Словосочетания и выражения для официальных писем. Стандартные фразы и выражения деловых писем

Письмо для друга на английском языке

Словосочетания и выражения для официальных писем. Стандартные фразы и выражения деловых писем

Несмотря на то, что письма постепенно вытесняются из жизни людей мессенджерами, телефонными звонками и соцсетями, переписка остается важным элементом общения между людьми. С ее помощью можно делиться личной или деловой информацией, выражать эмоции, сообщать новости. 

Виды переписок могут очень отличаться, как и стандартная форма, по которой они составляются. Придерживаясь ее при составлении письма, мы не только соблюдаем определенные правила, но и показываем свое уважение адресату.

статьи:

  • Как написать письмо другу на английском: стандарты и стилистика
  • Шаблон письма: обязательные элементы
  • Как выглядит готовое письмо другу на английском
  • Преимущества курсов английского от English Prime

Как написать письмо другу на английском: стандарты и стилистика

Письмо другу на английском языке, хоть и относится к неофициальной переписке, составляется по определенному шаблону. Существует ряд слов и словосочетаний, которые используются в таком тексте — в зависимости от того, насколько близкие отношения у вас с собеседником.

Начинают письмо другу на английском со стандартного обращения, которое условно разделяется на три варианта:

Завершать свое письмо также можно устоявшимися выражениями на выбор:

Что касается основной части, стилистически письмо к другу на английском не обязательно должно быть выдержано эмоционально. В нем допускается наличие просторечных выражений и даже сленг.

Поскольку характер такого письма личный, в нем очень часто употребляются местоимения первого и второго лица (я, ты, вы, мы). Здесь можно свободно выражать свое мнение и давать субъективную оценку любой ситуации, излагать свои мысли в любой форме.

В переписке такого рода можно употреблять эмоционально окрашенные обороты. Все это очень сильно отличает письмо другу от официального письма со строгим табу на экспрессивные выражения.

Шаблон письма: обязательные элементы

Перед тем, как писать письмо другу на английском, вам стоит ознакомиться с определенной формой его составления. И не смотря на то, что подобной переписке разрешены свободные выражения, для нее применяется свой шаблон.

Письмо другу на английском языке имеет четкую структуру. Оно состоит из обязательных элементов:

  • Заглавие, или шапка. Здесь указывают адрес человека, который отправляет письмо, а также дату. По правилам эту информацию необходимо указать в правом верхнем углу. При этом адрес должен быть написан по такому шаблону:
  • Приветствие адресата и обращение к нему с помощью типовых фраз и словосочетаний.
  • Тело письма. В основной части адресата благодарят за полученные предыдущие письма, извиняются за то, что долго не писали ответ, или же сообщают новости. Всю эту информацию излагают в первом абзаце. 
  • Далее можно отвечать на вопросы из предыдущего письма, либо рассказать о чем-нибудь, расспросить друга о новостях.
  • Заключительная часть — фраза, которая подводит к прощанию, после которой обязательно ставится запятая, и непосредственное завершение письма.

Для связного повествования рекомендуется использовать в тексте такие связующие слова:

Как выглядит готовое письмо другу на английском

Чтобы научиться составлять текст переписки самостоятельно, необходимо уделить внимание изучению готовых примеров и постараться воспроизвести их самостоятельно. В этом может помочь изучение писем на английском языке с переводом. Пример одного из них выглядит следующим образом:

Существует общее правило для всех писем личного характера — фразы в нем не должны быть слишком длинными. Также стоит избегать официальных клише, зато приветствуется наличие диалектизмов, восклицаний, изменения порядка слов для акцента на определенной части фразы.

Преимущества курсов английского от English Prime

Написать письмо другу на английском — достаточно легкая задача для человека с базовыми знаниями языка. Новичкам необходимо много времени уделять практике и составлению писем по готовым примерам с переводом. Это поможет закрепить знания, а также расширит словарный запас.

Лучшие курсы английского языка помогут вам научиться составлять письмо другу на английском языке не только по готовому примеру, но и без него. 

Программы английского языка для начинающих от English Prime специально разработаны ведущими специалистами школы для новичков. Благодаря активной практике, занятиям с опытными педагогами и комплексной программе обучения, наши студенты успешно усваивают материал и применяют полученные знания на практике.

Источник: https://englishprime.ua/pismo-dlya-druga-na-anglijskom/

Особенности и тонкости подготовки деловых писем на английском языке с примерами

Словосочетания и выражения для официальных писем. Стандартные фразы и выражения деловых писем

Доброго времени суток, друзья.

Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях.

Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом.

Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:)

Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами.

Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы.

Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.

Cодержание:

В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression о вашем профессионализме и о солидности компании, которую вы представляете.
Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.

Основные типы деловых писем

  • Поздравление – Congratulation Letter
  • Предложение – Commercial Offer – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
  • О приёме на работу — Acceptance–уведомляет вас, что вы приняты на работу.
  • Заявление – Application– содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
  • Отказ — Refusal letter – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
  • Жалоба – Complaint Letter – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
  • Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
  • Письмо-запрос – Enquiry Letter –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
  • Письмо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
  • Письмо-благодарность — Thank-you letter – тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.), и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

 — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов.

— также пользующаяся популярностью книга. Здесь много образцов, еще больше общепринятых клише, а также немало советов и рекомендаций от авторов. Как говорится, изучайте и применяйте!

Крутой от Lingualeo — пройдя его, вы сможете обрести уверенность как в переписке, так и в разговоре на деловые темы. Кстати, перед приобретением его можно попробовать бесплатно.

Общие принципы

Графическое оформление должно соответствовать следующему:

  1. Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
  2. Текст разделяется на абзацы без красных строк.
  3. Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
  4. Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.

По стилю:

  1. Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You're и т.д.
  2. Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.
  3. Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.
  4. Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.

Составные части

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

  • Заголовок (шапка):А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат: день/месяц/год. Запятые не используются.
  • Приветствие (обращение), или как начать письмо.
  • мысль (основной текст послания) – в центральной части письма.
  • Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений).
  • Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.
  • Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
  • Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.

Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:

John Stewart1304 Sherman Ave.

Madison, Wisconsin

Lemann & Sons3597 43rd Street

New York, NY 12008

May24, 2015

Dear Sirs,

With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.
I would also to know about discounts that you provide.

Yours faithfully,

(Signature)

John Stewart

Sales Manager

Перевод:

От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин
Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008
24 мая, 2015

Уважаемые господа,

Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике
не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов.
Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

С уважением,
Джон Стюарт
Менеджер по продажам

Теперь подробнее остановимся на элементах

Обращение или приветствие должно выглядеть так:
Dear Sirs, Dear Sir or Madam — если вам не известно имя получателя
Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] — если вам известно имя адресата
Dear Frank, — если человек вам знаком
Dear sale manager – если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)

Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:

Kind regards, — С уважением…

Yours faithfully, — Искренне Ваш (если имя адресата вам не известно)

Yours sincerely, — Искренне Ваш (если имя вам известно)

Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.

Стандартные выражения

Вот для примера некоторые типовые фразы:

It is very kind of you to — очень любезно с вашей стороны

We apologize for — Мы приносим свои извинения за

Please let me know — Пожалуйста, сообщите мне

According to – В соответствии с

In case – В случае

As you requested – По вашей просьбе

Until now – До сих пор

With reference to your… – Относительно вашего…

Unfortunately – К сожалению

We enclose – Мы прилагаем

We are sorry – Мы сожалеем

Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости:

Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение

We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить ваш ответ в ближайшем будущем

И в конце перед подписью:

With best regards — С наилучшими пожеланиями

With respect – С уважением

With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество

With best wishes — С наилучшими пожеланиями

Еще не устали от теории? Тогда немного практики!

На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):

Mr Robert BrownGeneral ManagerKLM Co Ltd32 Wood LaneLondon

Great Britain WC37TР

John Stewart1304 Sherman Ave.

Madison, Wisconsin

24 September, 2015

Dear Mr Stewart

Thank you for sending us your resume.We are sorry to inform you that your candidature does not suit us.

Kind regards,

RobertBrown

General Manager

Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно):

Уважаемый Г-Н Стюарт

Спасибо за отправку нам резюме.
Мы с сожалением сообщаем вам, что ваша кандидатура нам не подходит.

С уважением,

Роберт Браун

Генеральный Директор

Кто еще не знаком с , рекомендую записаться на пробное бесплатное занятие! Там вам подберут идеального для вас преподавателя — такого, который бы соответствовал вашим личным предпочтениям, целям в изучении языка и вашему стилю жизни.

Вы начнете понимать  деловой английский, говорить на нем и писать прекрасные деловые письма, которые сразят наповал всех ваших партнеров и коллег.

Вы же об этом мечтаете, правда?

А для моих гостей и читателей есть особое предложение – 2 урока в подарок при оплате 10 уроков. Для получения подарка, нужно ввести специальный промокод Partner2 при оплате.

