Служебное информационное письмо образец. Информационное письмо

Скачать служебное письмо образец

Служебное информационное письмо образец. Информационное письмо

Сопроводительное письмо к документам – это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

Письмо-подтверждение – Образец, бланк, форма Скачать

Сопроводительное письмо к документам – это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

Сопроводительное письмо удобно тем, что: Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма. Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от с протоколом разногласий.

В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней. (всего на 6 листах);2) протокол разногласий в 2 экз.

Служебная записка, как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) .

Как написать официальное письмо с просьбой — образец

При этом данный документ широко используется в деловой практике.

В связи с этим оформлять служебную записку лучше всего в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 “УСД. Требования к оформлению документов” в целях однотипности оформления документации.

  • Документ служебная записка, в отличие от докладной записки, обеспечивают коммуникацию подразделений организации на горизонтальном уровне, и составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Состав полей служебной записки: Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует привлечения внимания вышестоящего должностного лица.

Это своеобразный вид переписки между структурными подразделениями.

Деловое письмо, деловое письмо образец, деловое письмо

Заявление члена жилищного кооператива о добровольном выходе из жилищного кооператива рассматривается в.

  • Служебное жилье: налоговые проблемы и их решение ФКУ «Управление госэкспертизы и жилищного обеспечения МЧС Может ли.
  • Здесь можно скачать образец заявления на получение льготы на приобретение жилья. Подскажите пожалуйста где скачать эталон заявления на предоставление служебного жлибоща для медработника.
  • Другие вопросы» Подскажите пожалуйста где скачать образец заявления на предоставление служебного жилья для медработника.

Образец заявления о предоставлении, работнику муниципального учреждения служебного жилого помещения.

Все рассмотренные письма в данной статье служат одной цели – информировать адресата по конкретному интересующему автора вопросу (вопросам).

Ответ На Претензию Образец – centerleo

Для каждого вида приведен образец составления информационного письма.

Данные письма подготавливают в соответствии с общими требованиями делопроизводства: на фирменном бланке организации, все элементы письма (их еще называют реквизиты) указывают согласно существующим правилам.

Информационное письмо – передаются сведения официального характера.

Образец заявления на предоставление служебного жилья

Часто вышестоящая организация направляет в подчиненные ей отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов с рекомендациями по их применению.

Данный ресурс предназначен в большей части не для студентов, для которых имеет большое значение исключительно теоретические основы делопроизводства (правильно ответить на экзамене), а адресован, прежде всего, людям для оказания им помощи в практической деятельности по делопроизводству.

Поэтому они имеют типовой характер, рассылка ведется по списку (т.е. Я это к тому, что вам нет нужды разбираться в тонкостях отличий одного вида письма от другого.

  • Просто, скорее всего, вы хотели составить информационное письмо по сути, но в делопроизводстве оно классифицируется по-другому.
  • Не забивайте себе голову теоретическими тонкостями, просто сосредоточьте внимание на приведенных здесь образцах деловых писем, представленных дальше по ходу статьи.
  • Письмо-сообщение – о событиях, имеющих взаимный интерес для автора и адресата.
  • Может быть как инициативным письмом, так и ответом.

Образец письма-сообщения (приводится только текст, оформление письма аналогично примеру выше по ссылке) Сообщаем, что программный комплекс «Карпуль» находится в эксплуатации в течение трех месяцев. Продолжение с новыми образцами информационных писем обязательно последует.

В ваш адрес письмом общества от № 08-21/942 уже была направлена информация о возникших трудностях в ходе использования комплекса.

Еще пример письма-сообщения ОАО «Пурпур», рассмотрев Ваше предложение по размещению документов структурных подразделений общества в архивном центре по адресу г. Электролесовская, 155, считает создание единого архивного центра нецелесообразным.

Письмо-просьба составляется с целью получения информации, документов или совершения каких-либо действий, необходимых автору.

Письмо-извещение – основной целью является сообщить о публичном мероприятии, например, о совещании, конференции, выставке, семинаре, бизнес-туре и т.п. Просим предварительно подтвердить Ваше согласие об участии в течение пяти дней.

Письмо-уведомление – несет в себе официальную информацию, представляющую ценность для адресата. Его направляют конкретному человеку или в адрес организации.

Чтобы написать письмо-просьбу, необходимо следовать общим правилам деловой переписки и оформления деловых писем.

Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.

Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов: Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

Приводятся конкретные детали о мероприятии (о времени, месте и условиях), имеющие целью привлечь к участию получателя письма. По всем вопросам обращайтесь в наш офис или по телефону 246-54-22.

