС, при назначении врио главбуха налогоплательщик должен в течение 10 дней уведомить об этом налоговый орган по форме № 1-ОПП (ОИР, категория 119.06).

Правда, из содержания этого разъяснения можно сделать вывод, что оно касается случаев, когда должность главбуха вакантна, а его обязанности временно исполняет другое лицо.

То есть когда это лицо действует до момента назначения главбуха.

Если же главбух отсутствует в связи с уходом в отпуск, сообщать о его временном заместителе нет нужды.

К тому же налоговики отмечают, что если руководитель и главбух отсутствуют по уважительным причинам, налоговую декларацию могут подписывать другие лица, которые уполномочены исполнять обязанности руководителей на время их отсутствия.

Но полномочия временных заместителей должны подтверждаться документально – учредительными документами, приказами, распоряжениями и т. д. Эти документы подаются в контролирующий орган вместе с налоговой декларацией (ОИР, категория 135.03).

Чтобы у ГФС не было претензий, рекомендуем дополнительно прилагать копию документа, подтверждающего полномочия временного заместителя директора или главбуха, к отчетности, которую он подписывает.

Нужно ли переоформлять карточку с образцами подписей в обслуживающих банках?

Нет,не нужно, если замещающее лицо не будет подписывать банковские документы вместо директора/главного бухгалтера.

А вот образец подписи временного заместителя все равно придется подать в банк, чтобы он мог подписывать финансовые документы.

Для этого надо подать дополнительную карточку с образцом подписи врио директора/главбуха, заверенную в установленном порядке (п. 18.8, 18.11 Инструкции № 492).

Это важно: подлинность подписи на карточке юрлица нужно удостоверить нотариально. В населенных пунктах, где нет нотариусов, подлинность подписей представителей юрлица в карточке удостоверяется уполномоченными на это должностными лицами органов местного самоуправления (п. 18.8 Инструкции № 492).

Нужно ли выдавать замещающему сотруднику ЭЦП?

Да, нужно, если он будет подписывать во время своего заместительства, например, налоговую отчетность. Отчетность в электронном виде заверяется электронной подписью директора и главбуха. Поэтому на время их отсутствия у работника, который их заменяет, должна быть цифровая подпись.

Обратите внимание: временный заместитель не может пользоваться ЭЦП директора/главбуха. Для предоставления права подписи врио директора/главбуха должен обратиться в центр сертификации ключей и получить еще один ключ. При этом ключ директора/главбуха на период отпуска отменять не нужно.

О предоставлении права подписи (хоть и временно) другому лицу следует уведомить орган ГФС. Уведомление о новом сертификате открытых ключей для временного заместителя директора достаточно отправить в электронном виде (п. 11 разд. III Порядка № 557).

Что будет, если налоговая отчетность подписана лицом, о котором в орган ГФС не сообщили?

Подпись должностных лиц (в т. ч. и цифровая) – один из обязательных реквизитов налоговой декларации (ст. 48 НК).

Если орган ГФС не уведомить о предоставлении права подписи другому лицу, то отчетность может быть признана неподанной. Ведь в ней нет обязательного реквизита – подписи уполномоченного лица. А за неподачу декларации пп.

 120.1.9 НК предусмотрен штраф в размере 170 грн., за повторное нарушение в течение года – 1 020 грн.

Выводы

Директор и главный бухгалтер имеют право на ежегодный и другие виды отпусков, предусмотренные законодательством.

Процедура оформления отпуска директора и главбуха имеет свои особенности. Ведь даже если они будут временно отсутствовать на работе, их обязанности нужно кому-то поручить.

Для временного заместителя нужно оформить ЭЦП и уведомить об этом ГФС. Кроме того, следует подать в обслуживающий банк дополнительную карточку с образцом подписи временного заместителя. А вот уведомлять орган ГФС и госрегистратора о временной замене директора или главбуха не нужно.

Источник: Практическое руководство № 10.

* Образцы приведены в полной консультации.

Источник: https://balance.ua/ru/news/post/direktor-ili-glavnyj-buxgalter-uxodit-v-otpusk-nyuansy-oformleniya

Как приучить сотрудников вовремя приносить первичку в бухгалтерию — Audit-it.ru

Распоряжение о порядке предоставления документов в бухгалтерию. Образец приказа о предоставлении документов в бухгалтерию

Журнал “Семинар для бухгалтера”

Иногда бухгалтер тратит больше времени и сил не на подготовку и сдачу отчета, а на сбор недостающей первички от контрагентов. А все оттого, что сотрудники компании забывают занести нужные бумаги вовремя. Советами о том, как решить проблему с задержкой документов и убедить сотрудников сдавать первичку в срок, делится Елена Волкова, бухгалтер ООО «Эвион».

Сформируйте четкий регламент документооборота

Первое, с чего лучше начать, так это с вопроса: а установлены ли вообще в компании сроки для сдачи документов? Ведь если нет правил, то и нельзя требовать их исполнения.

Контролировать своевременность сдачи первички поможет регламент документооборота. В нем пропишите механизм движения документов внутри компании и сроки, в которые каждая бумага должна быть доставлена в бухгалтерию. Также важно назначить ответственных за это сотрудников и расписать, как они будут передавать документы.

Скорее всего разработке регламента придется уделить немало времени, так как важно учесть все особенности бизнес-процессов в вашей компании. И чем крупнее организация, тем больше процедур нужно описать.

Но усилия в итоге окупятся, и опоздавших бумаг будет меньше. Постарайтесь сделать документ максимально простым для понимания. Хорошо, если распределение функций и ответственности будет понятно каждому сотруднику.