Электронные письма

Любимые всеми  e-mail сообщения составляют около 80% делового оборота. От обычной переписки она отличается большей конкретикой и краткостью. Излишне длинных фраз там стараются avoid, кроме того, применяют aкронимы (фразы,сформированные по первым буквам словосочетания), как ИМХО.

Для электронной переписки характерны не только личные сообщения, но и рассылки (при этом используют поле BCC, когда требуется сохранять конфиденциальность).

Ну и основное отличие – это то, что от передачи конфиденциальной информации по электронной почте большинство предпочитает воздерживаться.

Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик. Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки  является показателем качества работы вашей компании.

Спасибо, что дочитали мою статью до конца. Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас!

Подписывайтесь на новые порции английского.
Всем пока! Берегите себя!

Источник: https://lizasenglish.ru/delovoj-anglijskij/osobennosti-i-tonkosti-podgotovki-delovyh-pisem-na-anglijskom-yazyke-s-primerami.html

Бизнес-переписка для чайников или какие фразы можно использовать в деловых письмах

Словосочетания и выражения для официальных писем. Стандартные фразы и выражения деловых писем

Вы пишите деловые письма на английском каждый день? Или только изучаете азы официальной переписки на курсах по бизнес английскому? Наша подборка полезных фраз и выражений научит вас составлять правильные деловые письма на английском и поможет разнообразить вашу речь.

Благодаря деловому этикету общеизвестно, что клиентов нужно приветствовать в начале письма и прощаться в конце.

Проблемы начинаются при составлении основной части письма? Как, к примеру, сказать заказчикам, что груз задерживается, или как намекнуть, что было бы неплохо получить деньги за оказанные услуги? Обо всем этом можно грамотно рассказать, если использовать правильные «заготовки» к различным ситуациям. С такими «заготовками» составление писем будет простой и приятной задачей.

Начало письма или как начать переписку на английском

В начале каждого делового письма, сразу после приветствия, вам необходимо объяснить, ради чего вы вообще все это пишите. Возможно, вы хотите что-либо уточнить, получить дополнительную информацию или же, к примеру, предложить свои услуги. Во всем помогут следующие фразы:

  • We are writing – Мы пишем, чтобы…
  • – to confirm … – подтвердить…- to request … – запросить…- to inform you that … – проинформировать вас, что…- to enquire about … – узнать о…

  • I am contacting you for the following reason… – Я пишу вам со следующей целью / Я пишу вам для того, чтобы…
  • I would be interested in (receiving/ getting information) – Я был бы заинтересован в (приобретении/получении информации)

Установление контактов или как сказать собеседнику откуда вы о нем знаете

Иногда стоит напомнить деловому партнеру, когда и как вы в последний раз виделись или обсуждали свое сотрудничество. Может быть, пару месяцев назад вы уже писали деловое письмо на эту тему, или, возможно, вы встретились на конференции неделю назад и тогда уже начали вести переговоры.

  • Thank you for your letter regarding … – Спасибо за ваше письмо на тему….
  • Thank you for your letter of May 30. – Спасибо за ваше письмо от 30 Мая.
  • In reply to your request, … – В ответ на вашу просьбу..
  • Thank you for contacting us. – Спасибо, что написали нам.
  • With reference to our conversation on Tuesday… – Относительно нашего разговора во вторник…
  • In reference with your recent letter – Что касается недавно полученного от вас письма…
  • It was a pleasure meeting you in New-York last week. – Было очень приятно с вами встретиться в Нью-Йорке на прошлой неделе.
  • I would just to confirm the main points we discussed yesterday – Я хотел бы подтвердить основные пункты, которые мы вчера обсудили.

Выражение просьбы или как тактично попросить собеседника на английском

В деловых письмах иногда приходится о чем-то просить партнеров. Иногда вам нужна отсрочка, а иногда дополнительные образцы материала. Для выражения всего этого в деловом английском есть свои устоявшиеся фразы.

  • We would appreciate it if you would … – Мы были бы очень признательны, если бы вы…
  • Could you please send me/ tell us/ let us… – Не могли бы вы послать мне/сказать нам/ разрешить нам
  • It would be helpful if you could send us … – Нам бы очень помогло, если бы вы могли нам послать…
  • I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я буду благодарен вашему безотлагательному вниманию по этому вопросу.
  • We would be grateful if you could … – Мы были бы благодарны, если бы вы могли…

Жалобы на английском или как дать понять, что вы не довольны

К сожалению, часто бывает так, что нам что-то не понравилось. Но при составлении деловых писем мы не можем дать волю чувствам и прямым тестом сказать, что мы думаем о компании и ее услугах.