Образец письма-уведомления ООО «Миленка» уведомляет об изменении с банковских реквизитов и почтового адреса.

В практике ведения делопроизводства любой организации довольно часто используется письмо-просьба, образец в этой статье послужит хорошим для вас примером.

Сопроводительное письмо к документам. Образец

Можно сообщить в письме о желании получить ответ к определенному сроку, чтобы стимулировать адресата быстрее дать ответ.

  • Но только, если это будет выглядеть корректно и вежливо.
  • Подумайте, как вы сами реагировали бы в подобном случае. Письмо-просьба – образец оформления можно просмотреть или скачать в формате doc.
  • Вот вам другой пример письма-просьбы в налоговую инспекцию о продлении срока предоставления документов.
  • Внешнее оформление письма аналогично приведенному выше образцу, поэтому приводится только текст самого письма. в наш адрес направила требование от № 8562 о предоставлении документов для проведения проверки в отношении ООО «…название партнера».

Общий объем запрашиваемых документов составляет более тысячи листов. 93.1 НК РФ просим продлить срок подготовки указанных документов на десять рабочих дней.

Шаблоны деловых писем

В связи с временным отсутствием бухгалтера из-за болезни Общество не успевает подготовить требуемый комплект документов к указанному сроку. Примеры письма-просьбы приведены с обстоятельным обоснованием причины написания просьбы.

  • Поскольку письма составляются в произвольной форме, то у вас имеется большой размах для проявления фантазии в изложении собственной убедительной просьбы.
  • Вот еще образец письма-просьбы – на этот раз без пространного изложения побудивших причин к его написанию.
  • Просим выделить денежные средства в объеме 108 тыс. в I квартале 2014 года на научно-техническую обработку документов архива подразделения таково-то ОАО «Карапец» согласно представленной ранее заявке на финансирование от .
  • Другой пример письма-просьбы В связи с планированием открытия сети фитнес-центров в вашем городе просим Вас сообщить о готовности проведения для нас дополнительного исследования локального рынка спортивно-оздоровительных услуг по ценовой и ассортиментной политике клубов.

Думаю, на основании приведенных образцов вы получили представление, как составить письмо-просьбу.

И теперь вам написать собственный вариант письма не составит особого труда.

Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции.

Письмо-просьба. Образец как написать письмо с просьбой

В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге.

Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

Виды писем | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Служебное информационное письмо образец. Информационное письмо

По долгу службы секретарю приходится иметь дело с различными письмами: как входящими, так и исходящими. По этой причине необходимо уметь разбираться в их видах. Именно о разновидностях писем мы расскажем в данной статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • виды деловых писем;
  • благодарственное письмо;
  • информационное письмо;
  • служебное письмо.

Каждый делопроизводитель должен в совершенстве знать все виды писем, их отличия и особенности. Эти знания необходимы для того, чтобы не только самостоятельно оформлять письма необходимой тематики, но и разбираться в определении типа входящей корреспонденции. Именно поэтому сегодня мы рассмотрим самые популярные категории писем.

Виды деловых писем

Деловые письма бывают различных категорий: благодарственные, информационные, служебные и т.д. Также различают виды корреспонденции, содержащие претензию, запрос, ответ на претензию, поправки, уточнения и т.д.

Следует понимать, что благодарственно письмо может быть письмом-ответом на какое-либо ранее полученное письмо, а информационное – ответом на запрос и т.д.

Однако они также могут быть самостоятельными письмами, отправляемыми вне рамок конкретной темы переписки. Давайте рассмотрим их более конкретно.

Благодарственное письмо

Из названия данного вида писем понятно, что данное письмо в обязательном порядке содержит текст благодарственного характера. Как уже говорилось выше, оно может быть отправлено в ответ на другое письмо или являться самостоятельным объектом переписки.

Благодарственное письмо может быть адресовано как конкретному человеку, так и всей организации (структурному отделению, филиалу и т.д.).

Такое письмо содержит ряд реквизитов: наименование (благодарственное письмо), ФИО адресата (название компании), содержание, дату и подпись с расшифровкой лица, выражающего благодарность. Отметим, что такое письмо также может быть подписано от всей компании.

Например: “От лица всех сотрудников компании “Интера” …” и т.д. В таком случае подпись отсутствует, а вместо расшифровки указывается: “сотрудники компании “Интера””.

Существует ряд фраз, которые служат шаблонами для содержания благодарственного письма:

  • “Выражаем глубокую признательность …”
  • “Позвольте поблагодарить за …”
  • “В благодарность за …”
  • “Выражаем искреннюю благодарность …” и т.д.