Ведь только тогда работники смогут следовать инструкциям.

А чтобы сотрудники не забывали, что регламент следует соблюдать, закрепите эту обязанность в их должностных инструкциях. К тому же в этом случае нарушителя сроков можно будет привлечь к ответственности.

Готовый регламент директор утвердит своим приказом. А перед этим его лучше согласовать с руководителями тех подразделений, которые участвуют в обмене документами. Советы коллег помогут учесть в инструкциях дополнительные важные детали.

Бумаги теряются, а сотрудник уверяет, что документы он в бухгалтерию отдавал? Если передачу первички контролировать, то такие споры останутся в прошлом. Поэтому лучше фиксировать, что бухгалтерия получила бумаги от сотрудников других отделов. Делать это можно в соответствующем журнале. Другой вариант – снимать копию с документа и на ней делать пометку о получении.

Постарайтесь наладить отношения с другими отделами

Перед разработкой регламента поговорите с начальниками тех отделов, сотрудники которых задерживают первичку. Постарайтесь понять, из-за чего происходят сбои в документообороте.

Одно дело, если причина задержки в том, что сотрудники просто легкомысленно относятся к документам. Тогда попробуйте преодолеть разницу в профессиональных интересах. Объясните коллегам, что своевременное представление бумаг не прихоть бухгалтерии. А у задержки документов есть свои последствия: штрафы, пени и дополнительные вопросы налоговиков.

Но иногда наладить работу с документами не получается из-за того, что сотрудники просто не успевают вовремя отдавать первичку. К примеру, задержать документ может сам контрагент. Или работники слишком загружены.

В первом случае решать проблему нужно с поставщиком и с ним обсудить вопрос обмена документами. Как правило, ускорить поступление бумаг помогает неформальный разговор с бухгалтерией контрагента и призыв к профессиональной солидарности.

К тому же порядок обмена документами можно закрепить в договоре. Причина задержки бумаг в плотном рабочем графике коллеги? Согласуйте с ним приемлемое время представления документов. Лучше пойти на компромисс и немного удлинить срок сдачи, чтобы он стал комфортным для работника.

Когда заранее понятно, что сотрудник не успеет уложиться в установленный период, толку от таких правил будет мало.

Включите в Положение о премировании пункт о санкциях за опоздание с первичкой

Еще один способ, который поможет дисциплинировать сотрудников, вечно опаздывающих с первичкой, это наказание рублем. Решать вопрос о необходимости материальной ответственности за бумаги нужно с руководством.

Компания не вправе наказать сотрудника за задержку первички штрафом. Такое дисциплинарное взыскание с точки зрения Трудового кодекса будет незаконным. В отношении провинившегося работодатель может использовать только три вида взысканий, предусмотренных статьей 192 ТК РФ: замечание, выговор или увольнение. Кстати, об этом Роструд еще раз напомнил в письме от 18 декабря 2014 г. № 3251-6-1 .

Приучить сотрудников к дисциплине помогут специальные пункты в Положении о премировании. Компания может предусмотреть в документе снижение или даже невыплату премии за нарушение сроков сдачи документов.

Директор решил сделать нарушителю выговор или замечание? Тогда оформите служебную записку, а с сотрудника возьмите объяснительную. На основании этих бумаг руководитель составит приказ о применении дисциплинарного взыскания.

Если сотрудник из-за проблем с первичкой не получил премию, можно оформить служебную записку на имя директора. Требовать объяснительную и составлять приказ не нужно. Ведь выплата премии – право, а не обязанность работодателя. И этот вид наказания к дисциплинарным взысканиям из статьи 192 ТК РФ не относится.

Валерия Большакова, бухгалтер «Капкан»:

– Иногда первичка поздно попадает в бухгалтерию из-за того, что контрагент выписывает документ с ошибками. Тогда бумагу приходится возвращать бухгалтеру поставщика, чтобы ее исправили. Бывает, что ошибку не получается исправить с первого раза и первичка мигрирует из одной бухгалтерии в другую не один раз. Тогда вероятность потерять бумаги или получить их позже нужного срока возрастет.

Тут помогут памятки для сотрудников с образцами правильно заполненных документов. Ведь когда коллеги будут знать, как должны быть оформлены акт, накладная и счет-фактура, они смогут проверить их сразу при получении.

И если в документе недочет, оперативно исправить его в бухгалтерии поставщика. Чтобы памятки работали эффективно, не нагружайте их сложными терминами и формулировками, понятными лишь специалистам в бухучете.

Лучше снабдите сотрудников наглядными образцами документов с краткими пояснениями.

Заручитесь поддержкой директора

Валерия Молчанова, бухгалтер ООО «ТехноГоризонт»:

– Решить проблему с первичкой проще, когда директор компании берет ситуацию под свой личный контроль. Если в вашей компании вопрос с документами стоит особенно остро, то экстренной мерой помощи станут регулярные отчетные совещания. На встречах с руководством ответственные сотрудники будут докладывать о положении дел с первичкой.

Такие мероприятия помогут дисциплинировать работников и приучат их бережнее относиться к бумагам. Генеральный директор в зависших документах ничего страшного не видит? Тогда попытайтесь объяснить ему, к каким последствиям это приводит.

Например, из-за потери закрывающих документов от поставщика компания может переплатить налог на прибыль и НДС. К тому же из-за опоздавших документов часто приходится подавать уточненки. Как правило, в них компания сумму налога к уплате уменьшает. А на такие отчеты инспекторы обращают пристальное внимание и запрашивают по ним пояснения.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/828098.html

Искарик
Добавить комментарий