Необходимо использовать деловой английский и аккуратно высказать свое недовольство. Так мы сможем сохранить делового партнера и немного выпустить пар.

Стандартные фразы деловой переписки, которые в этом помогут:

  • I am writing to complain about … – Я пишу, чтобы пожаловаться о…
  • I am writing to express my dissatisfaction with … Я пишу, чтобы выразить свое недовольство в связи с …
  • I am afraid there may be a misunderstanding… – Я боюсь, возникло непонимание…
  • I understand it is not your fault, but… – Я понимаю, что это не ваша ошибка, но…
  • We wish to draw your attention to … . – Мы хотим обратить ваше внимание на

Как сообщать плохие или хорошие новости в деловых письмах на английском

В бизнес переписке часто бывает так, что нам приходится огорчать клиентов. Стоит сделать это изящно, чтобы не разозлить партнера еще больше.

Плохие новости

  • I am afraid that I must inform you that … – Я боюсь, что мы должны проинформировать вас, что…
  • Unfortunately we cannot / we are unable to … – К сожалению, мы не можем/мы не в состоянии
  • We regret to inform you that … – Мы с сожалением сообщаем вам, что…
  • I'm afraid it would not be possible to … – Я боюсь, что будет невозможно…
  • After serious consideration we have decided to …- После серьезного рассмотрения, мы решили, что…

Хорошие новости

К счастью, иногда все складывается удачно, и мы можем порадовать своих клиентов хорошими новостями

  • We are pleased to announce that … – Мы с удовольствием сообщаем, что…
  • It is our pleasure to announce that … – Имеем удовольствие сообщить, что…
  • I am delighted to inform you that .. – Я с удовольствием информирую вас…
  • You will be pleased to learn that … – Вы обрадуетесь, когда узнаете, что…

Извинения или как не разгневать клиента еще больше

Конечно, в бизнесе часто бывают накладки. И за них приходится извиняться именно вам. Будьте дружелюбны, войдите в положение собеседника. Помните, что лучше несколько раз извиниться, чем потерять ценного клиента.

  • I regret any inconvenience caused by… Мы сожалеем о всех неудобствах, вызванных…
  • Please accept our sincere apologies. – Пожалуйста, примите наши искренние извинения.
  • I would to apologize for the delay /inconvenience… – Я хочу извиниться за задержку/неудобство
  • Once again, please accept my apologies for … – Еще раз примите мои извинения за…

Деньги или как показать партнеру, что пришло время платить

Иногда хочется написать прямым текстом, что пришло время платить. Но в бизнес-переписке так поступать нельзя. Вместо этого приходится употреблять более мягкие конструкции, за которыми стоит все тот же жесткий вопрос.

  • According to our records … – Согласно нашим записям…
  • Our records show that we have not yet received payment of … – Наши записи показывают, что мы еще не получили оплату за…
  • We would appreciate if you cleared your account within the next days. – Мы будем благодарны, если вы рассчитаетесь в ближайшие несколько дней.
  • Please send payment as soon as possible/ promptly – Пожалуйста, вышлите нам оплату как можно скорее.

Вежливость в переписке или как намекнуть на новые встречи

С бизнес-партнерами не стоит прощаться окончательно. Даже после окончания проекта, вам лучше сохранить отношения для следующих заказов.

До скорой связи

В конце деловых писем на английском зачастую будет уместно между строк напоминать партнеру, когда вы в следующий раз ждете от него информации.

  • I look forward to seeing you next week. – Жду нашу встречу на следующей неделе
  • Looking forward to receiving your comments, – С нетерпением жду ваши комментарии.
  • I look forward to meeting you on the (date). – Жду нашу с вами встречу (дата).
  • An early reply would be appreciated. – Я буду признателен за ваш быстрый ответ

До новой встречи

После удачного заказа стоит написать заказчику небольшое письмо на английском, сообщающее о том, что вы не против нового проекта с ним.

  • I would be happy to have an opportunity to work with your firm again. – Я буду рад возможности снова поработать с вашей фирмой.
  • We look forward to a successful working relationship in the future. – Мы будем рады успешным рабочим взаимоотношениям в будущем.
  • We would be pleased to do business with your company. – Мы с радостью будем иметь бизнес с вашей компанией.