Информационное письмо

Как и благодарственное, информационное письмо так называется, исходя из его содержания. Оно также может служить ответом или быть инициативным, отправленным лишь по инициативе автора.

Ярким примером информационных писем являются письма из контролирующих органов, напоминающие о сроках уплаты налогов, подачи отчетной документации, распорядке работы и т.д.

Более того, если вы отправите клиентам письма с напоминанием расчетного периода или реквизитов оплаты – они также будут являться письмами информационного характера.

Отметим, что информационное письмо не содержит какого-либо призыва, не требует исполнения или ответа.

Служебное письмо

Категория служебных писем представляет собой более 80% всей корреспонденции организации и является различными документами, служащими средствами обмена между компаниями. Проще говоря, это документы, которые были отправлены посредством почты (как обычной, так и электронной).

Служебные письма составляются по различным поводам, возникающим в деятельности организации. Отсюда возникает их содержательное разнообразие.

Виды писем:

  • письма-просьбы;
  • письма-подтверждения;
  • письма-запросы;
  • письма-ответы;
  • письма-требования;
  • гарантийные письма;
  • сопроводительные письма и т.д.

Служебные письма оформляются на фирменном бланке организации, на листе формата А4. Допустимо использовать формат А5, если объем текста не превышает семи строк (в этом случае можно не указывать заголовок письма).

Реквизиты заголовочной части служебного письма:

  • дата;
  • номер;
  • ссылка на входящий номер (для писем-ответов);
  • заголовок письма (одной фразой).

В реквизите «Адресат» должны быть указаны:

  • название организации;
  • структурное подразделение;
  • должность получателя;
  • фамилия и инициалы получателя;
  • почтовый адрес получателя.

В случае рассылки письма нескольким получателям, сначала нужно указать основного адресата. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. Для большого количества получателей (более 4-х) составляются листы рассылки.

Рекомендуем материалы по теме:

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210828-qqq-17-m3-vidy-pisem

Образец информационного письма по квартальному собранию

Служебное информационное письмо образец. Информационное письмо

– Статьи – Образец информационного письма по квартальному собранию

Но если адресат не определен, что иногда бывает, то можно ограничиться приветствием «Добрый день!».

  • Далее идет основная, информационная, часть письма. Здесь нужно указать повод и цель для его написания, а также все прочее, что имеет отношение к описываемому делу: новости, предложения, изменения, просьбы, объяснения и т.п.
  • Ниже в письме необходимо написать заключение, которое должно подводить итог всему вышесказанному.

Если к письму прилагаются какие-то дополнительные бумаги, видео и фото файлы и свидетельства, это следует также отметить в его содержании отдельным пунктом.

К оформлению письма, также как к его содержанию никаких особенных требований нет. Его допустимо писать как на фирменном бланке предприятия, так и на стандартном листе любого удобного формата.

Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному дол-жностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: «Уважаемый…!».

Пример оформления письма-приглашения:

Письмо-уведомление

Письмо-уведомление — служебное письмо, содержащее официальную информа-цию каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату.

Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения. Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту. Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар.

Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации. К тому же, такое письмо выглядит значительно солиднее и еще раз подчеркивает его отношение к официальной корреспонденции.

Информационное письмо можно печатать на компьютере (хорошо в том случае, если нужно сразу несколько копий) или писать от руки – особенно выигрышно смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком с помощью пера.

Послание обязательно должно быть заверено подписью его составителя. Если это печатное письмо, можно использовать факсимильную подпись, если «живое», то только оригинальную.

Проштамповывать послание при помощи печати строгой необходимости нет, т.к.

Наиболее распространенной категорией информационных писем является письмо-сообщение.

Оно может содержать информацию о смене реквизитов, графика работы организации, адреса и даже о смене руководителя. Также к таким письмам относятся извещения о смене стоимости услуг (тарифных планов), о предстоящем проведении совещания и т.д.

Рекламно-информационные письма отличаются наличием какого-либо предложения, услуг или акций. Они могут отличаться по оформлению от прочих видов информационных писем.

  • подчиненным;
  • коллегам;
  • партнерам;
  • клиентам;
  • потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

  1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение.
    Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
  2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
  3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа.

К ним относятся наименование организации и адрес. В случае, если письмо адресуется непосредственно сотруднику, нужно указать его фамилию, инициалы и должность.

Как составить информационное письмо (образец углового заполнения реквизитов)

Как написать информационное письмо (образец продольного нанесения реквизитов)

Укажите тему информационного письма. Например: «О проведении общего собрания акционеров», или «О новой линейке продукции».

В содержательной части письма должна быть указана информация, которую вы хотите сообщить. Так как это письмо — информационное, оно должно начинаться с формулировки: «Доводим до вашего сведения…», «Извещаем/информируем вас о …».

Избегайте многословности, пишите упорядоченно и кратко. Помните: типовое информационное письмо, например, о назначении нового генерального директора, должно занимать 4-5 строк.

В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:

  • письмо-сообщение (извещение, уведомление) – о смене цен, директора, реквизитов компании, о проведении переговоров, об отгрузке продукции и т.п.;
  • письмо-заявление – о каких-то намерениях адресанта;
  • письмо-подтверждение – о получении товара, денежных средств, документов;
  • письмо-напоминание – о выполнении обязательств;
  • рекламно-информационное письмо – реклама продукции, услуг; сюда также относится информационное письмо о компании.

Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.

Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь.

Информационным письмом называется документ, предназначение которого — служебное использование, поскольку в нем содержатся сведения официального свойства. Количество абзацев в тексте письма может быть разным, от нескольких строк до нескольких разделов, либо его суть может излагаться более, чем на одной странице.

Составление

Согласно правилам делопроизводства, подпись на документе ставит руководитель организации или учреждения. В некоторых случаях массовой рассылки информационного письма (определенному количеству деловых партнеров или клиентов), в тексте может отсутствовать собственноручная подпись главы предприятия.

Существуют типовые формы данного документа, которые могут носить рекомендательный характер, или отражать разного рода предложения.

Официальное письмо, содержащее определенные сведения о компании, ее деятельности или предстоящих мероприятиях, называется информационным. Текст такого документа составляется в произвольной форме, само письмо носит некоммерческий характер и призвано лишь донести до получателя какую-то информацию.

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Любое информационное письмо можно отнести к одному из четырех видов:

  1. Рекламное – содержит информацию о предстоящих акциях и других событиях, а также полные или частичные данные об определенных услугах и товарах.
  2. Письмо-сообщение – в таком документе получателя уведомляют о чем-либо.

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма.
Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем.

Пример оформления письма-уведомления

Письмо-сообщение

Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящее из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

— «Сообщаем Вам, что…»;

— «Доводим до Вашего сведения, что…»;

— «Считаем необходимым поставить Вас в известность о…».

Письмо-сообщение оформляется на бланке письма.

Источник: https://meatyurt.ru/obrazets-informatsionnogo-pisma-po-kvartalnomu-sobraniyu

Как правильно написать служебное письмо образец

Служебное информационное письмо образец. Информационное письмо

Служебное письмо – это документ, который является неотъемлемой частью делового общения. Чаще всего он передается посредством почтовой связи и служит особым способом обмена информацией.

Основные понятия

Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами. Обычно для этого используется служебное письмо.

Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:

  • ответом на ранее полученные сообщения или запросы;
  • сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами;
  • инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен.

Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности. Тем не менее существуют общие правила, в соответствии с которыми обычно составляется любое служебное письмо. Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок. А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.

В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:

  1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
  2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
  3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
  4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
  5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
  6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
  7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
  8. Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
  9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
  10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.

Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.

В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо.

В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно.

При этом необходимо учесть следующие моменты:

  1. Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
  2. Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
  3. Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.

В претензионном письме обязательно должны содержаться:

  • реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
  • полная информация об адресате;
  • описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
  • ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
  • конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
  • последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.

Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.

Правила оформления

Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.

Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты:

1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке. Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия.

2. Документ должен содержать определенные реквизиты:

2.1. Информация о получателе и отправителе.

2.2. Исходящий номер и дата данного письма. Это нужно для регистрации.

2.3. Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него.

2.4. Заголовок.

2.5. Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров.

2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).

3. В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя.

4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц.

5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности:

5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже).

5.2. Структурное подразделение (при необходимости).

5.3. Должность адресата (в дательном падеже).

5.4. Его инициалы.

5.5. Почтовый адрес предприятия.

6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.

Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда.

Порядок изложения

Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ.

Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов.

В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.

Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

  1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа. Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.
  2. Основная. Эта часть направлена на разъяснение и убеждение. Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты – проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.

После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата.

Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый». Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания».

Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.

Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:

  1. Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
  2. Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
  3. Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя. Он может внести какие-то уточнения или разъяснения по теме.
  4. Утверждение его руководителем.
  5. Окончательное оформление и подписание документа.
  6. Регистрация письма.
  7. Отправка корреспонденции получателю.