Конечно, деловой английский – это не всегда легко. К счастью, наша подборка бизнес-фраз должна существенного облегчить вашу задачу. Теперь на составление письма у вас уйдет намного меньше времени. Так что выбирайте нужные фразы, дополняйте своей информацией и радуйте начальника красивыми бизнес-письмами на английском языке.

  • Шутикова Анна
  • Рубрика: Английский для бизнеса

    Для комментирования необходимо войти через или .

    Источник: http://begin-english.ru/article/frazy-dlya-delovyh-pisem-na-angliyskom/

    Структура делового письма. Правила и примеры. Шаблон для примера

    Словосочетания и выражения для официальных писем. Стандартные фразы и выражения деловых писем

    Не так давно мы уже рассказывали о правилах общения в официально-деловом стиле и деловой переписке, теперь пришло время изучить и саму структуру делового письма.

    Сегодня мы рассмотрим четкий поэтапный план написания делового письма по конкретному шаблону. Зачем нужно изучать такие моменты? 

    Все просто: нарушение порядка смысловых и структурных блоков в письмах приводит к массе проблем. Грамотная структура делового письма позволяет: 

    • Значительно повысить эффективность деловой переписки. 
    • Сократить время на изучение и понимание идеи послания. 
    • Закрепить за вами статус профессионала. 
    • Четко и последовательно передать все ключевые моменты переписки. 

    Последовательность элементов должна неукоснительно соблюдаться. Точка. Эксперименты здесь невозможны в принципе, поскольку уже сложилась универсальная схема письма деловой переписке. Есть “золотой стандарт”, которого нужно придерживаться. 

    Но прежде чем мы начнем изучать саму структуру, давайте разберемся с видами деловых писем. 

    Виды деловых писем 

    К формату “деловое письмо” относится более 30 разновидностей корреспонденции – от информационных уведомлений до оферт и презентационных писем. Видов достаточно много, поэтому проще сказать так: 

    Все, что является предметом официальной переписки между любой компанией и получателем, уже можно смело назвать деловым письмом. 

    Принципы разделения деловых писем на виды

    Вид 1. По тематическому признаку. письма напрямую зависит от цели и темы письма. Например, письмо-запрос создается для рассмотрения предложения,  рекламация – несет в себе претензию, благодарственное письмо для выражения эмоций. 

    Вид 2. По необходимости ответа. Большинство деловых писем предполагает обязательный ответ, но есть ряд писем, на которые ответ не нужен или не критичен. Список писем, не требующих ответа или допускающих необязательный ответ:  

    • Гарантийные письма. 
    • Письма-инструкции. 
    • Информационная корреспонденция;
    • Письма-напоминания. 
    • Письма-уведомления. 
    • Сопроводительные письма. 

    Вид 3. По формату переписки. Существует 2 вида деловой переписки: 1) переписка с 1 получателем; 2) переписка с несколькими получателями. И если первый формат еще предполагает какие-то минимальные отступления от рамок, то при общении с несколькими получателями желательно ни на шаг не отходить от структуры вашего письма. 

    Вид 4. По числу аспектов. Написание деловых писем, их структура также разделяется по аспектам (идеям) текста. 

    1. Многоаспектное деловое письмо состоит из пунктов, подпунктов, разделов. В таком письме можно передавать любое количество тем, идей, поднимать разные вопросы. В подавляющем большинстве случаев используется этот тип;

    2. Одноаспектное деловое письмо  имеет исключительно информационный характер: уведомление о выходном дне, предстоящем совещании и  так далее.

    Отличие его в том, что оно несет в себе одну идею (тему, вопрос) и очень короткую структуру. В одноаспектном письме, как правило, дается информация без деления на блоки.

    Ниже мы с вами будем разбирать именно структуру многоаспектных деловых писем. 

    Поблочная структура делового письма

    Шаблон структуры делового письма. Скачать пример в PNG и PDF можно в конце статьи

    Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата

    Написание делового письма начинается с указания реквизитов. Это идентификационные элементы. Как правило, реквизиты размещаются в самом начале письма – в левом и правом верхних углах листа.

    Реквизиты отправителя (адресанта) сообщают, из какой компании пришло сообщение. Как правило, стандартный бланк для деловых писем уже содержит эту информацию.

    Указывается полное юридическое название с формой собственности, адрес, телефон, сайт, ИНН и ОГРН. Указываются в левом верхнем углу.