Только пройдя все эти этапы, письмо, достигнув адресата, сможет выполнить возложенную на него миссию.

Обязательный регламент

Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4.

Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое – 3,5 сантиметра, правое – 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе.

Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.

Набирать текст надо также по всем правилам:

1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не применять.

2. Размеры шрифта тоже регламентированы:

  • для основного текста – 14;
  • расстановка страниц и отметка об исполнении – 12.

Источник: http://driving-177.ru/kak-pravilno-napisat-sluzhebnoe-pismo-obrazets/

Информационное письмо понятие и содержание

Служебное информационное письмо образец. Информационное письмо

Информационное письмо Документы, Письма08.02.2016publisher Официальное письмо, содержащее определенные сведения о компании, ее деятельности или предстоящих мероприятиях, называется информационным. Текст такого документа составляется в произвольной форме, само письмо носит некоммерческий характер и призвано лишь донести до получателя какую-то информацию. Оглавление статьи

    1 Предназначение информационного письма2 Как правильно оформить3 Образец информационного письмаПредназначение информационного письма [ads-pc-3] [ads-mob-3] Любое информационное письмо можно отнести к одному из четырех видов: Рекламное – содержит информацию о предстоящих акциях и других событиях, а также полные или частичные данные об определенных услугах и товарах.

    Письмо-сообщение – в таком документе получателя уведомляют о чем-либо. Как правило

Деловое письмо (определение). Виды писем, выделяемые по функциональному и тематическому признаку.

Общая характеристика различных видов писем по содержанию.

Стр 4 из 4Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию. Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление но имеющим юридическую значимость.

По тематическому признаку: Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а

Информационное письмо о деятельности компании

14565 Информационное письмо – это род деловой документации, которая служит для уведомления партнеров, заказчиков, контрагентов, а также членов коллектива о каких-либо новостях, изменениях, достижениях и пр.

Тем не менее, многие предприятия, особенно крупные, не пренебрегают формированием таких писем, достигая таким образом сразу нескольких целей:

  1. повышают имидж компании.
  2. мотивируют их к дальнейшем у сотрудничеству и плодотворной работе;
  3. информируют заинтересованных лиц обо всех происходящих событиях;

Обычно обязанность по составлению

Информационное письмо определение

  1. информируют заинтересованных лиц обо всех происходящих событиях;
  2. мотивируют их к дальнейшем у сотрудничеству и плодотворной работе;
  3. повышают имидж компании.

Кто составляет информационное письмо Обычно обязанность по составлению информационного письма лежит на руководителе структурного подразделения, который решает затрагиваемые в письме вопросы.

Это может быть, например:

  1. начальник отдела маркетинга (если речь идет о новых маркетинговых предложениях для партнеров);
  2. заместитель директора (если через письмо администрация фирма информирует о чём–либо своих сотрудников) и т.д.

В любом случае составителем письма должно быть лицо, в чьи должностные функции входит написание подобного рода писем или уполномоченное на их составление отдельным распоряжением директора.

Инфо Подпись (реквизит 12) располагается под текстом и сопровождается расшифровкой — самоименованием.

Служебные письма и их виды

Вид реферат Язык русский Дата добавления 26.02.2012 Размер файла 38,3 K Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/ Оглавление Введение 1.

Понятие «служебные письма» 2. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Виды писем — классификация писем в делопроизводстве (образцы с пояснениями)

Передача информации посредством текстового сообщения издавна была популярна и необходима.

В современном мире существует несколько видов писем. Рассмотрим специфику создания и содержания базовых типов посланий. К базовым критериям классификации деловых писем относятся:

  • Статус субъектов – общение между юридическими и физическими лицами.
  • Уровень регламентации – формальные (со строгой структурой) и неформальные послания.
  • Предмет общения – вопросы руководства, судебные разбирательства, личный обмен сведениями и другие.
  • Территориальный признак – в рамках города, страны или пары государств.
  • Способ доставки – бумажная корреспонденция, факс и использование электронной почты.
  • Количество получателей – один объект или группа лиц.

Допустимо выделение и иных критериев классификации.

3. Некоторые виды писем

констатация отказа. В претензионных письмах адресат обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств.

Циркуляры — письма, рассылаемые во все подведомственные учреждения.

Они носят чаще всего распорядительный характер.

Сопроводительные письма. Составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если прилагаемые документы включают несколько листов.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Источник: http://promresconsalt.ru/informacionnoe-pismo-ponjatie-i-soderzhanie-69906/

Искарик
Добавить комментарий