    Реквизиты получателя (адресата) содержат меньше информации. Как правило, это должность, название его фирмы, ФИО и адрес, куда письмо будет отправлено. Пишутся в правом верхнем углу строго в дательном падеже.

    Дата написания

    Необходима для различения писем. Полезна для отчетности или в длительной деловой переписке – по дате можно узнать очередность сообщений и структурировать их. Указывается тот день, когда письмо будет отправлено. Как правило, он совпадает с днем написания. Дата пишется перед заголовком, ближе к правому краю листа.

    Этап 2. Вступление в письме 

    Это самое начало, которое является ключевым в структуре делового письма. Его пишут максимально информативным. Прочитав «введение», адресат уже должен понять, что от него хотят, и примерно представлять основное содержание.

    Вступление состоит из нескольких элементов: 

    1.Заголовок

    Главный раздел, определяющий тему письма. Именно он позволяет адресату понять, о чем оно. Или насколько для него важно прочитать это.

    При написании заголовка необходимо:

    1. Выдержать деловой стиль;
    2. Сохранить заголовок кратким и понятным;
    3. Выделить основную тему;
    4. Показать адресату, что это важное для него письмо.

    С помощью заголовка отправитель делового письма одновременно информирует и привлекает внимание. Пример заголовков разных видов деловых писем:

    • Об отгрузке новой партии мобильных телефонов.
    • Поздравляем со вступлением в новую должность! 
    • Претензия по качеству продукции  от ООО “Эдельвейс”.
    •  Предложение о сотрудничестве от ЗАО “Лес”. Список преимуществ компании. 

    2.Обращение

    Это очень важная часть вашего делового письма. Она не просто соблюдает формальности, но и располагает к себе читателя, фиксирует его внимание. Поэтому ему уделено столько времени – важно не ошибиться в написании.

    Обращение практически всегда становится началом письма. Как правило, размещается в центре строки и начинается с прописной буквы.

    Любое обращение следует начинать со слова «уважаемый(ая)». Оно выражает наиболее нейтральную форму вежливости, в отличие от «любимый», «дорогой» и прочих, использующихся в личной переписке.

    Встречаются также формы слова «уважаемый» с приставками «много-», «глубоко-», когда обращение адресовано к высшему чину или заслуженному деятелю в какой-либо сфере. С ним можно использовать следующие формы обращения:

    1. «Господин/госпожа». Включает не только этикетную составляющую. Обращает внимание на статус адресата. Используется для общения с человеком или людьми, имеющими определенный вес в обществе. Пишется вместе с фамилией. Пример: «Глубокоуважаемая госпожа Потапкина!»;
    2. Имя и отчество. Наиболее нейтральное обращение. Подразумевает дистанцию между адресатом и адресантом. Пример: «Уважаемый Петр Васильевич!»;
    3. Должность или статус адресата. Применяется в случаях, когда необходимо подчеркнуть именно должность, например, в случае обращения к военнослужащему. Пример: «Уважаемый товарищ полковник!». Когда человек рассматривается как субъект гражданских правоотношений, уместно обращение «гражданин»;
    4. Коллективное обращение. Допустимо в том случае, когда адресатом выступает группа людей. В таком случае используется именование группы или какой-либо ее признак. Пример: «Уважаемые учителя/студенты/водители!».
    5. Если выделить признак нельзя – можно использовать слово «дамы/господа». В единственном числе бесфамильное и безымянное обращение допускается, если письмо адресовано юридическому лицу или рассылается массово;

    Сокращения неприемлемы! Никаких инициалов, неполных званий/должностей или «г-н/г-жа» быть не должно. То есть писать «Уважаемый тов. полковник» нельзя.

    Также в деловой переписке, если корреспонденция имеет конкретного адресата, в знак уважения принято писать местоимение «Вы» с прописной (большой) буквы.

    Если письмо трафаретное (отправляется сразу большому количеству людей и не имеет личного обращения) или послано коллективу, местоимение пишется со строчной (маленькой) буквы.

    Необходимо не забывать некоторые важные аспекты использования обращения:

       

    1. Приветствие – только «Здравствуйте» или «Добрый день». Другие формы применять не следует. Необходимо использовать приветствие с именем: «Добрый день, Александр!»;
    2. Имя – только в полной (официальной или повседневной) форме. При этом лишь к самым близким коллегам и партнерам допустимо сокращение, например, «Настя» вместо «Анастасия». Но никак не «Насть»;
    3. Если имя вообще неизвестно, то лучше использовать что-то вроде «Здравствуйте, уважаемый клиент!»;
    4. Желательно не использовать в письме обращение на «ты»;
    5. Везде, где возможно, лучше использовать имя и отчество, если они известны.

    Также нужно помнить о разнице в знаках препинания. В конце обращения желательно ставить восклицательный знак, а не запятую. Это покажет, как важно отосланное письмо. Запятая же придаст ему будничный характер.

    • Точка не ставится вообще.
    • После восклицательного знака правила пунктуации требуют дальнейшего написания с заглавной буквы.
    • После запятой можно продолжать писать со строчной.

    3.Преамбула

    Эта часть делового письма содержит  суть послания. Здесь адресант расписывает свои мотивы и цели. Как правило, указываются вводные данные, касающиеся темы письма и долженствующие напоминать получателю о ней:

    • даты;
    • факты;
    • документы;
    • договоренности;
    • упоминания других лиц и прочее.

    Преамбула облекается в формальный вид при помощи вводных слов и фраз «согласно», «в связи с…», «считаем необходимым уведомить…», «ставим Вас в известность, что…», «доводим до Вашего сведения…» и прочим.

    Преамбула может быть краткой (буквально пара предложений) или длинной (вплоть до нескольких абзацев). Это очень важный элемент в шаблоне делового письма, который обязательно стоит использовать. 

    Образец части делового письма (преамбула с обращением и заголовком): 

    О поставке мобильных телефонов

    Уважаемая госпожа Потапкина!

    Настоящим письмом считаем необходимым уведомить Вас, что, согласно договору от 20.06.2020, Вы обязаны забрать новую партию мобильных телефонов со склада не позднее, чем 30 дней с момента поставки.

    Этап 3. Основная часть письма

    В основной части делового письма подробно и аргументированно расписывается цель написания. Просьба, требование или сведения приводятся в полном виде так, чтобы передать адресату максимальное количество информации.

    Как правило, в теле письма отправитель анализирует случившееся и приводит аргументы в пользу своей точки зрения.

    Например, при информировании о каком-либо событии (выставке, презентации и прочих) подчеркивает, что мероприятие желательно посетить по такой-то и такой-то причине.

    В конце основной части подводятся итоги всего письма. Это может быть надежда, извинения или уверенность в скором ответе. Пример: «Надеемся на Ваше содействие по данной проблеме». Также часто здесь пишут предложения или вопросы к адресату.

    Заключение в деловом письме

    Так же, как и обращение, несет преимущественно этикетную функцию. Это нечто вроде прощания с адресатом, которое также должно поддерживать атмосферу всего письма.

    Выбранная заключительная фраза зависит от степени знакомства с адресатом. В деловой переписке преимущественно используется «С уважением». После чего указывается должность отправителя и его ФИО.

    Пример: «С уважением, председатель организационного комитета Иванов Дмитрий Петрович».

    Этап 4. Дополнительные элементы письма

    Структура делового письма может подразумевать дополнительные части, которые не обязательно использовать. Они могут понадобиться лишь в редких случаях. Но и для факультативных элементов есть свои места.

    Приложения к письму

    Если необходимо вместе с деловой корреспонденцией предоставить нечто дополнительное – файл, договор, изображение и так далее – используются приложения. Они прикрепляются к письму на отдельных листах, не затрагивая основной текст.

    Каждое приложение прикрепляется на отдельном листе. В случае электронного делового письма принято высылать приложения в виде отдельных файлов. В некоторых случаях адресант указывает наличие приложений перед заключением.

    Постскриптум

    Постскриптум в структуре деловой корреспонденции несет сразу две функции:

    • сообщение о том, что произошло после написания письма и имеет непосредственное отношение к его теме;
    • дополнительная информация, косвенно касающаяся темы письма, но интересная адресату.

    Постскриптум указывается после заключения и подписи. Под ним принято писать инициалы отправителя или ставить личную подпись. На этом структура деловой переписки считается завершенной – это финальный элемент.

    Эпилог 

    Написание деловых писем вовсе не так сложно, как может показаться. Если резюмировать сказанное выше, то принцип следующий: 

    • Сначала нужно поприветствовать получателя. 
    • Затем кратко ввести в суть дела. 
    • После чего донести суть послания. 
    • Теперь можно резюмировать сказанное и попрощаться. 

    Главное, изучите правила написания стандартных вводных: правила написания дат, правила написания названий компаний, грамотное использование знаков пунктуации и так далее. Словом, какие-то статичные моменты. 

    Остальные же элементы в структуре делового письма очень скоро запомнятся и вы начнете их придерживаться “на автомате”. 

    Добра вам!

    Никто не идеален. У нас тоже случаются опечатки. , пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter. Спасибо за помощь!

    Информационно-образовательный центр проекта “Панда-копирайтинг”

    Источник: https://petr-panda.ru/struktura-delovogo-pism/

    Написание email на английском: полезные фразы

    Словосочетания и выражения для официальных писем. Стандартные фразы и выражения деловых писем

    В современном деловом мире написание email на английском является частью повседневной рутинной работы для сотрудников международных компаний.

    Но знать, как грамотно написать email на английском должен каждый – это касается не только знания английской грамматики, но и лексики, которую используют в написании писем на английском.

    Кто знает, возможно, завтра вам предложат работу в иностранном агентстве или компании. Нужно быть готовым!

    Примечание: опытного репетитора по деловому английскому можно найти здесь.

    Перейдем к теме. Прежде всего, я расскажу о том, какие полезные фразы можно и нужно использовать при написании электронного письма на английском.

    Please find attached

    Довольно часто нам приходится прикреплять к письму важные файлы: документы или изображения.

    Так вот чтобы уведомить получателя о прикреплении этих файлов к сообщению, используйте фразу Please find attached.

    Слово «attachment» означает «вложение, прикрепление чего-либо». Например:

    • Please find attached my resume.
    • Please find attached photos from the conference.

    Как правило, эта фраза пишется в завершительной части письма.

    I have forwarded

    Когда вам нужно переслать сообщение или файл другим получателям, используйте фразу I have forwarded (something to someone).

    Глагол «forward» синоним слова «resend» и означает «пересылать». К примеру:

    • I’ve forwarded Bill’s resume to you.
    • I’m forwarding John’s email to you.

    Зачастую мы пересылаем файлы или письма знакомым нам людям, поэтому допускается сокращение I’ve и I’m. В деловых письмах таких сокращений стоит избегать и писать полностью – I have и I am.

    I’ve cc’ed

    Странное на первый взгляд сокращение ccd/cced/copied на самом деле расшифровывается как Carbon Copy и означает «поставить кого-то в копию получения писем».

    Если вам нужно уведомить о том, что вы поставили в копию людей, которым будет полезно увидеть какие-то письма, используйте фразу I have cc’ed (somebody).

    Деловые и занятые люди предпочитают краткость и лаконичность в электронных письмах, поэтому такого рода сокращения в английском языке пользуются популярностью.

    Например:

    • I’ve cc’ed Lisa on this email.
    • I’ve copied Jim on these emails.

    Существует хорошее выражение: to keep someone in the loop.

    Дословно «держать кого-то в петле», то есть «держать кого-то в курсе дел». Это так к слову и вам на заметку.

    For further details

    Вежливо завершить ваш email на английском поможет фраза For further details, которая означает «более подробно» или «для более подробной информации».

    Например:

    • For further details contact us any time.
    • For further details write to our HR-manager.

    Еще одна очень распространенная фраза, которой завершают email: If you have any questions, please don’t hesitate to contact me, которая переводится как «Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне».

    Получился не дословный перевод, но суть передала. Глагол «hesitate» означает «колебаться, стесняться, не решаться».

    I look forward to

    Если вы ожидаете ответа на ваше письмо – воспользуйтесь фразой I look forward to your reply/hearing from you, что означает I am waiting for your reply.

    Соответственно, эти фразы следует писать в конце емейла.

    В завершение о написании email на английском

    Помните, что для грамотного написания емейла на английском, стоит использовать определенные фразы вступления и окончания.

    К примеру, для завершения письма можно использовать следующие английские фразы:

    • Regards,
    • Sincerely yours,
    • Yours truly,
    • Kind regards,
    • Yours faithfully, (если письмо адресовано отделу, группе получателей)

    Если пишете коллеге или другу:

    • Best wishes,
    • Warm wishes,
    • Best regards,

    + ваше имя (и должность) с абзаца.

    Не забывайте, что при написании электронного письма, а особенно делового, следует писать кратко, по делу и в соответствующем стиле.

    Перечитывайте ваш email по несколько раз перед отправкой – не допускайте грамматических ошибок и опечаток.

    Написание писем на английском языке, как и устное общение, показывает ваш уровень образованности и знания деловой этики.

    Успехов!

    Источник: https://preply.com/blog/2015/01/29/napisanie-email-na-anglijskom-poleznye-frazy/

    Искарик
    Добавить комментарий